Generalidades
Este instructivo tiene como objetivo establecer un sistema de notificaciones para el personal encargado sobre las fechas de vencimiento de trámites que deben ser renovados 30 días antes de su fecha de vencimiento.
1. Identificación de Trámites
- Realizar un inventario de todos los trámites que requieren renovación.
- Para cada trámite, registrar la fecha de vencimiento y la frecuencia de renovación.
2. Configuración del Sistema de Notificaciones ✅
- Configurar alertas para cada trámite. Asegúrate de que las notificaciones se envíen 8 – 4 – 3 – 2 – 1 semanas antes de la fecha de vencimiento. Verificar configuración en la base correspondiente (debe tener acceso) Base de AirTable
3. Proceso de Notificación
- Establecer un protocolo de notificación. Esto puede incluir el envío de correos electrónicos (ya configurado), mensajes de texto o notificaciones a través de una aplicación como WhatsApp
4. Seguimiento y Registro
- Implementar un sistema de seguimiento para verificar que las notificaciones han sido recibidas y que las acciones necesarias se están llevando a cabo.
- Mantener un registro de las notificaciones enviadas y las respuestas recibidas para futuras referencias.
5. Revisión y Mejora Continua
- Realizar revisiones periódicas del sistema de notificaciones para identificar áreas de mejora.
- Ajustar el sistema según sea necesario para asegurar su efectividad y adaptabilidad a cambios en los trámites o en el personal encargado.
Conclusión
Implementar un sistema de notificaciones efectivo no solo ayuda a cumplir con los plazos de renovación, sino que también mejora la organización y la eficiencia del trabajo del personal encargado. Asegurarse de que todos los involucrados estén capacitados en el uso del sistema y que se mantenga una comunicación clara y constante.
