Archivadores y carpetas de CCO/Oficina Central (102.1) Gestión de vuelo

Generalidades

El presente sistema de archivología se establece con el propósito de optimizar, estandarizar y asegurar el control estricto de toda la documentación académica y operativa de la institución. En el ámbito aeronáutico, la trazabilidad es fundamental; por ello, la correcta organización de estos expedientes garantiza una auditoría interna eficiente, facilita el seguimiento del progreso de los estudiantes y asegura un acceso rápido a la información según el área donde se encuentre el alumno. Centralizar y estructurar estos documentos permite mitigar errores en los procesos de instrucción, gestión de vuelos y trámites administrativos.

En el siguiente articulo se detallan Los expedientes que maneja el departamento de Gestión de vuelo

Expediente-333-GV➡️ Físico – Salas Operaciones

Un expediente de entrenamiento de vuelo es el archivo académico y técnico de cada alumno piloto dentro de un Centro de Instrucción Aeronáutica. En él se recopila y conserva toda la información necesaria para demostrar, ante la autoridad aeronáutica y el propio centro, el historial de formación, progreso y evaluaciones del estudiante.

• Garantizar la trazabilidad del proceso de formación de cada alumno.
• Servir como evidencia ante auditorías del INAC.
• Facilitar el seguimiento académico y operativo por parte de instructores, coordinadores y gestión de calidad. Asegurar que el alumno cumple con los requisitos para avanzar a cada fase del entrenamiento.

Norma sobre el uso exclusivo de archivador de expedientes de línea de vuelo

Contenido del expediente según la RAV 141.33, RAV 141.34 y RAV 141.37

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (1.2) Copia del Título de Bachiller o equivalente apostillada del país de origen y traducida al español en caso de ser necesario.
   • (2)Copia de la licencia y certificado médico .
   • La hoja de evidencia de que se cumplió con lo siguiente:
     • (1) Copia de Contrato firmado por el alumno y el CIA.
     • (2) Constancia de inscripción.
     • (3) Una copia del plan de estudios del curso.
     • (4) Para alumnos pilotos, una copia de los procedimientos y prácticas de seguridad.
     • (5)Requisitos de experiencia y la duración del curso realizado.
   • Constancia de inscripción .
   • Certificado de vuelo solo satisfactorio
   • Certificado de culminación del curso y Notas certificadas. O constancia de culminación de 4 materias requeridas para iniciar fase de vuelo.
   • Certificación de horas de vuelo o constancia de la porción del entrenamiento de vuelo concluida y copia de la bitácora de vuelo.

Lado derecho – Información Académica

1. Progreso académico:
   • Progreso de vuelo de avión: Formulario 485- Registro de progreso de vuelo 
   • Los progresos academicos hacen cumplir las siguientes requerimientos de regulaciones
     • Rendimiento en cada materia y el nombre y firma del instructor.
       • La fecha y resultado de cada prueba de conocimiento, prueba práctica final de cada curso y el nombre y firma del instructor que la efectuó.
   • Formulario 485 – Planilla de evaluación de lección de vuelo.
   • Copias de los planes de vuelo del alumno.

El lado derecho del expediente se debe organizar de la siguiente forma:

En una funda transparente deben anexar:

• (1) Formulario 485 – Progresivo de vuelo del alumno
• (2) Hoja de evaluación (Formulario 485) y plan de vuelo – Las mismas deben estar organizadas de la fecha mas reciente siendo la mas antigua la ultima a encontrarse dentro del expediente.
• (3) Autorización del vuelo solo, junto con el plan de vuelo y planilla de evaluación que corresponda a ese día.

Los documentos se organizarán cronológicamente (más reciente arriba), cada plan de vuelo con su evaluación deben colocarse en una funda transparente

Una vez finalizada las horas de vuelo, el departamento de gestión de vuelo, deberá escanear, imprimir y anexar al expediente físico los siguientes documentos:

• Certificación de Horas de Vuelo completadas
• Copia certificada de Bitácora de Vuelo

Luego, hacer entrega de los papeles originales al alumno.

Casos de vuelos eventuales (mantenimiento de la licencia – habilitación de equipo)

Contenido del expediente

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (2) Copia de la licencia de piloto privado o comercial y certificado médico .

Lado derecho – Información Académica

• Formulario 485 – Planilla de evaluación de lección de vuelo.
• Copias de los planes de vuelo del alumno.

Ubicación

• Sede Barquisimeto: Sala de Pilotos-Archivador 1 – Sección 1
• Sede Metropolitano: Sala de Pilotos-Archivador 1 – Sección 1
• Sede Caracas: Sala de Pilotos-Archivador 1 – Sección 1

Controles adicionales:

• Inventario semanal de expedientes activos
• Revisión mensual de estado de documentación
• Auditoría trimestral de sistema de archivado

Responsabilidades:

• Instructor: Completar evaluaciones y progresivos
• Estudiante: Entregar documentación requerida, firmar evaluación de vuelo, progresivos
• Auditor: Verificación de cumplimiento de estándares

Expediente-333-GVR➡️ Físico Recurrente (PPA)

Ubicacion

Archivador 1 Compartimiento 1, Sala de archivos sede BRM

Contenido del expediente

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Fich
   • a de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (2) Copia de la licencia de piloto privado o comercial y certificado médico .
4. Notas certificadas, certificado de culminación, constancia de culminación

Lado derecho – Información Académica

Exámenes :

• Evaluación teórica – Formulario 228 (por cada materia vista)
• Evaluación practica – Formulario 218 (Una evaluación final por todas las materias)

Ubicación

• Sede Barquisimeto: Archivador 1 Compartimiento 1, Sala de archivos
• Sede Caracas:
• Sede Maracaibo:
• Sede Valencia:

Expediente-333-GVRI➡️ Físico Reconocimiento de Instrucción

Contenido del expediente

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (2) Copia de la licencia de piloto privado o comercial y certificado médico .
4. Notas certificadas, certificado de culminación, constancia de culminación

Lado derecho – Información Académica

Exámenes :

• Evaluación teórica – Formulario 228 (En caso de ver la materia por repitencia)
• Evaluación practica – Formulario 218 (por cada materia a convalidar)

Ubicación

• Sede Barquisimeto: Archivador 1 Compartimiento 2, Sala de archivos
• Sede Caracas:
• Sede Maracaibo:
• Sede Valencia:

Expediente-333-GVS➡️ Físico Transitorio Simulador

Ubicación

• Barquisimeto: Sala de operaciones Archivador 2 / sección 3
• Caracas-Margarita-Maracaibo: Archivador Maestro ubicado en coordinación

Proceso uniforme para el uso, custodia y cierre de los expedientes transitorios de los alumnos durante su fase de entrenamiento en simulador.

1. La persona encargada, ubicada en la de pilotos, tendrá a su disposición la carpeta maestra «Expediente Transitorio de Simulador» con todas las fundas de los alumnos activos, la misma se mantendrá en un lugar de acceso restringido.
2. Por cada alumno que inicie el curso, se asignará una funda plástica individual. Cada funda será claramente identificada con una etiqueta que lleve el nombre completo del alumno.
3. El instructor será responsable de entregar la planilla al encargado, quien la guardara en la funda correspondiente.
   En el caso de Caracas, Margarita y Maracaibo, el instructor debe solicitar la carpeta «Expediente Transitorio de Simulador» y depositar la planilla en la funda correspondiente
4. Cuando un alumno complete las 16 horas de simulador, el instructor de simulador verificará que la funda correspondiente contenga las planillas de evaluación completas.
5. El instructor entregará físicamente la funda completa (con sus planillas en su interior) a la encargada de los expedientes de CIA.
6. La persona encargada de los expedientes CIA revisará que el expediente de simulador esté completo y lo trasladará al expediente principal del alumno.
7. El instructor, al realizar la entrega de la funda, deberá completar una Nota de Entrega. Este documento será firmado por el instructor y por la persona designada que recibe la funda, esto sirve como respaldo oficial de que la transacción se realizó de manera correcta y conforme. (El instructor se queda con la nota de entrega)

Procedimiento para el manejo de documentación de alumnos provenientes de otras sedes

Cuando un alumno se traslada temporal o permanentemente desde otra sede, se deberá seguir el siguiente proceso:

• La planilla 485 y las planillas de evaluación correspondientes se archivarán físicamente en el expediente del alumno que se custodia en CCO.
• Dicha documentación que alberga en el expediente de CCO será escaneada y enviada de forma digital a la sede de origen del alumno.
• La sede receptora tendrá la responsabilidad de adjuntar esta documentación al expediente físico principal del alumno, asegurando así que su historial académico se mantenga completo y actualizado en su sede de origen.

Expediente Versión CCO

Este expediente complementario tiene una función puramente de gestión y control de avance.

• Expediente CCO
  • Se encargará de registrar las solicitudes formales de los estudiantes, mantener una bitácora de seguimiento constante y evaluar el avance académico progresivo de cada alumno.
  • Referencia Cruzada: Este expediente incluirá un apartado especial y puntual que funcionará como guía de localización. Allí se especificará con exactitud en qué archivador o área física se encuentra el expediente principal del alumno, haciendo énfasis si corresponde a:
    1. Recurrente.
    2. Reconocimiento de instrucción.
    3. Línea de Vuelo.
    4. Curso en Tierra.
  • Para saber exactamente qué documentos debe llevar y cómo conformar el expediente de CCO, revisa aquí Expediente usuario de línea de vuelo version CCO.
• Ubicación
  • CCO – Zona 4 – Archivador 1

Expediente 333-digital GV➡️ Drive

Generalidades

• Uso: scans se subiran desde las sedes de operaciones de vuelo, y se imprimiran en el CCO.
• Información INAC y de gestión de su Pedido

Ubicación

• Ubicación detallada: Archivador de gestion de vuelo, que esta asignado segun las areas de trabajo – Verificar instructivo
• 333-Digital/Sistemas ➡️ Servidor CCO-Drive de Planificación-Sistema 0.91 (INAC/Pedidos)

Archivo histórico y depuración de expedientes

• El archivo histórico tendrá una duración de 2 años según la RAV 141 y 3 años según la RAV 147
• Se crearan registros que respalden lo esencial de los archivos históricos
• El control de la depuración de expedientes y los archivos historicos serán gestionados desde el CCO