El Sistema de Gestión de Pedidos centraliza toda la data concerniente a los pedidos que se realiza a nuestra organización y gestionar de manera unificada todos los servicios que ofrece nuestra organización, desde la recepción del pedido hasta su cierre exitoso, garantizando trazabilidad completa y control operativo.
Estructura del sistema
- Se basa en airtable para el almacenamiento de data.
- Usa soft para la interfaz de trabajo
- Automatizaciones:
- Las de airtable
- Relay: permite conectar con otras apps, como drive, gmail, permite creación de carpetas en drives automáticamente.
- ThePdfmaker: Generación de PDFS
- No repetir data: Como política de diseño, por ejemplo, los nombres de los usuarios deben estar centralizados y llamados en otras tablas que lo requieran
- Uso de vinculación de data:
- Sincronización de datas
- Creación de sistemas.
Tablas sincronizadas
La siguiente lista son las distintas tablas que están sincronizadas al espacio de trabajo para poder utilizarlas con vinculación a las diferentes celdas que hay dentro de la sistema de gestión de pedidos (342).
- 1 -Registro general de pedidos: Contiene y Gestiona todos los pedidos con información completa del cliente estatus múltiples (trámite, vuelo, simulador, náutica, aerotienda, así mismo incluye datos financieros, documentos adjuntos y seguimiento operativo.
- 0-Respuestas de formulario: Captura reportes de vuelos reales y simulados Incluye datos técnicos horometro, combustible, instructor y alumno.
- 030 – Lista de tareas: Centra la gestión y seguimiento de las tareas operativas, permitiendo una organización efectiva del trabajo y el control de las actividades en diferentes áreas de la organización.
- 00.23 – Usuarios: Este es el Directorio Central de todos los usuarios relacionados con la institución, incluyendo empleados, estudiantes y clientes, con énfasis en el control de documentación y certificaciones.
- 997 – Categoría de servicios y diseñadores: Organiza y clasifica los diferentes servicios educativos y programas de formación, asignando responsables y estableciendo prioridades operativas. Como aspectos claves los Estados y prioridades dando seguimiento claro y organizado de todos los servicios y procesos.
- 091.1 – Lista de áreas de trabajo: Esta organizado como el mapa de la institución, definiendo la estructura jerárquica, los canales de comunicación y la gestión documental de cada área de trabajo, facilitando la coordinación y operación entre los diferentes departamentos.
- 1000 – Lista de servicios activados: Es un Centro de control operativo de los servicios educativos activos, permitiendo el seguimiento detallado de cada programa desde su planificación hasta su culminación, incluyendo aspectos académicos, administrativos y logísticos.
- 091.5 – Aviones: Registra y controla la información técnica y operativa de las aeronaves de la institución, con énfasis en el mantenimiento y seguimiento de componentes. Por ejemplo Registro de matrículas de todas las aeronaves registradas asegurando un seguimiento preciso de su estado operativo y mantenimiento. También se debe asegurar sobre Detalles técnicos de las aeronaves y Gestión de mantenimiento de las misma.
Alcances y Objetivos
El alcance de la Tabla Gestión de Pedidos es la gestión integral y coordinada de todos los servicios comerciales de la organización, funcionando como el sistema central que unifica, controla y optimiza la experiencia completa del cliente a través de múltiples líneas de negocio bajo un solo marco de gestión operativa.
El objetivo es transformar la tabla 342 en un ecosistema digital inteligente que no solo gestione pedidos, sino que anticipe necesidades, optimice recursos automáticamente, y proporcione una experiencia de cliente excepcional a través de la automatización inteligente, análisis predictivo y comunicación proactiva, estableciendo a la organización como líder en gestión operativa digital en su sector.
Enfoque
El sistema de gestión de pedidos es fundamental para garantizar la eficiencia y la satisfacción del cliente en la entrega de servicios. El desarrollo de procesar un pedido se centra en la recepción y gestión inicial de la orden, el cuál conlleva los siguientes pasos:
- Recepción de la orden: Se recibe la orden de la gestión de pedidos a través de un sistema automatizado o manual.
- Generación de orden de ejecución: Elaboración de la planilla 342B, que servirá como documento oficial para la ejecución del pedido.
- Generación de expediente: Creación de un expediente digital que contenga toda la información relevante al pedido.
- Contacto con el usuario: Comunicación inicial con el cliente para confirmar la recepción de la orden e informar sobre la reserva del servicio solicitado.
- Proporcionar asistencia al cliente para resolver dudas o inquietudes relacionadas con el pedido.
La fase de ejecución de pedido se lleva a cabo en la sede y puede involucrar varias áreas como CIA, operaciones de vuelo, aerotienda etc. Este proceso incluye:
- Recepción del usuario: Recibir al cliente en la sede y verificar la validez de su pedido y asegura que el cliente haga uso del servicio adquirido de manera satisfactoria, supervisando su proceso hasta su finalización.
Cada pedido contará con un expediente que tendrá una versión en CCO, Sede y Drive asegurando que toda la información esté disponible y accesible para las partes interesadas, se utilizará un sistema de automatización que resguarde la información solicitada en una carpeta única de ese pedido. El expediente contendrá:
- Soporte administrativo: Documentación que respalde a la gestión de pedido.
- Encuesta de calidad: Evaluación de servicio proporcionada al cliente.
- Informe de descuentos: Registro de cualquier descuento aplicado por el vendedor.
- Reporte de inconvenientes: Documentación de cualquier problema o inconveniente que haya surgido durante el proceso.
Campos de tabla
Los campos se clasifican de forma campos generales y específicos, de este mismo modo cada gestión de pedido está conformada por sus respectivos campos generales y específicos, no todas las gestiones de pedido llevarán la misma información que otras. Por ejemplo una gestión de pedido de Aerotienda no deberá llevar información de un pedido de gestión de vuelo.
Generales
- Campos de identificación:
- N.º Registro (Auto-numeración)
- Número de pedido (Campo primario)
- Título del pedido (Automático)
- Campos de documentación:
- PDF-Orden de pedido.
- Doc-Orden de pedido.
- ✅Documentos adjuntos a la negociación.
- 🔗 Drive gestión de pedido.
- 🔗 URL de adjuntos
- Campos de cliente:
- Apellidos y nombres R10
- 🔎Correo Electrónico
- 🔎Teléfono
- 🔎Cédula
- Campos de servicio:
- ⭐⚠️ Sub-Categoría de servicios
- 🔎Categorías de servicio
- Descripción del pedido (Versión de woocommerce – Manual)
- Campos de referidos
- 🤝 ¿Aplica programa de referidos?
- 🤝 Nombre y apellido referidor
- 🤝☎️ Teléfono del referidor
- 📧🤝 Email del referidor
- Campos de gestión:
- ✅ Departamento(s) Responsable (s)
- Creado por
- Variable – Sedes
- Operador Responsable
- Campos de Fechas y Documentación:
- ✅ Fecha de pedido
- ✅ Fecha de creación GP
- 🔃 Licencia
- 🔃 Certificado médico
Específicos
- Campos de Aerotienda:
- 🛍️ Categoría producto de Aerotienda
- 🛍️Género del usuario para Aerotienda
- 🛍️ Accesorios de Aerotienda
- 🛍️ Tipo De Uniforme
- 🛍️ Artículo de ropa de Aerotienda
- 🛍️ Talla
- 🔹🛍️ Estatus-Aerotienda
- Campos de Náutica:
- 🌊 N° de personas – Náutica
- 🌊 – Servicio de club náutico
- 🌊 – Información de la negociación del club náutico
- 🌊🔹 Estatus-Club Náutico
- Campos de vuelo
- ✈️ Checklist GP – GV
- ✈️Observaciones de planificación de vuelo
- ✈️Horas de vuelo compradas
- ✈️🔃 Horas de vuelo Voladas
- ✈️ 🔍 Aeronave (Sistema 2020)
- ✈️ 🔍 Matrícula
- ✈️ 🔍 Marca
- ✈️ 🔍 Modelo
- ✈️ 🔍Modelo exacto
- 🔄 Fecha de inicio de planificación de vuelo (sistema 2020)
- 🔄 Fecha de fin de planificación de vuelo (sistema 2020)
- 🔹✈️ Estatus Vuelo
- 🔹✈️ Sub estatus de gestión de vuelo
- ✈️ Horas simulador de vuelo
- ⌚✈️ Horas simulador voladas (Cambiar con 2020)
- ⛽✈️AVGAS comprado
- ⛽✈️Gasolina comprada
- ⛽🔃 AVGAS remanente
- ✈️ Servicio simulador
- Cantidad de horas de reconversión de combustible
