📚 Directorio Central de Expedientes
Este articulo recopila todos los tipos de expedientes utilizados en IDEA, su estructura, clasificacion por area y relacion con los sistemas fisicos y digitales de la organizacion.
Este articulo recopila todos los tipos de expedientes utilizados en IDEA, su estructura, clasificacion por area y relacion con los sistemas fisicos y digitales de la organizacion.
1. ¿Que es un Expediente en IDEA?
Un expediente en IDEA es una coleccion estructurada de documentos relacionados con una persona, proceso, area o servicio. Cada expediente cumple una funcion especifica dentro del sistema documental de la organizacion y esta diseñado para garantizar la trazabilidad, el orden y la disponibilidad de la informacion.
Cada expediente se caracteriza por tres elementos fundamentales:
- Codigo unico: Identificador alfanumerico que permite localizar y referenciar el expediente en cualquier sistema (fisico o digital).
- Estructura de contenido definida: Cada tipo de expediente tiene un conjunto predeterminado de documentos que debe contener, con un orden y formato estandarizado.
- Ciclo de vida: Desde su apertura hasta su archivo definitivo, cada expediente pasa por fases controladas con responsables asignados.
🔑 Principio clave: Todo documento generado o recibido en IDEA debe pertenecer a un expediente. No existen documentos “sueltos” en el sistema de gestion documental.
2. Ciclo de Vida de un Expediente
Todo expediente en IDEA transita por cuatro fases claramente definidas. El cumplimiento de cada fase garantiza la integridad documental y el control institucional.
| # | Fase | Descripcion | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | 🟢 Apertura | Creacion formal del expediente. Se asigna el codigo, se prepara la carpeta fisica y/o registro digital, y se incorporan los documentos iniciales obligatorios. | Responsable del area generadora / Archivologia |
| 2 | 🔴 Mantenimiento activo | Periodo durante el cual el expediente recibe documentos de forma continua. Se mantiene actualizado y disponible para consulta por los usuarios autorizados. | Usuario operativo del expediente / Area responsable |
| 3 | 🟠 Cierre | Se determina que el expediente ha cumplido su proposito. Se verifica la completitud documental, se genera un acta de cierre y se prepara para transferencia al archivo. | Responsable del area / Supervision de Calidad |
| 4 | 🗃️ Archivo | El expediente cerrado se transfiere al archivo central (fisico y/o digital). Se registra su ubicacion definitiva en el archivador correspondiente y queda disponible solo para consulta historica. | Archivologia / Administracion |
⚠ Importante: Un expediente en fase de Mantenimiento activo no puede ser archivado sin pasar por el proceso formal de Cierre. El cierre requiere verificacion de completitud por parte del area responsable.
3. Directorio Completo de Expedientes
La siguiente tabla presenta todos los tipos de expedientes utilizados en IDEA, con su codigo, nombre, descripcion resumida y area responsable. Cada nombre enlaza a su articulo detallado en la base de conocimiento.
| Codigo | Nombre del Expediente | Descripcion | Area Responsable |
|---|---|---|---|
| N100 | Normas generales de expedientes y archivologia | Marco normativo general que establece los lineamientos, politicas y procedimientos para la gestion de todos los expedientes y el sistema de archivologia de IDEA. | Archivologia / Direccion |
| 1015-N | Expediente de Gestion de Area de trabajo | Expediente que agrupa la documentacion operativa de cada area de trabajo: procedimientos internos, registros de actividad, controles y seguimiento de gestion. | Todas las areas |
| 333 | Expedientes de usuario | Expediente individual que contiene la documentacion personal, academica y administrativa de cada usuario (estudiante o participante) de los programas de IDEA. | Academico / Administracion |
| 334 | Archivo de Expediente Instructor (Digital) | Expediente digital que concentra la documentacion de cada instructor: certificaciones, habilitaciones, evaluaciones de desempeño y registros de horas de vuelo e instruccion. | Academico / Operaciones |
| 336 | Expediente Empleado de CIA | Expediente laboral completo de cada empleado de la CIA (Compañia): datos personales, contrato, nomina, evaluaciones, capacitaciones y documentacion legal. | Recursos Humanos / Administracion |
| 5500 | Expediente de gestion de materia | Expediente academico por materia que contiene el programa, planificacion, listas de asistencia, evaluaciones, calificaciones y registros de clases impartidas. | Academico |
| 1919 | Garantia de calidad de CIA | Expediente del sistema de garantia de calidad: auditorias internas, hallazgos, acciones correctivas, indicadores de gestion y reportes de mejora continua. | Calidad |
| 998 | Diseno y linea de productos | Expediente que documenta el diseño, desarrollo y mantenimiento de la linea de productos y servicios de IDEA: programas formativos, cursos, y ofertas comerciales. | Comercial / Direccion |
| — | Expediente de empresa | Expediente que agrupa la documentacion institucional de cada empresa cliente o asociada: datos fiscales, contratos, correspondencia y acuerdos comerciales vigentes. | Comercial / Administracion |
| — | Expediente de servicio activado | Expediente operativo que se abre al activar un servicio contratado. Contiene la orden de servicio, cronograma, entregas, facturas y documentacion asociada al cumplimiento. | Comercial / Operaciones |
| — | Expediente de Linea de vuelo | Expediente que documenta la planificacion, ejecucion y cierre de cada linea de vuelo: autorizaciones, tripulacion, aeronave asignada y reportes operacionales. | Operaciones de Vuelo |
| — | Expediente INAC de gestion de vuelo | Expediente regulatorio que contiene la documentacion exigida por el INAC para la gestion de vuelos: permisos, manifiestos, bitacoras y reportes de seguridad operacional. | Operaciones de Vuelo |
| — | Expediente INAC de sede CIA | Expediente institucional con la documentacion regulatoria de la sede ante el INAC: certificados, habilitaciones, inspecciones, y cumplimiento normativo vigente. | Calidad / Direccion |
| — | Expediente usuario de linea de vuelo (CCO) | Expediente individual del usuario asignado a una linea de vuelo desde el Centro de Control de Operaciones (CCO): registros de vuelo, habilitaciones activas y desempeño. | Operaciones de Vuelo / CCO |
| — | Expediente de practicas TMA | Expediente del taller de mantenimiento aeronautico (TMA/OMA) que registra las practicas realizadas por tecnicos en formacion: tareas ejecutadas, supervisiones y evaluaciones. | OMA / TMA |
| — | Auditoria de gestion de materia | Expediente de auditoria que verifica el cumplimiento de los procesos academicos por materia: revision de contenidos, evaluaciones, asistencia y calidad de la instruccion. | Calidad / Academico |
| — | Cierre de expediente de servicio activado | Expediente complementario que documenta el proceso formal de cierre de un servicio activado: acta de cierre, verificacion de entregas, conformidad del cliente y liquidacion. | Comercial / Calidad |
✅ Total: 17 tipos de expedientes registrados en el sistema documental de IDEA. Cada uno tiene un articulo detallado con su estructura de contenido, formularios asociados y procedimientos especificos.
4. Clasificacion por Area
Los expedientes de IDEA se agrupan por las areas funcionales responsables de su gestion. Un mismo expediente puede estar vinculado a mas de un area, pero siempre tiene un area principal responsable.
🎓 Area Academica
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| 333 | Expedientes de usuario |
| 334 | Archivo de Expediente Instructor (Digital) |
| 5500 | Expediente de gestion de materia |
🏢 Area Administrativa
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| N100 | Normas generales de expedientes y archivologia |
| 1015-N | Expediente de Gestion de Area de trabajo |
| 336 | Expediente Empleado de CIA |
| — | Expediente de empresa |
✈️ Operaciones de Vuelo
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| — | Expediente de Linea de vuelo |
| — | Expediente INAC de gestion de vuelo |
| — | Expediente usuario de linea de vuelo (CCO) |
🔧 OMA / TMA (Taller de Mantenimiento Aeronautico)
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| — | Expediente de practicas TMA |
📊 Calidad
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| 1919 | Garantia de calidad de CIA |
| — | Expediente INAC de sede CIA |
| — | Auditoria de gestion de materia |
💰 Comercial
| Codigo | Expediente |
|---|---|
| 998 | Diseno y linea de productos |
| — | Expediente de servicio activado |
| — | Cierre de expediente de servicio activado |
5. Relacion con Archivadores Fisicos
Cada expediente tiene una ubicacion fisica asignada dentro del sistema de archivadores de IDEA. Los archivadores estan organizados por area, piso y modulo, y cada uno esta identificado con un codigo unico que permite localizar rapidamente cualquier expediente.
La relacion entre expedientes y archivadores funciona de la siguiente manera:
- Expedientes activos: Se almacenan en los archivadores del area responsable, accesibles para consulta y actualizacion diaria.
- Expedientes cerrados: Se transfieren al archivo central, donde se ubican en archivadores de almacenamiento de largo plazo.
- Registro cruzado: El sistema de archivologia mantiene un indice que vincula cada expediente con su archivador fisico, facilitando la localizacion.
📍 Referencia: Para consultar la ubicacion exacta de cada archivador y su contenido, vea el articulo «Mapa de Archivadores Fisicos de IDEA» en la base de conocimiento del modulo de Archivologia.
6. Relacion con el ERP (Supabase)
En el ecosistema digital de IDEA, cada expediente tiene su contrapartida en la base de datos Supabase del ERP. Esta integracion permite gestionar los expedientes de forma digital, con trazabilidad completa y acceso controlado.
Estructura en la base de datos
Cada expediente se registra como un registro en la tabla documentos_maestra, donde el campo tipo_documento corresponde al codigo del expediente:
| Campo en Supabase | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
tipo_documento |
Codigo del tipo de expediente | 333 (Expediente de usuario) |
titulo |
Nombre descriptivo del expediente | Expediente - Juan Perez |
estado |
Fase actual del ciclo de vida | activo, cerrado, archivado |
area_responsable |
Area que gestiona el expediente | Academico |
ubicacion_fisica |
Referencia al archivador fisico | ARCH-ACA-01-M3 |
🔌 Integracion clave: Cuando se crea un expediente fisico, automaticamente se genera su registro digital en
documentos_maestra. Los documentos que componen el expediente se vinculan como registros hijos, permitiendo consultar el contenido completo desde el ERP.
7. Instructivos Relacionados
Los siguientes articulos de la base de conocimiento complementan la informacion de este directorio:
| Articulo | Descripcion |
|---|---|
| Normas generales de expedientes y archivologia (N100) | Marco normativo completo para la gestion de expedientes y el sistema de archivologia de IDEA. |
| Mapa de Archivadores Fisicos de IDEA | Ubicacion y contenido de cada archivador fisico en las instalaciones de IDEA. |
| Expedientes de usuario (333) | Estructura detallada del expediente de usuario: documentos requeridos, formato y procedimiento de apertura. |
| Expediente Empleado de CIA (336) | Contenido y gestion del expediente laboral de empleados de la compañia. |
| Cierre de expediente de servicio activado | Procedimiento formal para el cierre de expedientes de servicios completados. |
| Expediente de gestion de materia (5500) | Estructura y gestion del expediente academico por materia. |
📖 Este directorio se actualiza periodicamente. Si se crea un nuevo tipo de expediente en IDEA, debe ser registrado en este articulo y contar con su propio articulo detallado en la base de conocimiento.
