Casos Especiales – RPA

1. Generalidades

El procedimiento establece acciones para garantizar la correcta entrega de certificados emitidos mediante RPA. Se contemplan dos casos principales: certificados no enviados y certificados enviados con datos incorrectos.

En ambos escenarios, se realiza una verificación de requisitos académicos y administrativos, corrección de datos en el sistema y reemisión del certificado, asegurando su entrega oportuna al participante.

El Departamento de Diseño y Marketing, en coordinación con el área académica, es responsable del proceso y del registro de cada incidencia en la bitácora de control.

Los plazos máximos de resolución son de 3 días hábiles para certificados no enviados y 5 días hábiles para certificados con errores.

Este procedimiento garantiza trazabilidad, transparencia y calidad en la gestión de certificados.

2. Objetivos

Establecer los lineamientos y pasos a seguir en los casos especiales relacionados con la emisión de certificados dentro del proceso de RPA, garantizando la correcta entrega, validez y trazabilidad de la documentación emitida a los participantes.

3. Alcance

Este procedimiento aplica a todos los cursos y programas académicos certificados por el Instituto, en modalidad presencial, virtual o híbrida.

4. Casos Especiales

4.1 Certificados no enviados

Descripción: Ocurre cuando, por error del sistema o procedimiento administrativo, el participante no recibe su certificado después de haber cumplido con los requisitos.Tambien ocurre cuando el participante no realiza su expediente.

Acciones correctivas:

1. Verificación en el sistema RPA y en la base de datos de egresados.
2. Confirmar que el participante cumplió con todos los requisitos (expediente, asistencia, pagos, etc.).
3. Generar nuevamente el certificado en el sistema.
4. Validar datos antes de emitir (nombre, cédula, curso, fecha)
5. Registrar la incidencia en la bitácora de casos especiales.

Tiempo máximo de resolución: 3 días hábiles.

4.2 Certificados enviados con datos incorrectos

Descripción: El certificado es emitido y enviado al participante, pero contiene errores (nombre mal escrito, número de documento incorrecto, curso o fecha errada, etc.).

Acciones correctivas:

1. Recepción de la notificación por parte del participante o detección interna.
2. Verificación en los registros originales de inscripción (expediente) y control académico.
3. Invalidar el certificado emitido con errores (anotación en la bitácora de casos).
4. Corrección de los datos en el sistema RPA.
5. Generación y envío del nuevo certificado corregido.
6. Confirmar con el participante la correcta recepción.

4.3 Casos de participantes extranjeros

Descripción: Se presentan particularidades en la emisión de certificados a estudiantes extranjeros, dependiendo de si poseen cédula venezolana o no.

Acciones correctivas:

• Extranjeros con cédula venezolana:
  • Validar que el número de cédula coincida con el registro académico.
  • Emitir el certificado utilizando la cédula venezolana como identificación principal.
• Extranjeros sin cédula venezolana:
  • Utilizar el número de pasaporte como identificación oficial.
  • Verificar que los datos personales coincidan con el registro de inscripción.
  • Emitir y enviar el certificado con esta referencia.

5. Registro y Seguimiento

• Todas las incidencias deberán anotarse en la sección de bitácora de la carpeta de expediente de producto de RPA (digital o física).
• Se debe adjuntar evidencia del error, la acción correctiva aplicada y la confirmación de entrega.
• El responsable del seguimiento es el Departamento de Diseño y Marketing, en coordinación con el área académica.

6. Observaciones

• En caso de reincidencia de errores, se deberá elevar un informe al Gerente Académico para revisión del proceso de RPA.
• Este procedimiento está alineado con las normativas de control de calidad institucional y debe ser actualizado
• Cada caso es estudiado para saber el origen del error o el por que no fue entregado a tiempo.