Memorando
El mal llenado de los talonarios de ingreso puede generar confusión y está generando horas de trabajo extra en el departamento de administración, sin mencionar que puede generar un problema con algún cliente. Por esto se procedió a realizar el siguiente instructivo.
Mencionamos un caso que paso hace poco: una alumna de CCS reclamo que ya termino de pagar sus cuotas porque en la factura se le colocó que se estaba recibiendo la cuota número 6, insistiendo que no volvería a pagar porque su factura dice que era el pago de su última cuota, esto ocurrio poque no se estuvo atento al momento del llenado de la factura ni a la correcion solicitada. Esto también pudiera ocurrir con algún vuelto por colocar mal el monto total recibido, por mencionar algunos casos. Por ese motivo se ha tomado la decision de insistir con este tema para evitar posibles problemas por el mal llenado de alguna factura, por lo que se tomaran medidas administrativas con sanciones para el personal que incurra en estos errores nuevamente. Se les pide su mayor colaboración.
Llenado de facturas de ingresos
1. Al recibir ingresos (inscripciones, mensualidades, cursos de especialización, recurrentes, horas de vuelo, etc.) se debe generar soporte de pago por medio del talonario de ingreso. En el cual se debe especificar y llenar de manera correcta:
1. Lugar de emisión y fecha: Se debe especificar el lugar (sede) en donde se recibe el ingreso y la fecha en que fue recibido.
2. He(mos) Recibido de: Se debe colocar el nombre completo del cliente (Nombres y apellidos).
3. RIF./C.I.: Colocar el numero de RIF o la cédula del cliente.
4. La cantidad de: Se debe colocar en letras la cantidad del ingreso recibido, ejemplo, cien dólares (en caso de recibir 100 USD).
5. Por concepto de: Se debe especificar el o los conceptos del ingreso (inscripción, mensualidad, cursos de especialización, recurrentes, horas de vuelo, trámites administrativos, etc.), además de especificar el grupo del alumno (si aplica), ejemplo: TDC82-A-1-SCI, número de cuota, número de pedido, en este campo también se debe colocar en monto y los últimos 5 dígitos de los seriales de los billetes recibidos, ejemplo: 100 $: 2135A. (en caso de ser muchos billetes y por el espacio del campo no se podrán escribir todos, se debe utilizar la parte de atrás de la factura para escribir los códigos de los billetes recibidos).
6. Forma de pago: Se debe marcar con un check ✅ el método de pago utilizado para el ingreso según corresponda.
7. Monto total: Colocar el monto recibido y marcar con un check ✅ si fue en VEF (Bs) o USD ($).
7.1 Monto completo: Si se recibe el monto completo (sin vueltos pendientes), se debe colocar el monto total recibido, ejemplo: se recibe un pago de 75 USD con los billetes completos, se colocan en monto recibido 75.
7.2 Monto completo pero entregando el vuelto: Si se recibe un pago de 90 USD con un billete de 100 USD y se está entregando el vuelto de 10 USD, se debe colocar el monto recibido, en este caso 90 USD, pero se debe hacer la respectiva observación en el campo N.º 8 Observaciones que se le entregó el vuelto (ver más información en 8. Observaciones).
7.3 Monto con vuelto pendiente: Si se está pagando un monto de 90 USD con un billete de 100, y no hay vuelto en efectivo para darle en ese momento y el alumno no quiere el vuelto en pago móvil, se debe hacer escribir el monto recibido (lo que está ingresando a caja) en este caso los 100 USD, y se debe hacer la respectiva observación en el campo N.º 8 que tiene un vuelto pendiente de 10 USD según este ejemplo (ver más información en 8. Observaciones).
7.4 Monto con vuelto en pago móvil: Siguiendo con el ejemplo anterior, se debe colocar el monto total recibido, y hacer la respectiva observación en el campo N.º 8 donde se especifique el vuelto se dará por pago móvil (ver más información en 8. Observaciones).
7.5 Monto con vuelto, pero lo abonará: Igualmente que en el ejemplo anterior, se debe colocar el monto recibido, y hacer la respectiva observación en el campo N.º 8 donde se especifique que el resto del pago se abona (ver más información en 8. Observaciones).
8. Observaciones:
8.1 Pago en efectivo y transferencia (Provincial, Bancaribe o Zelle): Si se recibe un pago parcial de la cuota en efectivo y se indica que el resto del pago se hará por transferencia, se debe recibir solo si ya se realizó el pago por transferencia, ya que no se reciben el pago por partes (que se pague hoy en efectivo y a los días pague el resto de su cuota o inscripción (A excepción de casos especiales y previamente autorizados)), por esto se debe exigir indicar el número de referencia de la transferencia y dejarla plasmada en este campo, si fue transferencia a la cuenta provincial la referencia es el número de cédula del titular de la cuenta que realizo el pago, si por la cuenta Bancaribe es la referencia que muestra el recibo de pago de la transferencia, si fue por Zelle se debe indicar el código de confirmación Zelle y el titular de la cuenta (Nombres y apellidos completos).
8.2 Entregando vuelto: Si se está entregando vuelto con el ejemplo 7.2 Monto completo, pero entregando el vuelto, se debe especificar el monto entregado con el serial de billete entregado.
8.3 Vuelto pendiente: Si le quedo un vuelto pendiente se debe especificar el monto del vuelto pendiente al cliente.
8.4 Vuelto en pago móvil: Si se recibe un pago como en el ejemplo 7.3 Monto con vuelto pendiente, se debe especificar en este campo que el vuelto (especificar el monto del vuelto) por el que se realizó por pago móvil.
8.5 Con vuelto, pero lo abonará a su siguiente cuota u otro pedido que tenga: Se debe especificar el monto que está abonando y el concepto a que lo abonara (siguiente cuota, otro pedido que tenga el cliente(si ya posee número de pedido se debe colocar)).
9. Recibe conforme: Debe ser firmado por quien recibe el ingreso (Coordinador de sede).
10. Recibo de ingreso: Acá nos indica el número de factura, esta debe ser tomada en cuenta al momento de realizar él cuadre de caja en Excel haciendo referencia a las facturas en cada asiento contable.
1.1 Una vez llenado con los datos correspondientes con letra clara, legible, y sellado el soporte. Se debe reportar el ingreso al grupo de WhatsApp “Idea Recp-Ingresos”, con una foto del soporte de pago (foto de buena calidad y ángulo) junto a la moneda extrajera (USD) con que se realizó el pago, en caso de entregar vuelto también debe ser visible en la foto o en PDF luego de escanear con la aplicación CamScanner.
Descargar CamScanner en GooglePlay o en App Store
Luego se activa el flujo de trabajo de soporte de pago que a su vez genera el flujo de dinero en custodia.
En caso de que no se haya generado la cuota del usuario, contactarse con el departamento de administración por Zadarna para que se le genere la cuota correspondiente.
IMPORTANTE (REVISAR ESTE PROCEDIMIENTO)
- Es un error comun del usuario y Coordinador colocar # de pedido incorrecto
- Es un error común llenar incorrectamente el soporte de pago, las cuotas de pago se generan cada 30 días pero:
- Colocar fechas del mes en curso, en lugar de colocar la cuota correspondiente
- Un estudiante puede comenzar a pagar planes de pago meses antes de inscribirse, no existe la figura de inscripción, es simplemente un plan de pago por cuotas que comienza a partir del momento en que realizo el pedido.
¿Como enviar el soporte de pago?
Llenado de facturas de egresos
1. Lugar de emisión y fecha: Se debe especificar el lugar (sede) en donde se realiza el egreso y la fecha en que fue realizado
2. Hemos Pagado a: Colocar el nombre completo (nombres y apellidos) a quien se le ha hecho el egreso.
3. Rif./C.I.: Colocar el número de Rif o cédula de quien recibe el dinero.
4. La cantidad de: Se debe colocar en letras la cantidad del egreso realizado, ejemplo, cien dólares (en caso de pagar 100 USD).
5. Por concepto de: Escribir detalladamente que se está pagando, motivo del egreso y/o para que será utilizado, nombre del proveedor (si aplica). En este campo también se debe colocar los últimos 5 dígitos de los seriales de los billetes empleados en el egreso, ademas del ID del egreso bajo el cual fue autorizado.
Casos especiales:
5.1 Vueltos pendientes entregados días después: Cuando esto ocurra se debe hacer referencia al número de recibo del ingreso al cual se le quedó pendiente el vuelto.
5.2 Pago de alquiler, condominio, servicios: En estos casos se debe ser específico en cuanto a mes que se está pagando y ser lo más descriptivo posible.
5.3 Pago de instructores: Se debe ser especifico en cuanto a ID y nombre de materia que se esta pagando, ademas si es el pago inicial, final o completo de dicha materia.
5.4 Cambio de efectivo por Zelle: Se debe escribir los montos y los ultimos 5 digitos de los seriales de los billetes que se van a entregar (ejemplo: 100$:1453A), ademas el codigo de confirmacion Zelle, debe quedar reflejado allí (Conf. Zelle: ksnd2d1f).
5.5 Compra de suministros de oficina, productos de limpiza, recarga de agua: En estos casos al final del dia se debe realizar una sola factura de egreso por todos los articulos comprados (debio a que en la mayoria de los casos son montos pequeños) pero se debe ser especifico en la descripcion de los productos comprados y los montos por cada producto (igualmente todos estos deben estar soportados con su factura, nota de entrega (debe ser exigida)).
6. Forma de pago: Se debe marcar con un check ✅ la forma de pago en que se hizo el egreso.
7. Monto Total: Colocar el monto del egreso en números y marcar con un check ✅ si es VEF (Bs) o USD ($).
7.1 Egresos con un vuelto pendiente: Se debe evitar en lo posible a que esto suceda, en caso de no tener sencillo en caja para hacer completo el egreso se debe hacer lo posible para dar ese monto faltante en efectivo en pago móvil. Pero en caso de ocurrir y que egreso ser mayor al monto del pago (ejemplo: un instructor debe cobrar 18 USD, pero por no tener sencillo se le dan 20 USD quedando con un vuelto pendiente de 2 USD) se debe hacer la observación que debe traer vuelto de 2 USD. En este caso el monto total debe ser el monto egresado de caja, en este ejemplo fueron 20 USD, aunque el monto a cobrar eran 18 USD, en este caso se procede a hacer la debida observación.
8. Observaciones: Colocar alguna nota de importancia en el egreso, por ejemplo, en caso de que en algun pago por no tener sensillo se entrego de mas (caso muy recurrente en el pago de instructores) y queda un vuelto pendiente, se debe hacer referencia a que quedo un vuelto por entregar).
9. Recibe Conforme: Debe firmar la persona quien recibe el egreso.
10 Recibo de Egreso: Acá nos indica el número de factura, esta debe ser tomada en cuenta al momento de realizar él cuadre de caja en Excel haciendo referencia a las facturas en cada asiento contable.
Nota: llenar el recibo con letra leíble de forma ordenada sin tachaduras, en casos de error en fecha, y montos anular el recibo y hacerlo de nuevo.
Enviar foto como soporte de pago colocando el efectivo que se está entregando y facturas.
Normas
- No recibir billetes deteriorados ni en mal estado.
- Los recibos de ingreso y egreso no deben llevar tachaduras borrones o corrector.
- En caso de anular algun recibo se deben reportar ambos (original y copia) como «anulados» y encluir en su formato excel de caja para su debido reporte.
