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📊 Reporte Mensual de Sede · Instructivo

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🤝 CABECERA DE AUDIENCIA: MIXTO (IA + Humano)
Instructivo compartido entre el Módulo de Gerencia y el Módulo de Planificación. Define qué es el Reporte Mensual de Sede, cuándo se entrega, qué divisiones cubre, qué bloques lo componen, cómo se reporta cada caso y cómo fluye hasta cerrarse. Incluye un ejemplo completo. Lo prepara el Coordinador de Sede como mando operativo, lo avala el Gerente de Sede y lo consolida la Gerencia de Planificación Académica.
📊 Instructivo del Módulo de Gerencia y del Módulo de Planificación · Documento rector: ⭐1 · 🏛️ Instructivo Maestro de Gerencia.
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Gerencia · Planificación · Instructivo
Reporte Mensual de Sede
Una sede no se evalúa por lo que dice en la reunión: se evalúa por lo que reporta por escrito, completo y a tiempo. Este documento define qué contiene ese reporte, qué divisiones cubre y cómo se cierra cada caso.

📊 Instructivo   👤 Coordinador de Sede   🗓️ Viernes de la 3.ª semana

1. 🎯 Por qué existe y qué no es

Una sede de IDEA no falla de golpe. Falla por acumulación: un ticket que nadie cerró, un pedido de la Aerotienda que lleva tres semanas sin despachar, un instructor que dejó de venir y nadie escaló, un alumno que reclamó dos veces y a la tercera se retiró. Ninguno de esos hechos es grave por sí solo — lo grave es que ninguno estaba escrito en ningún lado.

El reporte no cuenta lo que salió bien:
cuenta lo que está abierto y quién lo tiene en la mano.
Si al leerlo no se sabe qué está trancado, hace cuánto y de quién depende, el reporte no sirve — por bonito que esté.
✅ Qué sí es
  • Un estado de situación de toda la sede, con nombres y fechas.
  • El inventario de lo abierto: casos, tickets, pedidos, fallas.
  • El rastro escrito de lo que la sede escaló y no le respondieron.
  • La base de la mesa gerencial y de la evaluación de la sede.
❌ Qué no es
  • Un resumen de logros para quedar bien.
  • Un desahogo sin caso, sin responsable y sin fecha.
  • Un informe financiero — eso lo cubre Administración.
  • Un documento que se rehace desde cero cada mes: se arrastra.

2. 🗓️ Quién lo hace y cuándo se entrega

Dato Detalle
✍️ Lo prepara El Coordinador de Sede, en su condición de mando operativo de la sede (sección 3).
🗓️ Cuándo se entrega El viernes de la tercera semana del mes en curso
📅 Frecuencia Mensual, haya o no novedades. La fecha no se mueve: un reporte que cambia de día deja de ser una serie.
Período que cubre El ciclo completo entre un reporte y el siguiente — del viernes de la tercera semana del mes anterior al viernes de la tercera semana del mes en curso — más todo caso abierto arrastrado de ciclos previos.
👁️ Lo revisa y avala El Gerente de Sede, antes de que salga. El Coordinador levanta los hechos; el Gerente responde por lo que se reporta.
📤 Se entrega a Gerencia de Planificación Académica, que consolida todas las sedes (Norma Local del Módulo de Gerencia de Sede).
Alcance Una sede por reporte, todas sus divisiones dentro. El consolidado entre sedes lo arma Planificación.
Ejemplo En septiembre 2026 la tercera semana cierra el viernes 18/09: ese día entra el reporte de la sede, cubriendo desde el 21/08.
📌 Por qué a mitad de mes y no al cierre. Un reporte que llega el día 5 del mes siguiente informa sobre un mes que ya no se puede corregir. Entregándolo en la tercera semana, la sede todavía tiene una semana y media para actuar sobre lo detectado, y la mesa gerencial reparte compromisos que se pueden cumplir antes del cierre del mes.

3. 🧭 El alcance · todas las divisiones bajo el Coordinador

El Coordinador de Sede es el mando operativo de la sede: el día a día de todas las divisiones que funcionan bajo ese techo pasa por él. Por eso el reporte lo prepara él y no cada división por separado — es un reporte general, no la suma de nueve reportes sueltos. El Coordinador recoge, verifica y consolida; cada responsable de división le entrega su parte.

División de la sede Quién entrega el insumo Bloques donde cae
Recepción y atención al cliente Recepcionista / el propio Coordinador B · H
Instrucción (instructores y aulas) Jefe de Instrucción G · C
Planificación y soporte al alumno Planificador de sede B · H
Administración de sede (caja, cobros, arqueo) Responsable administrativo D · F
Ventas Vendedor de sede H · F
Aerotienda en sede Encargado de tienda E
Cafetín Gerente del cafetín D
Mantenimiento, limpieza e infraestructura Responsable de mantenimiento C
Calidad y archivología (expedientes, INAC) Gestor de Calidad C · F · I
Mercadeo y material en sede Publicista / Coordinador I · D
⛔ Ninguna división queda fuera
Si un responsable de división no entrega su insumo, el Coordinador no deja el espacio en blanco ni escribe «sin novedades»: reporta como caso que esa división no entregó, con nombre y fecha. Un vacío sin explicar se lee como una sede que no controla su operación.

4. 🧱 Los nueve bloques del reporte

El reporte tiene nueve bloques fijos. Ninguno se elimina: si un bloque no tuvo movimiento, se escribe «Sin novedades» y se deja el título. Un bloque borrado no se lee como «no pasó nada», se lee como «no lo revisaron».

📝 A. Resumen ejecutivo
Cinco líneas, no más: cuántos casos abiertos hay en total, cuántos en rojo, cuál es el más grave, qué se cerró en el ciclo y qué necesita la sede de otras gerencias. Quien solo lea esto debe entender cómo está la sede.
🎫 B. Tickets de soporte
Estado de la mesa de soporte de la sede: abiertos, cerrados en el ciclo, vencidos y reincidentes. Los tickets con más de 15 días abiertos se listan uno a uno con su motivo de demora. Los reincidentes — mismo problema que vuelve — se marcan aparte: indican una causa que nadie atacó.
🏗️ C. Estatus estructural de la sede
Estado físico y operativo de la instalación: aulas, mobiliario, aires, baños, iluminación, internet, planta eléctrica, equipos de proyección, señalética. Cada falla es un caso con responsable y fecha, no una queja. Incluye obras y remodelaciones en curso con su porcentaje de avance real.
🔀 D. Operaciones múltiples
Todo lo que la sede opera además de la instrucción regular: cafetín, alquiler de espacios, eventos, proyectos especiales y cualquier operación conjunta con otra gerencia. Estado de cada una, quién la lidera y qué está trancado.
🛒 E. Aerotienda
Casos pendientes de la tienda vistos desde la sede: pedidos atrasados (con fecha prometida y días de retraso), entregas parciales, productos agotados, devoluciones, reclamos de clientes y fallas de despacho. Cada pedido atrasado se lista individualmente — «hay varios pedidos pendientes» no es un reporte.
⏳ F. Casos deteriorados por falta de atención
El bloque más incómodo y el más importante: casos que empeoraron porque nadie los atendió a tiempo. Un reclamo que se convirtió en retiro, un pedido que se convirtió en devolución, una falla menor que se volvió reparación mayor. Por cada uno: qué se pidió, a quién, cuándo, cuántas veces se insistió y qué costó la demora.
👨‍🏫 G. Casos con instructores
Novedades del cuerpo docente: inasistencias, clases no dictadas o recuperadas fuera de plazo, retrasos en entrega de notas, incumplimiento de programa, quejas recibidas, conflictos y necesidades de reemplazo. Lo disciplinario se reporta como caso; el llamado de atención en sí es privado y no se detalla aquí.
🎓 H. Casos puntuales de alumnos
Alumnos con situación abierta: reclamos, trámites trancados, constancias no emitidas, problemas de pago con impacto académico, riesgo de deserción, casos de conducta y casos que ya escalaron. Uno por línea, con identificación del alumno, curso y estado.
🎨 I. Fallas de diseño
Errores detectados en material y piezas producidas por otras gerencias: artes con datos errados, formularios mal diagramados, certificados con formato incorrecto, material de aula desactualizado, interfaces que fallan, señalética equivocada. La sede es quien los detecta en uso real — si no los reporta, nadie los corrige.
🔁 Bloque de cierre obligatorio: al final va la revisión de los compromisos del ciclo anterior — qué se prometió, quién lo prometió, si se cumplió y, si no, por qué.

5. 🗂️ La ficha de caso

Todos los bloques usan la misma ficha. Esto es lo que hace que el reporte fluya: quien lo lee no aprende un formato distinto por sección, y quien lo consolida puede sumar casos de nueve bloques en una sola tabla.

Campo Qué se escribe
Código Identificador del caso. Si viene de un sistema (ticket, pedido), el número original. Si nace en la sede, correlativo del ciclo con prefijo del bloque.
Fecha de apertura Cuándo ocurrió o se detectó — no cuándo se escribió el reporte.
Días abiertos Contados desde la apertura original. Este número dispara el semáforo.
Descripción Una o dos líneas. Hecho concreto, sin adjetivos.
Impacto A quién afecta y cómo: alumnos, clases, ingresos, imagen, seguridad operacional.
Responsable Persona con nombre y cargo. Si depende de otra gerencia, cuál y quién dentro de ella.
Gestión realizada Qué hizo la sede: a quién le escribió, cuándo, cuántas veces. Es el respaldo de la sede.
Estado 🟢 / 🟡 / 🔴 según la sección 6. También Cerrado, con fecha.
Próximo paso La siguiente acción concreta. «Dar seguimiento» no es un próximo paso.
Fecha compromiso Cuándo debería quedar resuelto. Sin fecha, el caso no está gestionado.
⛔ La regla que más se rompe
Un caso sin responsable y sin fecha compromiso no es un caso reportado: es una queja. Las quejas no se consolidan, no se escalan y no se cierran — se acumulan.

6. 🚦 Semáforo de estado y antigüedad

🟢
En gestión
Menos de 15 días abierto, con responsable y fecha compromiso vigente. No requiere intervención externa.
🟡
En riesgo
Entre 15 y 30 días, o depende de otra gerencia que no ha respondido, o ya venció una fecha compromiso. Se menciona en la mesa gerencial.
🔴
Crítico
Más de 30 días, o ya generó pérdida, retiro de alumno, riesgo de seguridad operacional o exposición ante INAC. Se escala a la Dirección.
📌 El color no lo elige el ánimo de quien reporta: lo determinan los días y el impacto. Un caso de 40 días es rojo aunque «ya casi se resuelve».

7. 🔄 El flujo · de la apertura al cierre verificado

1
El Coordinador registra al ocurrir, no al final del ciclo. La sede lleva un registro corrido; el reporte se arma con ese registro, no de memoria el jueves anterior.
2
Cada división entrega su insumo al Coordinador durante la semana previa, según el mapa de la sección 3.
3
El Coordinador consolida los nueve bloques y verifica que cada caso tenga responsable, estado y fecha.
4
El Gerente de Sede lo revisa y lo avala. Aquí se corrige lo que falta, no después. El Gerente responde por el contenido.
5
Se entrega a Planificación Académica el viernes de la tercera semana, por escrito y por el canal establecido.
6
Planificación revisa y consolida todas las sedes, cruzando los números contra su fuente y separando lo que se resuelve en sede de lo que va a otra gerencia.
7
Lo amarillo y lo rojo entra a la mesa gerencial (Reuniones Gerenciales). Cada caso sale con responsable y fecha — ahí el reporte deja de ser papel y se convierte en gestión.
8
Los compromisos vuelven a la sede y quedan los últimos días del mes para ejecutarlos — justamente para eso se reporta a mitad de mes.
9
Cierre verificado. Un caso se cierra cuando el problema desapareció, no cuando alguien dijo que lo iba a resolver.
📝 El arrastre es lo que hace que fluya. Un caso abierto en marzo aparece en abril, mayo y junio con sus días acumulados hasta que se cierre. Si desaparece sin cierre declarado, se considera abandonado.

8. 📏 Reglas

# Regla
1 Se entrega el viernes de la tercera semana, sin excepciones. Si algún dato no está disponible, se entrega igual y se declara el faltante.
2 Los nueve bloques siempre están. Si no hubo novedades, se escribe «Sin novedades».
3 Todas las divisiones entran. La división que no entrega su insumo se reporta como caso, con nombre y fecha.
4 Todo caso lleva responsable, estado y fecha compromiso. Sin esos tres campos no se cuenta como reportado.
5 Los casos abiertos se arrastran ciclo a ciclo con sus días acumulados desde la apertura original.
6 Se reporta primero lo abierto, después lo cerrado.
7 Los números deben ser verificables contra su fuente: tickets del sistema de soporte, pedidos de la Aerotienda, clases del control de instrucción.
8 Lo que depende de otra gerencia se nombra: a quién se le pidió, en qué fecha y cuántas veces se insistió.
9 Lo disciplinario se reporta como caso, no como expediente. El detalle y el llamado de atención son privados.
10 El Coordinador levanta, el Gerente avala. Un reporte sin visto bueno no se procesa: se devuelve.
11 El cierre lo verifica quien recibe, no quien reporta.
12 Sin reporte entregado, la sede no entra a la mesa gerencial del mes y sus casos no se escalan.

9. ⚠️ Errores frecuentes

Reportar sensaciones
«El internet ha estado fallando bastante». ¿Cuántos días? ¿Qué clases se cayeron? ¿A quién se le reportó?
Empezar de cero cada mes
Si no se arrastran los casos, no hay serie y no se ve el deterioro.
Guardarse lo feo
Omitir el bloque F es la forma más rápida de que un problema pequeño llegue a Dirección convertido en uno grande.
Reportar solo lo propio
Dejar fuera cafetín, tienda o mantenimiento porque «tienen su propio responsable». El Coordinador es el mando operativo de todo.
Armarlo el jueves
Un reporte hecho de memoria la víspera pierde fechas, casos y el rastro de las gestiones.
Cerrar sin verificar
El caso vuelve el ciclo siguiente y el reporte pierde credibilidad.

10. 📄 Ejemplo completo de reporte

⚠️ Datos ficticios. Nombres, códigos y cifras son inventados para ilustrar el formato. No corresponden a ninguna sede real.
Reporte Mensual de Sede
Sede Barquisimeto · Ciclo 21/08/2026 – 18/09/2026
Preparado por: Coordinador de Sede, Gabriela Mendoza · Avalado por: Gerente de Sede, Luis Peraza · Entregado: viernes 18/09/2026
📝 A. Resumen ejecutivo
17 casos abiertos: 5 en rojo, 6 en amarillo, 6 en verde. 9 casos cerrados en el ciclo.
Lo más grave: el aire del aula 3 lleva 66 días fuera de servicio; el grupo TMA-42 está reubicado en el aula 1, que quedó al límite de capacidad.
Lo que empeoró por demora: una constancia solicitada hace 47 días le hizo perder a un alumno el plazo de su trámite de pasantía.
De otras gerencias la sede necesita: despacho de 6 pedidos de uniformes (Aerotienda) y corrección del certificado DDV (Diseño Académico).
De los 4 compromisos del ciclo anterior se cumplieron 2.

Bloques B a I · casos abiertos

Código Días Caso e impacto Responsable Estado Próximo paso · fecha
🎫 B · Tickets de soporte — abiertos 23 · cerrados 31 · vencidos 4 · reincidentes 2
TK-4402 41 El correo de sede rebota adjuntos de más de 10 MB. Los expedientes a CCO se envían por partes, con riesgo de pérdida de piezas. Soporte CCO — L. Pérez 🔴 Escalar a Dirección · 22/09
TK-4471 22 Impresora de recepción fuera de servicio. Las constancias se imprimen en un local externo, con costo y demora. Administración — Compras 🟡 Autorizar compra de tóner · 24/09
TK-4519 8 Reincidente (3.ª vez). Caída de internet en horario nocturno; 4 clases afectadas en el ciclo. Gerencia de Sede — L. Peraza 🟢 Reunión con proveedor · 25/09
🏗️ C · Estatus estructural
ES-09 66 Aire acondicionado del aula 3 fuera de servicio. Grupo TMA-42 reubicado en aula 1; capacidad al límite y quejas de alumnos. Administración — Compras 🔴 Aprobar presupuesto de compresor · 23/09
ES-11 12 Filtración en el baño de damas; se cerró una batería sanitaria. Mantenimiento — J. Ríos 🟢 Reparación pautada · 26/09
🔀 D · Operaciones múltiples
OM-03 30 El cafetín no tiene punto de venta propio y cobra por la caja de la sede; distorsiona el arqueo diario. Gerencia de Cafetines 🟡 Solicitar PdV a Administración · 30/09
OM-05 5 Alquiler del aula 4 los sábados a una escuela externa, operando sin contrato firmado. Gerencia de Sede — L. Peraza 🟢 Enviar borrador a consultoría jurídica · 22/09
🛒 E · Aerotienda
AT-118 34 6 pedidos de uniformes pagados y sin despachar. 2 alumnos ya solicitaron reembolso. Se insistió el 26/08, 04/09 y 12/09. Aerotienda — despacho 🔴 Confirmar fecha de despacho · 22/09
AT-121 11 Chaquetas talla M agotadas desde el inicio del curso. Sin respuesta de inventario a la solicitud del 08/09. Aerotienda — inventario 🟡 Reposición · 30/09
⏳ F · Casos deteriorados por falta de atención
FA-02 47 Constancia de estudio del alumno C. Nieves solicitada el 02/08. Se insistió 4 veces (05/08, 13/08, 26/08, 09/09). El alumno perdió el plazo de su trámite de pasantía. Planificación — Soporte 🔴 Emitir constancia y comunicación al alumno · 19/09
FA-04 22 Reclamo por cobro duplicado sin respuesta durante 3 semanas. El alumno lo publicó en redes sociales. Administración — Cobranzas 🟡 Devolución y respuesta formal · 24/09
👨‍🏫 G · Casos con instructores
IN-07 19 Instructor A. Bastidas: 3 clases no dictadas sin aviso previo (28/08, 02/09, 09/09). Recuperación aún no pautada. Jefatura de Instrucción 🟡 Reunión y plan de recuperación · 23/09
IN-09 6 Notas del módulo de Meteorología entregadas 9 días fuera de plazo; retrasó el cierre de actas. Jefatura de Instrucción 🟢 Verificar entrega del próximo módulo · 20/09
🎓 H · Casos puntuales de alumnos
AL-14 27 Alumna M. Colmenares (TMA-41): 5 inasistencias consecutivas, no responde llamadas. Riesgo de deserción. Coordinación de Sede 🟡 Contacto con representante · 22/09
AL-16 3 Alumno J. Torres solicita cambio a turno nocturno por trabajo; no hay cupo disponible. Planificación 🟢 Evaluar apertura de cupo · 25/09
🎨 I · Fallas de diseño
DI-05 38 Certificado DDV con el RIF institucional desactualizado. 11 certificados ya emitidos deben reimprimirse. Diseño Académico 🔴 Corregir arte y reimprimir · 20/09
DI-08 9 El formulario 377-R1 del portal no acepta cédulas con letra; 3 postulaciones se llenaron a mano. Diseño — Soporte digital 🟢 Corrección del validador · 26/09

🔁 Cierre · compromisos del ciclo anterior

Compromiso Quién lo asumió Resultado
Reparar el portón eléctrico de la entrada Administración ✅ Cumplido el 03/09
Dotar de sillas el aula 2 Administración ✅ Cumplido el 28/08
Despachar los pedidos de uniformes pendientes Aerotienda ❌ No cumplido — continúa como AT-118 (34 días)
Corregir el arte del certificado DDV Diseño Académico ❌ No cumplido — continúa como DI-05 (38 días)
📌 Qué hace bueno a este ejemplo. Cada caso tiene un hecho verificable, no una impresión. Los días se cuentan desde la apertura original, así que ES-09 exhibe sus 66 días sin maquillaje. Los dos compromisos incumplidos no desaparecieron: reaparecen como AT-118 y DI-05 con su antigüedad acumulada. Y el resumen ejecutivo permite que la Dirección entienda la sede en veinte segundos sin leer la tabla.

11. ⚖️ Decisiones pendientes

  • Canal y formato de entrega: plantilla en documento, formulario o módulo dentro del sistema de planificación.
  • Código de nomenclatura del documento conforme a RT-22, y prefijos oficiales de los códigos de caso (ES, OM, AT, FA, IN, AL, DI).
  • Dónde se archiva el reporte y la serie histórica por sede.
  • Meses de cinco semanas: confirmar que el corte es siempre la tercera semana calendario y no «la antepenúltima».
  • Umbrales del semáforo: confirmar si 15 y 30 días son los cortes definitivos o varían por tipo de caso.
  • Divisiones con doble línea de mando (cafetín, Aerotienda): confirmar que reportan a la sede aunque dependan funcionalmente de otra gerencia.
  • Qué pasa si una sede no reporta de forma reiterada, y cómo se refleja en la evaluación del Coordinador y del Gerente de Sede.
  • Fuente oficial de datos para tickets y para pedidos de Aerotienda, para que el cruce de la regla 7 sea posible.

12. Información relacionada 🔗

Gerencia · Planificación | 📊 Reporte Mensual de Sede | Rev. 3 — septiembre 2026

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