Generalidades
- Función: El presente consiste en la raiz de todas las normas, caracteristicas, e instrucciones relacionada a la gestión de documentos en la organización. es decir, gestión de archivos, codificación de documentos, instructivos relacionados, entre otros.
- Errores muy frecuentes: Los expedientes y archivadores representan la columna vertebral de una organización productiva y seria. Se deben respetar a cabalidad las normas relacionadas a la gestión de archivos para evitar que se pierdan documentos, que no se cumplan con procesos como tener permisos vigentes, (permiso de bomberos, cursos exigidos por la regulación vigente de instructores)
- Versiones: Los expedientes y archivadores podrán tener varias versiones, que pueden ser versión drive, una versión CCO, versión sede (de CIA, de sala de pilotos, bistro, posada, etc).
- Estructura triangular: Muchos expedientes tienen 3 versiones, la versión CCO, la versión de sede, y la versión drive. Donde la versión drive constituye la punta superior del triangulo, al cual se le cargan actualizaciones del expediente, para que la otra versión pueda descargarla. Los 3 expedientes deben estar en sincronia permanente.
- Agrupamiento: Todos los archivadores deben estar agrupados de acuerdo a la información que contienen, es decir deben estar categorizados.
- Sedes y departamentos: Existirán diversas sedes, oficinas donde se encontratán los archivadores.
- Zonas de archivadores: En cada sede y departamento Los archivadores se agruparan de acuerdo a sus categorias, y se ubicaran en zonas que deben estar señalizadas, por ejemplo: Archivadores de combo 300-2000 CCO (que consumen una gran cantidad de espacio deberán estar en en la zona de archivadores 300-2000 CCO), cursos personalizados, y alumnos de vuelo.
- Sistema: El sistema 091 (Sistema de gestión de calidad) concentrará el conjunto de elementos necesarios para gestionar de forma efectiva archivadores, documentos, y tendrá las siguientes caracteristicas:
- Facilidad: Tendrá una optima experiencia de usuario, y eficacia para ubicar y enviar facilmente un determinado expediente.
- Señalizaciones: Generará las etiquetas de cada archivador, expediente, zona de trabajo, etc.
- Instrucciones: Tendras las instrucciones necesarias
- Interfaces: Tendrá tantas interfases como sea necesario, con sus filtros, diversas vistas. formulario, automatizaciones, etc.
- Expediente padre: Se podrá utilizar un expediente padre para archivar otro expediente: Por ejemplo el expediente 5000.500 va dentro del 2000 o los expedientes de gestión de pedidos van dentro del expediente maestro de pedidos.
- Etiquetas de información relacionada:
- Áreas de trabajo
- Expedientes
- Documentos
- Instrucciones:
- Habra instructivo para las normas de archivadores de cada área de trabajo (muy importante⚠️).
- Habra instructivo para cada categoria de expediente.
- Habra instructivo para cada documento.
- Muchos expedientes y documentos están intimamente relacionados con el instructivo de uso de un documento en particular. Pero no se deben confundir porque no son lo mismo.
- Tantos los expedientes, como los documentos, y archivadores deberán tener instrucciones que faciliten su uso al máximo.
- Cada expediente o archivador tendrá un instrumento generico que da la estructura a la carpeta. Es decir tendrá las plantillas de separadores, etiquetas, e instrucciones para la gestión del expediente o archivador.
- Cada instructivo de expediente debe tener la siguiente información
- Información General
- Versiones
- Arquitectura
- Flujo de expediente (Nacimiento-Gestión-Historico-Muerto)
- Los expedientes y documentos, se pueden interrelacionar con las etiquetas; expediente, documentos y archivador.
- Codificación: Cada expediente, documento, y archivador estarán codificados, esta proveendrea del sistema 091.
- Listado (registro): Deberá haber listado de todo, entre los que resalta:
- Listado de listados
- Listado de archivadores
- Listado de categoria de archivadores: Genera Codigo para para simplificar la clasificación, y el entendimiento
- Listado de expedientes
- Listado de categoria de expedientes: Genera Codigo para simplificar la clasificación, y el entendimiento
- Listado de documentos
- Listado de categoria de documentos: Para simplificar la clasificación, y el entendimiento
Información relacionada
- Instrumentos de información
- Procedimiento de registro y difusión de información estándar
- Ver estándar de etiquetado
- Se usa el 1111 Etiquetas de infraestuctura y muebleria de IDEA para crear e imprimir etiquetas
Definición y tipos de expediente
Un expediente es un conjunto organizado de documentos que registran información relevante sobre una persona, proceso o asunto específico. Es la memoria documental que nos acompaña en diversos ámbitos de nuestra vida, desde lo personal hasta lo profesional.
Definición de Mueble de archivador
Un archivador puede presentarse en varias formas. pueden confundirse con carpetas, expedientes, o muebles, por eso deben estar apropiadamente identificados como archivadores.
- De expedientes tapa gruesa
- De expedientes tapa blanda
- De expedientes mixtos
- Otros tipos: Aplica cuando el o los expedientes se encuentran por obligación de la circunstancia en lugares diferentes a archivadores como por ejemplo, carros y aviones.
Entrenamiento
Por determinar.
Areas de trabajoy nomenclatura
Es manejada atreves del sistema 0.91 por medio de la tabla 1-Lista de areas de trabajo.
