1.001 Procedimiento de gestión de archivos CIA (Blindaje con inspección INAC)

Generalidades

Se describen los procedimientos más importantes relacionados con la rutina de operaciones, y procedimientos puntuales criticos de caracter documental para mantener al CIA y sus sedes en estricto cumplimiento con las regulaciones INAC.

La gran dificultad en las inspeciones es tener todos los documentos totalmente correctos. esto es, listados, expedientes de estudiantes, instructores, jefes de instrucción, auditores, y gerentes, y documentos de la empresa.

Información relacionada

1. Gestión de listados requeridos por el INAC
2. Gestión de Expediente ➡ FAQ: Que debe tener un expediente de entrenamiento
3. Gestión de expediente ➡ Garantia de calidad de CIA (1919)
4. Gestión de documentos ➡ Archivadores y carpetas de sede CIA (Sede CIA) (1111P)
5. Expediente de usuarios (333)
6. Expediente de servicio activado (2000)
7. Gestión de documentos  Expediente de gestión de materia
8. Expedientes de instructores de CIA
9. Gestión de Expediente ➡ instructores – Jefe de Instrucción – Gerentes – auditores

Gestión de expedientes de gestión de materias cada clase

1. Los expedientes de servicios activados (2000) que contienen los expedientes de gestión de materias (5000.500) se localizan en el archivador maestro de sede de CIA.
2. Antes de iniciar cada clase, el coordinador saca el expediente de gestión de materias del expediente de servicio activado y se lo entrega al instructor para que inicie su clase y llene los documentos dentro de este expediente (asistencia y registro de avance académico, notas de evaluaciones, asignación y cierre de materia y evaluaciones).
3. Al finalizar cada clase el coordinador debe chequear que esté correctamente llenado el campo de asistencia y el de avance académico, y en caso de que haya examen que esté firmado por estudiante e instructor.
4. El coordinador debe realizar esto a diario por cada materia
5. Debe llenar el calendario académico versión impresa (5000) donde se deja registro de cada clase vista.

Fallas frecuentes y catastroficas en inspecciones INAC

• El Instructor debe estar habilitado el la lista de instructores en expediente INAC de CIA.
• Los examenes no tienen nombres, firmas, fechas.
• Se llena la asistencia y avance académico con diferentes criterios.

Gestión de expedientes de gestión de materias y expediente de usuario al finalizar la materia

1. Antes de finalizar cada materia se debe hacer la revisión con los estudiantes, y la revisión con coordinador.
2. El coordinador deberá aplicar la lista de chequeo 835-Lista de chequeo de archivamiento de examenes, para proceder a sacar los examenes de cada estudiante y archivarlo en su expediente de usuario, y luego se archiva la lista de chequeo en expediente de garantía de calidad. (ver instrucciones del expediente).

Gestión de expedientes de usuarios

1. El expediente debe consignarse la primera semana de clase. En concordancia con procedimiento de expediente digital para en el centro de soporte de usuarios
2. Debe aplicar de forma paralela el procedimiento de Auditoria de expediente de estudiante (836) Hasta generar un informe final de la auditoria de cada grupo

Gestión de expedientes de instructores – jefes de instrucción – auditores y gerentes

1. Se sigue el procedimiento de Gestión de expedientes de instructores de CIA
2. Se deben auditar una vez al año de acuerdo al cronograma de auditorias
3. Se debe saber todo lo relacionado a Regulaciones (rav) asociadas a expedientes de instructores – Jefe de Instrucción – Gerentes – auditores