Norma raíz de toda la gestión documental de IDEA Aeronáutica
Codigo: N-100 | Version: 2.9 | Julio 2026
1. Proposito y Alcance
2. Generalidades
3. Ubicaciones Multiples de Expedientes
4. Tipos de Expediente
5. El Sistema, las Versiones y la Metadata
6. Archivadores y Zonas
7. Nomenclatura y Codificacion
8. Niveles de Informacion por Rol
9. Reglas Fundamentales
10. Referencias Cruzadas
1. Propósito y Alcance
Esta norma constituye la raíz de todas las normas, características e instrucciones relacionadas con la gestión de documentos en IDEA Aeronáutica. Cubre:
- Gestión de archivos físicos y digitales
- Codificación y nomenclatura de documentos
- Creación, mantenimiento y cierre de expedientes
- Organización de archivadores y zonas de archivo (ver Descripción del Expediente y Contenedores)
- Instructivos relacionados con cada tipo de expediente
Los expedientes y archivadores representan la columna vertebral de una organización productiva. Se deben respetar a cabalidad las normas de gestión de archivos para evitar: pérdida de documentos, incumplimiento de permisos vigentes (bomberos, certificaciones INAC, cursos de instructores), y desorganización operativa.
2. Generalidades
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Versiones | Los expedientes tienen varias versiones: versión Drive, versión CCO, versión sede (CIA, sala de pilotos, bistro, posada, etc). |
| Agrupamiento | Todos los archivadores deben estar agrupados y categorizados de acuerdo a la información que contienen. |
| Sedes y departamentos | Existen diversas sedes y oficinas donde se encontrarén los archivadores. |
| Zonas de archivadores | En cada sede, los archivadores se agrupan por categorias en zonas señalizadas. Ejemplo: «Archivadores 300-2000 CCO». |
| Sistema 091 | El Sistema de Gestion de Calidad concentra los elementos para gestionar archivadores y documentos: facilidad de uso, señalizaciones, instrucciones e interfaces con etiquetas. |
| Expediente Maestro | Se podrá utilizar un expediente maestro para archivar otro expediente dentro. Ejemplo: el expediente 5000.500 va dentro del 2000. |
3. Ubicaciones instructivos de Expedientes
Cada instructivo de expediente tiene multiples ubicaciones dentro del Centro de Soporte:
- Ubicacion primaria: En la categoria 04. Expedientes y Libros de Control del Modulo de Archivologia.
- Ubicaciones secundarias: En la categoria 02. Archivologia de [Modulo] de cada modulo operativo donde se utilice el expediente.
Este instructivo estará en tres ubicaciones simultaneamente:
1. 04. Expedientes y Libros de Control (ubicación primaria normativa)
2. Archivología CIA (Planificación) — para la atención presencial y administrativa
3. Archivología de Coordinacion de Sede — para la gestión académica del estudiante
Importante: Dentro del artículo, habrá secciones exclusivas para Planificacion, secciones exclusivas para Coordinación, y secciones que aplican a ambos. Esto sigue el sistema de niveles por rol del ERP.
Para el mapa completo de ubicaciones, consultar el articulo ⭐ Ubicacion de Articulos de Expedientes.
4. Tipos de Expediente
Un expediente es un conjunto organizado de documentos que registran información relevante sobre una persona, proceso o asunto específico. Cada fila enlaza a su instructivo detallado; los que aún no lo tienen quedan marcados como «por desarrollar». Los expedientes con código «—» son igual de válidos: aún no tienen un número dedicado en el inventario de nomenclatura.
| Codigo | Expediente | Descripcion | Modulo(s) |
|---|---|---|---|
| 333 | Expediente de usuario (estudiante) 📄 Ver artículo |
Documentos de ingreso, entrenamiento, evaluaciones y egreso | CIA, Coordinación Sede |
| 334 | Expediente Instructor (Digital) 📄 Ver artículo |
Habilitaciones, certificaciones y documentos del instructor | CIA – Gestión Vuelo |
| 336 | Expediente Empleado 📄 Ver artículo |
Contrato, datos personales, nómina y documentación laboral | Recursos Humanos |
| 342 | Gestión de Pedido 🚧 Por desarrollar |
Ciclo completo de un pedido desde solicitud hasta entrega | Gestion de Pedidos |
| 1015 | Área de Trabajo (departamento) 📄 Ver artículo |
Documentos operativos de cada departamento | Gestion de Trabajo |
| 1919 | Garantía de Calidad CIA 📄 Ver artículo |
Control de calidad de procesos de formación | Garantía de Calidad |
| 2000 | Servicio Activado 📄 Ver artículo |
Documentación del servicio desde activación hasta cierre | Servicios Activados |
| 4000 | Administrativo de grupos CIA-CC 🚧 Por desarrollar |
Gestion administrativa de grupos de estudiantes | CIA (Planificacion) |
| 5500 | Gestión de Materia 📄 Ver artículo |
Contenido académico por materia | CIA (Planificacion) |
| 998 | Diseño y línea de productos 📄 Ver artículo |
Expediente de diseño de cursos y productos | Diseño de Productos |
| 620 | Gestión de Aeropuerto 🚧 Por desarrollar |
Apertura de operaciones aéreas en aeropuerto nuevo | CIA – Gestión Vuelo |
| — | Línea de Vuelo 📄 Ver artículo |
Planificación, ejecución y cierre de cada línea de vuelo (tripulación, aeronave, reportes) | Operaciones de Vuelo |
| — | INAC – Gestión de Vuelo 📄 Ver artículo |
Documentación regulatoria exigida por el INAC para la gestión de vuelos | Operaciones de Vuelo |
| — | INAC – Sede CIA 📄 Ver artículo |
Documentación regulatoria de la sede ante el INAC (certificados, inspecciones) | Calidad / Dirección |
| — | Proyecto 🚧 Por desarrollar |
Presupuestos, cronogramas y entregables de cada proyecto de IDEA | Varios |
| — | Gestión Legal / Trámite 🚧 Por desarrollar |
Escritos, sentencias, poderes y notificaciones de cada caso legal o trámite | Gestión Jurídica |
| — | Aeronave 🚧 Por desarrollar |
Bitácoras, inspecciones y certificaciones por cada avión de la flota | OMA / Gestión Vuelo |
| — | Vehículo 🚧 Por desarrollar |
Seguros, mantenimiento y documentos legales por cada unidad de transporte | Administración |
| — | Sede / Instalación 🚧 Por desarrollar |
Permisos, planos y contratos de arrendamiento por cada sede física | Administración / Dirección |
Regla fundamental: «Todo documento debe vivir dentro de un expediente.» Sin excepción.
5. El Sistema, las Versiones y la Metadata
Un expediente no vive en un solo lugar. Sus archivos residen en el Drive y en las copias operativas de CCO y sede; pero quien manda es el Sistema (ERP). El Drive, CCO y sede son dónde vive el archivo; el Sistema es quién lo genera, lo etiqueta y lo registra.
Genera cada documento desde su plantilla, le inyecta su etiqueta / sello, crea los registros y la metadata, y mantiene sincronizadas las versiones.
▼
alimenta y sincroniza las versiones donde vive el archivo
DRIVE
VERSION CCO
VERSION SEDE
Metadata del expediente
Además de su contenido, cada expediente lleva una metadata que el Sistema registra y mantiene actualizada. Como mínimo:
- Código: nomenclatura del expediente (formato
NNNNN-Z). - Tipo de expediente: a qué clase pertenece (333, 342, 2000…).
- Título / nombre: nombre descriptivo (ej.: «Expediente — Juan Pérez»).
- Estado: fase del ciclo de vida — activo · cerrado · archivado.
- Área responsable: quién lo gestiona.
- Fechas: apertura y, cuando corresponda, cierre.
- Ubicación física: archivador y zona donde reside la copia física.
- Versiones: estado de sincronía entre Drive, CCO y sede.
6. Archivadores y Zonas
Los archivadores (contenedores) son las estructuras donde se guardan los expedientes. No son lo mismo que un expediente: el archivador es el mueble o estructura; el expediente es la carpeta que vive dentro. Confundirlos es el error más común de la archivología.
📂 Descripción del Expediente y los Contenedores (Archivadores)
Zonas de Archivadores
En cada sede y departamento, los archivadores se agrupan por categorías en zonas señalizadas. Ejemplo: «Zona de Archivadores Combo 300-2000 CCO» (que consumen gran cantidad de espacio), cursos personalizados, alumnos de vuelo.
🏢 Tabla: Instalaciones (plano maestro de sedes)
7. Nomenclatura y Codificación
La codificación de los expedientes no es propia de esta norma: obedece la nomenclatura universal de IDEA, la misma gramática que siguen todas las áreas y sistemas. Un expediente se nombra igual que cualquier otro elemento: su número base sale del inventario de rangos, y a partir de ahí se construye su código (por ejemplo, 333 = expediente de usuario; 342 = gestión de pedido).
- La regla rectora (que todo debe tener nomenclatura e ID) → RT-22.
- La gramática del código (formato NNNNN-Z, tipos, subcodificación) → Instructivo Maestro de Nomenclatura Universal.
- El número de cada área → Listado Maestro de Rangos (inventario).
- La codificación aplicada a expedientes → Nomenclatura de Archivología.
- El directorio de áreas de trabajo (las 47 áreas y sus datos) → botón abajo.
⭐ Instructivo Maestro de Nomenclatura Universal
🗂️ Nomenclatura de Archivología
📂 Directorio de Áreas de Trabajo
8. Niveles de Información por Rol
Cada instructivo de expediente contiene información organizada por niveles de rol, siguiendo el Instructivo de Articulos Digitales en ERP:
Pasos básicos para operar con el expediente. Para asistentes y personal nuevo.
Validaciones, excepciones, aprobaciones. Para coordinadores y jefes.
Métricas, auditorías, decisiones estratégicas. Para gerentes y directivos.
Un mismo instructivo puede tener secciones exclusivas por módulo. Por ejemplo, el instructivo de Expedientes de usuario (333) tiene contenido exclusivo para Planificación CIA y contenido exclusivo para Coordinación de Sede, además de secciones compartidas que aplican a ambos.
9. Reglas Fundamentales
10. Referencias Cruzadas
| Documento | Relacion |
|---|---|
| RT-22 Nomenclatura e Identificacion | Norma rectora: todo elemento debe tener nomenclatura e ID |
| Instructivo Maestro de Nomenclatura Universal | La gramática del código y el índice de nomenclaturas |
| Descripción del Expediente y los Contenedores | Qué es un expediente vs. un archivador, tipos de archivador y la jerarquía |
| Cómo se llena cada Expediente | Qué documentos contiene cada expediente y cómo se llena |
| Directorio de Expedientes de IDEA | Índice maestro de todos los expedientes existentes con enlaces |
| Tabla: Instalaciones | Plano maestro de las sedes físicas donde viven los archivadores |
| Descripción de Roles de Usuario | Los roles de usuario que definen los niveles de información por rol |
| Ubicacion de Articulos de Expedientes | Mapa completo de ubicaciones primarias y secundarias de todos los expedientes |
| Instructivo de Articulos Digitales en ERP | Sistema de niveles por rol y norma de diseño visual |
| Normas generales de archivología | |
| Politica Universal de Archivologia | Las 5 reglas fundamentales de archivología |
| Descripcion de Tipos de Documentos | Detalle de cada tipo documental |