Esquema de gestión de náutica
Resumen
Se utiliza un sistema de gestión de reservas que tendra en tiempo real la información más actualizada.
- Todo el proceso se basa en el calendario, los vendedores, clientes, coordinadores de posada, planificadores, y diseñadores podrá chequear la disponibilidad de posada y de yates. Con esto podrán responde que servicios se encuentra disponible a determinada fecha
- Una vez recibido la gestión de pedido se abre y ubica el expediente del servicio activado, se debe actualizar el calendario para que no haya una reserva doble y generar la ejecución del pedido para que el cliente y los coordinaroes reciban la información del servicio adquirido, (fecha, datos del cliente, información del servicio, reglas más importantes)
- En el caso de planes de pago: el expediente que se abre es de servicio activado continuo. Se clasifica aparte en archivadores. y su gestión de servicio tiene un espacio para tener un registro histórico de cada activación vs las cuotas pagadas.
Sistema
Generalidades
- Consiste en un sistema completo de solución de gestión y reserva de hoteles y reservas de habitaciones, ayudar a manejar usuarios ilimitados, solicitudes de reserva y reservas.
- El sistema tiene 3 roles principales (usuario-recepcionista-administrador), y cada role tiene un panel diferente, con las funciones que se muestra a continuación.
Funciones del panel de usuario
- – Resumen de Reservas.
- – Listado de Solicitudes de Reserva.
- – Toda la lista de reservas.
- – Gestión de Retiros.
- – Registro de pagos.
- – Abrir nuevo ticket de soporte.
- – Gestionar todos los tickets de soporte.
- – Configuración de perfil.
- – Configuración de contraseña.
- – Notificación y verificación por SMS.
- – Política RGPD.
- – Chat en vivo, Captcha de seguridad incluido.
- – Viene con funciones en varios idiomas.
- – Privacidad y TOS.
- – Últimas actualizaciones/anuncios.
- – Y más…
Recepcionista
- Panel.
- Gestionar solicitudes de reserva.
- Sala de Libros.
- Lista de habitaciones reservadas de hoy.
- Gestionar Reservas.
- Ver servicios adicionales usados
- Fusionar reservas.
- Cancelar reservas.
- Cancelar Reserva de Habitación.
- Reservas retiradas.
- Recibir/Devolver Pago.
- Imprimir factura.
- Agregar servicios adicionales.
- Eliminar servicios adicionales.
- Gestión de Pagos Pendientes.
- Y más…
Administrador
- Panel de administración premium.
- Gestionar Recepcionistas.
- Administrar usuarios.
- Gestionar Servicios.
- Gestionar Complementos.
- Gestionar tipos de camas.
- Administrar tipos de habitaciones.
- Gestionar habitaciones.
- Gestionar Servicios Extras.
- Gestionar solicitudes de reserva.
- Sala de Libros.
- Lista de habitaciones reservadas de hoy.
- Gestionar Reservas.
- Ver servicios adicionales usados
- Fusionar reservas.
- Cancelar reservas.
- Cancelar Reserva de Habitación.
- Reservas retiradas.
- Recibir/Devolver Pago.
- Imprimir factura.
- Gestión de Pasarelas de Pago.
- Gestión de Pagos.
- Gestión de Tickets de Soporte.
- Informe de inicio de sesión de usuarios
- Informe de notificaciones enviadas.
- Informe de acciones de reserva.
- Informe de Pagos Recibidos.
- Informe de Pagos Devueltos.
- Gestionar suscriptores.
- Marco General.
- Configuración del sistema.
- Configuración de logotipo y favicon.
- Configuración de extensiones.
- Configuración de idioma.
- Responsable SEO.
- Configuración de notificaciones.
- Plantillas globales de correo electrónico/SMS.
- Configuración de correo electrónico
- Configuración de SMS
- Plantillas de notificación
- Administrar plantillas.
- Administrar páginas.
- Gestionar Sección.
- Gestión de la Sección del Blog.
- Gestión de página de contacto.
- Gestión de Páginas de Políticas.
- Gestión de Iconos Sociales.
- Gestión de cookies RGPD.
- Gestión de CSS personalizada.
- Y más…
Generalidades
- Generalidades: La filosofía de los pedidos será la estándar que se usa en IDEA, que los vendedores vendan y realicen o logren que el usuario realice pedidos online en nuestra tienda en linea, y que administración genere la orden de pedido para que el departamento de planificación de IDEA Náutica lo procese, y la posada lo ejecute.
- Procedimiento desde el usuario: Se encuentra en el instructivo de nombre, 7-proceso de instrucción de simulador
- Procesar pedido CCO: Consiste en atender al usuario, generar la orden de ejecución de pedido, notificación de reserva, actualización de registro, entre otros
- Ejecutar pedido en posada: Consiste en recibir al usuario y gestionar que haga uso del servicio adquirido de forma satisfactoria hasta el final.
- Archivos: La sede Chichiriviche y CCO debe tener un archivador dedicado a la posada y al yate, donde se archivaran los expedientes de cada gestión y ejecución de pedido que correspondan al calendario de reserva (ver instructivo)
- Expediente: Cada pedido tendrá un expediente donde tendrá su soporte administrativo, encuesta de calidad, informe con información relacionada como descuento que hizo el vendedor, o reporte de algun inconveniente, etc. Este expediente tendrá sus versiones de CCO-Sede-Drive
Información relacionada
- Normas generales de expedientes y archivadores
- Instructivo de Gestión de pedidos parte 1
- Listado de pedidos de náutica (342.5)
- Estructura de expediente de servicio activado – Versión CCO para IDEA Náutica (2000)
- Gestión de documentos – Orden de ejecución de pedidos (342B)
- Solicitud de egreso
- Procedimiento de ejecución de pedido de IDEA Náutica (Coordinacion)
Pasos gestión de pedido CCO
- Email: El operador continuamente verificará emails por notificaciones de gestiones de pedido
- Registro de pedidos de náutica: El operador verifica registro y archivo de pedidos de náutica (342.5) y enlace de drive para inspeccionar la orden de pedido
- Expediente: El operador asignado arma el expediente de gestión de pedido versión CCO, drive, registro de progreso de reserva y lo archiva (485 )
- Contacto inicial: El operador contacta al usuario y le brinda un briefing del proceso.
- Sistema – Llenado de formulario de ejecución de pedidos: Con el resumen de la planificación e indica que recibirá el resumen de la planificación de simulador, lo cual disparará un PDF, correos, y armará una carpeta drive automáticamente. El operador planifica el simulador y llena el formulario de ejecución de pedido, con lo que el estudiante y el instructor tendrán citas e instrucciones formalmente programadas. Adicionalmente el operador debe guardar la ejecución en la carpeta de la gestión del pedido.
- Planilla de check-in: 900-200-R1- Chek in Quinta Papucho
- Contacto secundario: El operador contacta al usuario al coordinador, al instructor y le brinda detalles del proceso (el sistema podría enviar WhatsApp automáticos).
- Solicitud de egreso: Y monitoreo de confirmación, Realizar solicitud de egreso aplicando procedimiento de solicitud de egreso monetario y monitorear pago. de acuerdo con las políticas administrativas que generan comisiones asociadas (ver politicas de comisiones de posada)
- Cierre del pedido: Consiste en colocar las últimas observaciones en la gestión del pedido como:
- Se coloca que fue entregado exitosamente
- Se coloca que fue añadido al libro de certificados de la sede en cuestión.
- Se solicita reseña de calidad y se envía cupon de descuento para proximos servicios
Ejecución del servicio (Sistema)
Instrucciones para coordinador posada:
- Expediente: El operador asignado recibe expediente en pdf de ejecución de pedido y lo archiva
- checkin: Consiste en que el coordinador de sede recibe a instructor y alumno
- Entrega de material: Coordinador entrega expediente y material de instrucción
- Recepción de material: Recibo el material de instrucción y el 485 y lo archiva
- Checkout: Llenado de reporte
- Archivo: actualiza
- Llenado de formulario de notificación
- Correos de notificación de evaluación
