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Normas de Archivología – Registros

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CABECERA DE AUDIENCIA: MIXTO (IA + Humano)

Instructivo del tipo de instrumento «Registro» declarado en la RT-39. Lo leen los colaboradores que crean, llenan o auditan registros, y los agentes de IA que los generan, clasifican o revisan. (Ver RT-34.)

Normas de Archivología – Registros

Cómo se diseña y gestiona el instrumento que documenta un hecho que ya ocurrió.

Instrumenta a: RT-39 · Documentos e Instrumentos de Información (fila «Registro»).  ·  De quién es: Transversal.  ·  Rev. 1 — Septiembre 2026.

1. Definición

Un registro es el instrumento que documenta un hecho que ya ocurrió. Es la evidencia objetiva del trabajo: «lo que no está registrado, nunca ocurrió» (RT-26). Toma tres formas: lista, tabla o minuta.

La unidad mínima de un registro es el asiento: una línea, fila o entrada que deja constancia de un hecho (quién, qué, cuándo, dónde). Un registro es el conjunto ordenado de sus asientos.

Dueño. El tipo es transversal: rige a todo IDEA. Cada registro concreto declara a quién pertenece —división, producto o módulo— conforme a la RT-39.8. Ningún registro se crea sin ese deslinde.

2. Qué es y qué no es un registro

Instrumento Diferencia con el registro
Formulario / planilla Es la plantilla de captura. Al completarse muta a registro. El formulario es el molde; el registro es lo que queda.
Genérico / plantilla Formato en blanco. Un registro puede nacer de un genérico, pero ya contiene hechos.
Constancia Certifica un hecho a solicitud del usuario y va dirigida a alguien. El registro no se emite a nadie: se lleva.
Auditoría / lista de chequeo Revisa ítems de un procedimiento. Consume registros como materia prima; el resultado de la auditoría, una vez hecha, se asienta como registro.
Instructivo / manual Dicen cómo debe hacerse algo (hacia adelante). El registro dice qué se hizo (hacia atrás).
Información estándar Es la certificación de que una revisión está vigente. Un registro no necesita certificarse para existir, pero sí su formato cuando es oficial.
Prueba rápida: si el contenido responde a «¿qué pasó?» y el hecho ya ocurrió, es un registro. Si responde a «¿cómo se hace?» o «¿qué se certifica?», es otro tipo.

3. Las tres formas del registro

Forma Qué es Ejemplos en IDEA
Lista Enumeración simple de asientos, normalmente de un solo evento o jornada. Lista de asistencia, retiro de herramientas, entrega de material.
Tabla Base de datos estructurada (Airtable/ERP) que acumula asientos en el tiempo. Puede ser un registro maestro. Registro maestro de vuelos, registro maestro de egresos (475), registro de insolventes (486), registro de personal directivo (965).
Minuta Acta narrativa de una reunión: asistentes, temas, acuerdos y responsables. Minutas de reunión de dirección, de coordinación de sede, de comité académico.

4. Metadata obligatoria

Además de la metadata universal del Documento Universal (N101) —tipo, fecha, autor, expediente— todo registro lleva:

A nivel del registro (una vez):

  • Código según la Nomenclatura de Archivología y el Listado Maestro de Códigos.
  • Dueño: división, producto o módulo (RT-39.8).
  • Forma: lista, tabla o minuta.
  • Expediente donde vive (N100).
  • Formato de origen, si nace de un formulario, planilla o genérico.
  • Disposición documental: cuánto tiempo se conserva y cuándo pasa a histórico.

A nivel de cada asiento:

  • Fecha del hecho (cuándo ocurrió) y fecha del asiento (cuándo se anotó). No son lo mismo y ambas se guardan.
  • Responsable del asiento: quién lo anotó.
  • Hecho: qué ocurrió, con los campos propios del registro.
  • Evidencia cuando aplique: foto, firma, escaneo, enlace.

5. Ciclo de vida

1. Diseño y alta en RT-39 →
2. Abierto: recibe asientos →
3. Corrección con traza →
4. Cierre de período →
5. Archivo histórico
  1. Diseño y alta. El registro se declara en el catálogo de la RT-39 (tipo, dueño, código) antes de usarse (RT-39.9).
  2. Abierto. Recibe asientos. Una lista o minuta suele abrirse y cerrarse el mismo día; una tabla puede estar abierta de forma permanente.
  3. Corrección. Un asiento no se borra. Si un dato está errado, se corrige dejando traza de quién, cuándo y por qué: historial de revisiones en tablas digitales, o Fe de erratas en registros físicos o cerrados.
  4. Cierre. Al terminar su período (jornada, reunión, mes, cohorte) el registro o el tramo se cierra. Si su formato lo exige, se firma.
  5. Archivo histórico. Lo cerrado pasa a histórico según la tabla de Disposición Documental (RT-26).

Físico: se llena a mano en el formato vigente, se firma al cierre, se digitaliza y se archiva en su expediente. Al escanearse hereda la instalación de origen (N101, sección 5).
Digital: vive en una tabla del ERP documentada según las Normas de Bases de Datos; cada asiento guarda fecha y autor de forma automática.

6. Cómo se diseña un registro nuevo

  1. Verificar que no exista. Buscar en Producción «Registro» y el nombre del hecho. Hay más de 60 artículos de registros; no se duplica.
  2. Aplicar la prueba rápida (sección 2): confirmar que es un registro y no otro tipo.
  3. Declarar el dueño con la prueba de la RT-39.10: si es el mismo para todos los cursos de la unidad, es de la división; si hay uno por curso, es del producto.
  4. Elegir la forma: lista, tabla o minuta.
  5. Definir los campos del asiento, empezando por los obligatorios de la sección 4.
  6. Asignar código según la Nomenclatura de Archivología.
  7. Dar de alta en la RT-39 (catálogo por dueño) en la misma edición (RT-39.9).
  8. Publicar su artículo con el patrón «Gestión de documentos ➡ [código]-[nombre]» usando la plantilla de la sección 7, y casarlo con su procedimiento si existe (N101, sección 4).

7. Plantilla mínima del artículo de un registro

Título: Gestión de documentos ➡ [código]-[nombre del registro]

  1. Ficha: código · dueño · forma · expediente · formato de origen · disposición documental.
  2. Qué hecho registra y para qué sirve (qué auditoría o proceso lo consume).
  3. Campos del asiento: tabla con campo, tipo de dato, obligatorio (sí/no) y ejemplo.
  4. Quién asienta, cuándo y dónde (momento exacto en que se anota el hecho).
  5. Cierre y firma: período, quién cierra, quién firma.
  6. Corrección: cómo se corrige un asiento errado.
  7. Referencias cruzadas: esta norma, RT-39, RT-26, su procedimiento, su tabla.

8. Lista de chequeo para registros existentes

Para auditar los registros ya publicados y llevarlos a esta norma:

  • ☐ Aparece en el catálogo por dueño de la RT-39.
  • ☐ Tiene código según la Nomenclatura vigente.
  • ☐ Declara dueño (división, producto o módulo).
  • ☐ Declara su forma (lista, tabla o minuta).
  • ☐ Cada asiento guarda fecha del hecho, fecha del asiento y responsable.
  • ☐ Tiene regla de corrección con traza (no se borran asientos).
  • ☐ Define cierre y disposición documental.
  • ☐ Vive en un expediente identificado.
  • ☐ Su artículo sigue el patrón «Gestión de documentos ➡».
  • ☐ No está duplicado en otro módulo.

9. Disposiciones

REG.1. Toda actividad operativa susceptible de auditoría queda asentada en un registro oficial.
REG.2. Ningún registro se usa sin estar dado de alta en la RT-39 con tipo, dueño y código.
REG.3. Un asiento no se borra. Toda corrección deja traza de quién, cuándo y por qué.
REG.4. Todo registro cerrado pasa a archivo histórico según la Disposición Documental.
REG.5. Los registros físicos se digitalizan y archivan en su expediente una vez cerrados y firmados.

10. Referencias cruzadas

Control de revisiones

Rev. Fecha Qué cambió Responsable
1 ✅ Sep. 2026 Fusión con «Normas de Archivología – Listados y Registros» (artículo anterior). Se incorpora el enlace a Artículos Digitales en el ERP en las referencias cruzadas. El artículo anterior queda retirado. Departamento de Diseño
0 Sep. 2026 Creación. Primer instructivo del tipo «Registro» de la RT-39, que hasta ahora se regía por el N101. Departamento de Diseño
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