Generalidades
Este expediente tiene como propósito definir y proporcionar toda la información clave de la dinámica, funciones, responsables y recursos disponibles destinado a la gestión integral del mantenimiento de la flota. Además, Incluye el control de trámites legales en curso, gestión de inventarios (stock), eventos técnicos y planes de optimización de procesos, facilitando una consulta rápida y eficiente para el personal de mantenimiento; aunque mantiene trazabilidad con el sistema SMS, su enfoque es estrictamente operativo y técnico
Importante
El Expediente de Gestión General de Aviones se encuentra dividido en dos unidades de archivo diferenciadas para optimizar su consulta y resguardo:
- 630a: Contiene informacion generalizada, Documentacion y administrativa.
- 630b: Contiene informacion y Documentación Técnica y Operativa de Mantenimiento.
Estructura
Se refiere a la forma en que se organizan, coordinan y ejecutan las funciones, responsabilidades y procesos de trabajo, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos.
Esta estructura se compone de acciones claramente definidas, líneas de responsabilidad, y mecanismos de planificación, seguimiento y control, que permiten una adecuada distribución de las tareas, una comunicación efectiva y una correcta toma de decisiones.
ESTRUCTURA DE ARCHIVO 630a
Objetivos
Este separador debe contener el registro de los objetivos, indicando para cada uno su prioridad, orden de ejecución, fechas límite, estatus de avance y observaciones relevantes para su seguimiento y control. Se tendrá un objetivo obligatorio que será denominado Tareas Simples en el cual se desarrollaran todas las tareas simples y puntuales que se necesiten completar. Se usa 1015-2-0.31 Objetivos- FORMATO IDEA
1. Numero indicador del documento (Un identificador único para cada documento).
2. Objetivo: Describe de manera clara y concisa lo que quieres lograr.
3. Fecha: Escribe el día, mes y año en que se completa el formato.
4. Observación: Anota cualquier comentario, detalle adicional o información relevante que no encaje en los otros campos.
Tareas-Planificación Diaria
Este es un Registro diario destinado a la organización, asignación y seguimiento de las actividades, en el cual se detallan las tareas a ejecutar, su prioridad, horario previsto, y objetivo al que corresponden. La planificación diaria servirá como base para la bitácora, el control de cumplimiento, la optimización del tiempo de trabajo y la evaluación del desempeño individual y grupal.
Importante: Se debe hacer todos los días de 4:30 a 5:30 la planificación del día siguiente, dicha planificación será tomada como parte de la evaluación de procedimientos del día.
Contiene los siguientes ítems; Nombre del Empleado, Cargo, Fecha, Tarea / Actividad, Objetivo Asociado / Tarea Simple, Prioridad (Urgente, Alta, Media, Baja), Horas estimadas, Estatus (Pendiente, En proceso, Completado) y Observaciones. Se usa 1015-4 Planificación Diaria- FORMATO IDEAo.
Lista de compras- Registro de Proveedores y Productos
Objetivo: Archivar toda la documentación relacionada con adquisiciones, incluyendo listas y órdenes de compra, facturas y comprobantes de repuestos, maquinaria o insumos, debe archivarse en esta ubicación. Esto garantiza el control total centraliza el conocimiento y la trazabilidad de los bienes adquiridos y suministros esenciales para la operatividad de las aeronaves. Además, contendrá el Registro de Proveedores
El Registro de Proveedores es una base de datos fundamental que mantiene un listado actualizado de todos los proveedores autorizados con los que la organización colabora. Su propósito es centralizar la información esencial, incluyendo detalles de contacto, servicios o productos ofrecidos y las condiciones de contratación. Este registro es crucial para optimizar los procesos de adquisición, asegurar la calidad de los suministros, facilitar la comunicación y gestionar eficientemente las relaciones comerciales. debe ser actualizado de forma regular para asegurar que la información sea siempre precisa y relevante. Se usa 1015-14 Registro de Proveedores- FORMATO IDEA
Información de Contacto: Datos de contacto de las personas clave dentro del proveedor, como representantes de ventas o soporte, para facilitar la comunicación.
Proveedores: Entidad o persona que suministra bienes, productos o servicios a la empresa.
Servicio/Productos Ofrecidos: Descripción detallada de los productos o servicios que el proveedor ofrece
Notas de Entrega
Tienen como propósito formalizar y registrar la entrega de productos, materiales o resultados. Sirven como prueba fehaciente de que un bien o servicio ha sido transferido, incluyendo detalles clave como la fecha de entrega y las firmas de conformidad. Esta documentación es crucial para el control de inventario, la facturación, la resolución de disputas y, en general, para mantener un registro transparente de las transacciones. Se usa 1015-14 Nota de entrega- FORMATO IDEA.
debe especificar de forma detallada: Número de Nota de Entrega (Un identificador único para cada documento), Datos del Emisor (Nombre o razón social de la entidad que realiza la entrega, su dirección y datos de contacto), Datos del Receptor (Nombre o razón social de la entidad que recibe, su dirección y datos de contacto), Área de entrega (Espacio designado para recibir los productos o servicios entregados), Fecha de Emisión (El día en que se genera la nota de entrega), Observaciones (Cualquier comentario adicional relevante sobre la entrega, como el estado del material, condiciones especiales o instrucciones).
Reportes (Registros de Fallas)
Este separador centraliza el registro de fallas detectadas en cada aeronave y el estatus actualizado de cada reporte mediante una lista única y centralizada. Su propósito es facilitar el monitoreo en tiempo real de las novedades, permitiendo un análisis metódico para reparaciones efectivas, el diagnóstico preventivo y el establecimiento de mecanismos que maximicen la disponibilidad de la flota. Se usa 807 R1 Reportes- FORMATO IDEA
Directrices de Registro:
Para garantizar la trazabilidad y eficacia del sistema, se deben cumplir estrictamente los siguientes puntos:
- Orden Cronológico: Todos los reportes deben ingresarse de manera secuencial en función del tiempo en que ocurrieron o se detectaron.
- Integridad del Formato: Es obligatorio llenar por completo todos los ítems del formato establecido; no se aceptarán registros con campos vacíos o información incompleta.
- Multicanalidad: Se incluyen reportes generados vía formularios digitales, grupos y buzones sobre eventos, actos inseguros o peligros que afecten la seguridad operacional.
Este archivo sirve como base fundamental para el monitoreo de seguridad, contando con el debido respaldo en el expediente del Sistema de Gestión de Seguridad Operacional (SMS).
Bitácora de gestión de aviones
En este separador, se debe incluir las bitácoras de gestión de las Aeronaves, diseñadas para consolidar el registro de manera formal e informal de toda novedad relevante, notificaciones, modificaciones, reparaciones, cambios técnicos, mantenimientos y solicitudes operativas. Funciona como una herramienta de seguimiento integral que centraliza información técnica y administrativa, permitiendo documentar cualquier ajuste necesario para garantizar la disponibilidad y seguridad de la flota. Se usa el documento genérico 1015-15-Formato de bitácora
Contenido:
- Notificaciones importantes
- Comentarios sobre el progreso
- Cambios en los horarios o actividades
- Observaciones
Observación importante: los cambios propuestos o definidos pueden estar en el formato de minuta, información estándar 172 o algún documento firmado por el Ing. Pedro Rodríguez o Cualquier Cargo con Potestad.
Se usa el documento genérico 1015-15-Formato de bitácora
Contenido:
- Notificaciones importantes
- Comentarios sobre el progreso
- Cambios en los horarios o actividades
- Observaciones
Observación importante: los cambios propuestos o definidos pueden estar en el formato de minuta, información estándar 172 o algún documento firmado por el Ing. Pedro Rodríguez o Cualquier Cargo con Potestad.
Trámites legales
El propósito central es garantizar la vigencia ininterrumpida de certificados, seguros y permisos ante la autoridad aeronáutica, facilitando una consulta ágil que respalde la planificación de vuelos y asegure que cada operación de instrucción se realice bajo el estricto cumplimiento de las normativas legales vigentes. Estableciendo un sistema de custodia, organización y control permanente de toda la documentación legal, técnica y administrativa que certifica la aeronavegabilidad de la flota.
Información estándar privada
En este separador, se debe colocar información de los aviones. Su divulgación está estrictamente limitada al personal autorizado o a partes interesadas con una necesidad legítima de conocimiento. Su objetivo principal es proteger la confidencialidad de operaciones, transacciones y datos sensibles, asegurar la seguridad operativa, cumplir con regulaciones internas y externas de privacidad, y apoyar la toma de decisiones estratégicas sin exposición pública.
Gestión General de Mantenimiento
Su divulgación está estrictamente limitada al personal autorizado o a partes interesadas con una necesidad legítima de conocimiento. Su objetivo principal es proteger la confidencialidad de operaciones, transacciones y datos sensibles, asegurar la seguridad operativa, cumplir con regulaciones internas y externas de privacidad, y apoyar la toma de decisiones estratégicas sin exposición pública.
Inventarios
La sección de Inventario tiene como finalidad registrar, controlar y dar seguimiento a los bienes, materiales, equipos, insumos y recursos asignados a la OMA, asegurando su correcta identificación, ubicación, estado y responsable. Este registro constituye un respaldo documental oficial, permite conocer en todo momento la disponibilidad real de los recursos, facilita la planificación de compras, el control de activos, la prevención de pérdidas, y sirve como evidencia para auditorías internas o externas.
El inventario deberá mantenerse actualizado, reflejando altas, bajas, movimientos, cambios de estado o reasignaciones de forma oportuna y verificable.
Además, deben incluir listados de renglones críticos que permitan asegurar al máximo operatividad de las aeronaves y una lista detallada de la ubicación real y administrativa, operatividad y otra información relevante de cada uno de los aviones de la flota.
Gestión de Combustible
Este apartado centraliza el Registro de Gestión de Combustible, establece un control estricto sobre el abastecimiento y consumo de combustible, documentando el ciclo completo desde los comprobantes de adquisición, registros de carga y reportes de consumo por vuelo de cada aeronave, niveles de inventario y rendimientos operativos, permitiendo un monitoreo preciso del gasto, la disponibilidad de combustible y garantizar el suministro continuo para las operaciones aéreas
ESTRUCTURA DE ARCHIVO 630b
Listado de las Aeronaves
Constituye una base de datos de la flota, diseñada para proporcionar una visión técnica consolidada y prospectiva de cada activo. No se limita a la identificación de las aeronaves, sino que centraliza los parámetros críticos necesarios para la programación de eventos futuros y el análisis de disponibilidad.
Esta lista tiene como propósito incluir todos los requisitos previos y las acciones necesarias, debe contener obligatoriamente la siguiente información:
- Identificación y Configuración: Matrícula, modelo, número de serie (MSN) y la misión.
- Estado de Utilización Actualizado: Registro en tiempo real de Horas Totales (FH) y Ciclos Totales (FC), sirviendo como el odómetro técnico para el cálculo de remanentes.
- Estatus de Aeronavegabilidad: Fecha de vencimiento de certificados legales, seguros y permisos de radio, permitiendo la activación de alertas de renovación con antelación.
- Cronograma de Próximos Eventos Mayores: Proyección de la fecha y parámetros (FH/FC) de la próxima inspección mayor (Phase/C-Check), facilitando la reserva de slots en taller y recursos humanos.
- Control de Componentes: Identificación de componentes críticos con vida límite (LLP) cuya sustitución impacte significativamente en la planificación financiera y operativa.
- Resumen de Diferidos y Limitaciones: Listado de fallas de mantenimienro abiertas o daños estructurales tolerados.
Se usa 630-100 Listado de Aeronaves- FORMATO IDEA
Ficha de Perfil Técnico del Avion
Objetivo: Centralizar la identidad y el estado actual de la aeronave en un solo documento de consulta rápida. Su propósito es facilitar la planificación de vuelos y el control de mantenimiento, permitiendo que todo el personal conozca de forma inmediata las capacidades, horas disponibles y vencimientos legales de la unidad, asegurando así una instrucción segura, organizada y sin interrupciones.
Se usa 630-101 Ficha de Perfil Técnico- FORMATO IDEA
Bitácoras de Gestión de Mantenimiento
Es el instrumento de control administrativo-técnico donde se asientan de manera formal o informal todas las actividades de mantenimiento relevante (preventivo, correctivo y programado), notificaciones, modificaciones y reparaciones de cada aeronave, el consumo de vida útil de los componentes, el cumplimiento de directrices de aeronavegabilidad y cualquier otra eventualidad. Su objetivo no es solo registrar lo que se hizo, sino servir de base para el análisis estadístico y la proyección de tareas futuras. Es obligatorio mantenerla actualizada. Está estructurado mediante separadores individuales por cada aeronave, lo que permite una trazabilidad segmentada y una consulta inmediata de la historia técnica de cada activo.
UBICACION
Este Archivo estara ubicado en el area de deposito, en el Archivador de Gestion de Vuelo (pared suroeste) en el ultimo entepaño inferior nivel 5.
