Para asegurar que el ingreso de combustible por el Aeroclub de Barquisimeto sea fluido y evitar retrasos operativos, se debe seguir este instructivo paso a paso. Este documento debe ser seguido con rigor para evitar que el transporte e ingreso de combustible sea afectado de alguna manera. NOTA IMPORTANTE: Las solicitudes se deben realizar un dia a mitad de semana, porque por Orden del presidente de IASABEL no Autorizara solicitudes para el mismo dia.
Sede: Barquisimeto (SVBM)
I. FASE DE REVISIÓN Y PREPARACIÓN
El responsable debe revisar, actualizar, corregir y validar los documentos en digital alojados en: \\servidos\Servidor\100.CIA\220.OPERACIONES DE AVIONES-RPA\ 630\Gestion de Combustible\solicitud de ingreso\[Carpeta Mes]\[Archivo Word]
- Validación de Datos:
- Fechas: Deben corresponder al día exacto de la gestión de entrega de Oficios.
- Entes administrativos a los que se dirige la solicitud: Presidente del Instituto Autonomo de Servios de Aeropuertos Bolivarianos del Estado Lara (IASABEL), Comando Antidrogas (GNB), 2da Compañía de Resguardo Nacional (GNB), Dirección General de Policía Internacional (INTERPOL – Barquisimeto), SEBIN – Fronteras Lara, Seguridad del Aeropuerto (AVSEC).
- Contenido: verificar en la tabla anexa que el volumen y tipo de combustible deben ser los correctos para el cronograma de la operación semanal.
- Logística: Verificar que el nombre y C.I. de los choferes, así como la placa y modelo del vehículo, coincidan exactamente con la unidad física. (imágenes anexas en los formatos estándares).
- Verificación de Tasa de Ingreso (Semestral):
- Revisar el comprobante de pago de la tasa de vehículos al Aeroclub.
- Si está vencida: Dirigirse primero a la Oficina de Administración del Aeropuerto para realizar el pago y obtener el recibo actualizado.
- Correcciones: De existir errores, editar el archivo en la ruta digital mencionada, imprimir y recabar las firmas internas necesarias.
- Imprimir 08 ejemplares y colocar sello a cada uno.
II. RUTA DE APROBACIÓN Y FIRMAS (ORDEN JERÁRQUICO)
El éxito de la gestión depende de seguir estrictamente este orden de oficinas:
Paso 1: Aprobación Matriz
- Oficina: Presidencia del Aeropuerto.
- Acción: Entrega de los oficios para el sellado por la asistente de presidencia. Sin esta firma/sello, ninguna de las oficinas posteriores recibirá, sellara o firmaran las otras copias correspondientes.
Paso 2: Gestiones Administrativas y de Control
Una vez firmada/sellada por el asistente de Presidencia, se deben visitar las siguientes oficinas para sellado y firma:
- Administración del Aeropuerto.
- Comando Antidrogas (GNB)
- 2da Compañía de Resguardo Nacional (GNB).
- Dirección General de Policía Internacional (INTERPOL – Barquisimeto)
- SEBIN – Fronteras Lara.
- Seguridad del Aeropuerto (AVSEC): La ulyimad de las dependencias que Confirma y Valida la aprobación del presidente de aeropuerto y quien sella/firma los oficios la autorizacion para ser mostrada cada vez que se requiera el acceso para ingresar el combustible.
III. CIERRE Y ARCHIVO
- Distribución: Se debe entregar una copia firmada y sellada por todos a cada una de las dependencias mencionadas según sus requerimientos de archivo.
- Resguardo: El responsable debe retornar a la oficina con un juego completo y sellado por todas las oficinas, lo debe archivar en la carpeta que cada vez que se realice el ingreso de combustible se firma o sella el personal de seguridad que hace el acompañamiento.
RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD OPERACIONAL
- Anticipación: Iniciar esta gestión al menos 24 a 48 (Días Miércoles en la tarde o Jueves) antes de la semana que se requiere el ingreso.
- Protocolo: Mantener siempre un trato profesional y respetuoso con los funcionarios de seguridad y resguardo; esto facilita la fluidez de los procesos en el aeropuerto.
