15– Cierre de expediente de servicio activado

Tabla de contenidos

Generalidades

Se rige por las normas generales de expedientes y archivadores
Las etiquetas se localizan en registro de etiquetas, deben ser las correspondiente al grupo
Es el instrumento utilizado para tener un historial de cada pedido, desde que se genera la gestión de pedido hasta que se cierra.
Debe contener la información administrativa, de la gestión, convenio, y todo lo relacionado.
La función es que dicho expediente funcione como guía para obtener toda la información necesaria con respecto al pedido sin importar cuantos años pasen.
Debe haber Etiquetas en cada mueble indicando una referencia al presente instructivo
Importante leer el Doc. 2000.20 ubicado en el servidor con su última revisión
Auditar la carpeta realizada en sus diferentes versiones
Realizar informe de auditoria final

CCO: Centraliza la información de la gestión de cada pedido en CCO (Aplica para el dep. de diseño, ventas, planificación y administración)
Sede: Centraliza la información de la gestión de cada pedido en sede
Drive: Funciona de respaldo y versión online: y donde cada extremo (sede o CCO) puede cargar información para que otro extremo la pueda procesar.

2000.20 – Gestión de grupo regular – RPA

En un lugar privado, como la oficina de dirección o en un mueble aéreo con llave.
Se archivan y procesan de acuerdo a su clasificación.

Carpeta: Carpeta blanca gruesa
Archivador: Mueble de repisas con puertas y llave (Variable)
Etiquetas: Deben estar en archivadores repisas o muebles correctamente identificados en concordancia con el estándar de etiquetado
Copia de ventas: Es el lugar donde se archivan las hojas de gestión de pedido mientras se encuentran activas
Espacio: Cada área de trabajo tendrá asignado la cantidad de espacio y archivadores requeridos para almacenar apropiadamente los expedientes
Índice: Cada expediente debe tener un índice manual que se actualizara con cada pedidoInstrucciones: Cada expediente tendrá instrucciones puntuales de cómo ser gestionado, por ejemplo, si tendrá carpetas amarillas o separadores, etc.
Separador: Cada gestión de pedido debe estar separado con separador en carpeta tipo archivador o en archivador vertical
Histórico de sede: Al cerrar el expediente se debe guardar en la sección de archivo histórico y etiquetar con la fecha de expiración (3 años luego del cierre) luego el expediente será desechado con la intención de cuidar la sobrecarga de expedientes.
Histórico de CCO: Al cerrar el expediente se debe guardar en la sección de archivo histórico y etiquetar con la fecha de expiración (3 años luego del cierre), cuando Se hace respaldo e informe pre eliminación, luego el expediente será desechado con la intención de cuidar la sobrecarga de expedientes.

Consiste en identificar las diversas fases, ubicaciones y pasos por las que debe atravesar el expediente para ser cerrado

Contiene los siguientes separadores:

Separador 1. Informacion del Servicio

Separador 2. Expediente académico

Separador 3. Expedientes de usuario

Separador 4. Administración