Introducción
El Ecosistema ERP de IDEA es una plataforma integral diseñada para centralizar las operaciones. Para mantener un orden absoluto en la Base de Conocimientos (KBX) y en el desarrollo del software, es fundamental comprender la arquitectura de información y la diferencia entre Categorías, Etiquetas y Módulos.
REGLA DE ORO ARQUITECTÓNICA:
Es estrictamente obligatorio que exista un documento o instructivo de generalidades alojado dentro de cada subcategorÃa (del 01 al 08) de cada Módulo del Ecosistema. Este documento debe explicar de forma detallada para qué sirve esa rama en especÃfico, cuáles son sus lÃmites y qué tipo de información debe guardarse allÃ.
1. Conceptos Fundamentales de Arquitectura
🏷️ Etiquetas / Tags (Los Temas Transversales)
¿Qué son? Representan Temas que atraviesan horizontalmente a toda la empresa.
Regla de Oro: Por el simple hecho de pertenecer a más de un área o departamento, un concepto se considera un Tema/Etiqueta. Si solo le aplica a un departamento, es una Categoría. Las etiquetas conectan la información entre distintos manuales.
Ejemplo: «Nomenclatura», «Seguridad Laboral», «Atención al Cliente».
🧩 Módulos (Los Bloques Funcionales) – ⚠️ Aplica solo a ERP
¿Qué son? Representan las herramientas de software, funciones específicas o «estaciones de trabajo» dentro del ERP.
Regla de Oro: Los módulos no están atados a un solo departamento, sino a una Función o a un Rol de Usuario, o un tema. Un mismo módulo será utilizado por múltiples roles (ej. el gerente, la recepcionista, el vendedor), cada uno con diferentes niveles de permisos e interacción.
Ejemplo: Módulo de Gestión de Archivos, Módulo de Vendedor.
📂 Categorías/Sección (La Estructura Vertical)
¿Qué son? Representan un capitulo o sección dentro de un manual o modulo
Regla de Oro: Un artículo o documento pertenece principalmente a una sola categoría (su hogar). Las categorías responden a la pregunta: «¿A qué departamento pertenece esta información?».
Ejemplo: Manual de Mantenimiento, Manual de Ventas.
Ejemplo 2: Módulo de Coordinación de sede con acceso parcial al Módulo de Documentos. Solo lo que le interesa.
2. Lista Maestra de Módulos del ERP (Tentativa)
Nota: La siguiente lista es tentativa y dinámica. Está sujeta a cambios a medida que el ecosistema evoluciona, y se basa orgánicamente en las etiquetas y categorías existentes de la empresa. Cada departamento y etiqueta transversal importante puede derivar en la creación de su propio módulo.
Módulos Basados en Roles (Estaciones de Trabajo)
- Módulo de Gerencia General: Panel de control macro, KPIs, aprobaciones de alto nivel.
- Módulo de Gerentes (Por Área): Supervisión de equipos, reportes específicos de departamento.
- Módulo del Vendedor: Pipeline de ventas, cotizaciones, interacción con CRM.
- Módulo de Instructores: Gestión de clases, evaluaciones, simuladores, horarios.
- Módulo de Administración: Finanzas, facturación, cuentas por cobrar/pagar.
Módulos Basados en Funciones Transversales
- Módulo de Gestión de Archivos (Drive Interno): Gestión completa y centralizada de todos los archivos y documentos digitales de la empresa. Aplica a todos los roles.
- Módulo de Inventario y Suministros: Trazabilidad de activos, alertas de stock, ingresos y egresos de material.
- Módulo de Nomenclatura y Trazabilidad: Herramienta para generar y rastrear los códigos únicos (nomenclatura) de expedientes y productos.
- Módulo de Base de Conocimientos (KBX): Este mismo sistema donde se alojan los manuales e instructivos.
Módulos Basados en areas de trabajo
- Módulo de Recursos Humanos: Nómina, expedientes de empleados, asistencias, vacaciones.
- Módulo de Gestión de Calidad (Auditoría): Reportes de no conformidades, check-lists de inspección, mejoras continuas.
3. Módulos y Listados Maestros
Cada módulo del ERP produce y consume datos de uno o más Listados Maestros. Un Listado Maestro es una base de datos sin filtros que contiene la totalidad de los registros de un tipo específico (usuarios, pedidos, inventario, etc.). La relación módulo ↔ listado es la columna vertebral del flujo de datos en IDEA.
Mapa Módulo → Listado Maestro
| Módulo | Lee de (Listados Maestros) | Escribe en (Listados Maestros) |
|---|---|---|
| Módulo del Vendedor | Lista de Usuarios, Lista de Servicios, Lista de Productos | Lista de Pedidos |
| Módulo de Administración | Lista de Pedidos, Lista de Usuarios | Lista de Certificaciones de Pago, Lista de Inventario |
| Módulo de Instructores | Lista de Usuarios (alumnos), Lista de Servicios (cursos) | Lista de Horas de Vuelo |
| Módulo de Inventario | Lista de Productos | Lista de Inventario (entradas/salidas) |
| Módulo de RRHH | Lista de Usuarios (personal) | Lista de Expedientes de Usuario |
| Módulo de Gerencia | Todos los Listados Maestros (consulta) | Ninguno (solo lectura y aprobaciones) |
| Módulo de Gestión de Archivos | Lista de Manuales y Documentos | Lista de Manuales y Documentos |
| Módulo de Calidad | Todos los relevantes al área auditada | Registros de no conformidades |
4. Bloques de Módulo (hereda la Estructura de Capítulos)
Cada módulo del ERP, al igual que cada manual de departamento, debe seguir la Estructura de Manuales, Módulos y Expedientes definida en el Instructivo Maestro de Estructura Estándar. Esto significa que cada módulo tiene como mínimo:
| Bloques | Contenido en el Módulo |
|---|---|
| Bloque. 1 | Descripción del Módulo — qué hace, a qué procesos sirve, quién lo usa. |
| Bloque. 2 | Gestión Documental — archivos, formatos y nomenclatura que genera el módulo. |
| Bloque. 3 | RRHH — perfiles de usuario y roles con acceso al módulo, fichas de trabajo. |
| Bloque. 4 | Administración — procesos administrativos que ejecuta el módulo (cobros, egresos, inventario). |
| Bloque. 5 | TIC e IA — manual de uso técnico del módulo, integraciones con otros módulos, agentes de IA. |
| Bloque. 6 | Calidad — KPIs del módulo, estándares del output, auditorías de funcionamiento. |
| Bloque. 7 | Gestión de Trabajo — flujos operativos dentro del módulo, tareas, calendario. |
| Bloque. 8 | Registros y Bitácoras — el módulo sí puede alojar directamente expedientes, bitácoras en vivo e históricos. |
| Modulos adicionales – ver referencia |
5. Módulos y Expedientes 1015
El Expediente de Área de Trabajo (Nomenclatura 1015) es el vínculo estructural entre un módulo del ERP y la realidad operativa de un departamento o sede. Cada módulo, al implementarse en un departamento específico, genera o se vincula a un Expediente 1015 que contiene:
- Configuración local del módulo — parámetros, permisos y personalizaciones aplicados a esa sede o departamento.
- Vistas de Listados Maestros filtradas — subconjuntos de datos relevantes para ese contexto (ej. «alumnos de Caracas» dentro del Listado Maestro de Usuarios).
- Registros históricos — bitácoras, logs y transacciones del módulo en ese departamento.
- Fichas de trabajo — roles y personas asignadas al uso del módulo en esa área.
Esta arquitectura garantiza que un módulo sea genérico en su diseño (aplica a toda la empresa) pero específico en su implementación (cada departamento lo configura según sus necesidades vía Expediente 1015).
6. Ciclo de Vida de un Módulo
Todo módulo del ERP de IDEA pasa por las siguientes fases:
| Fase | Descripción | Entregable |
|---|---|---|
| 1. Diseño | Definir qué hace el módulo, a quién sirve, qué datos maneja y qué Listados Maestros consume/produce. | Artículo de diseño en KBX (Cap. 1 del módulo) |
| 2. Desarrollo | Construcción técnica del módulo en el ERP (Odoo, WordPress, Airtable o herramienta correspondiente). | Módulo funcional en staging |
| 3. Documentación | Completar los 8 capítulos estándar del módulo en la Base de Conocimientos. | Artículos KBX completos |
| 4. Piloto | Implementación controlada en un departamento o sede de prueba. | Expediente 1015 del piloto |
| 5. Producción | Despliegue a todos los departamentos y sedes que lo requieren. | Expedientes 1015 por sede |
| 6. Mejora continua | Auditorías (Cap. 6), análisis de causa raíz, actualizaciones de versión. | Registros en Cap. 8, actualización de KBX |
🔗 Información relacionada
- Lógica de Estructura Estándar de los Manuales y Módulos de IDEA — Los 8 capítulos que todo módulo debe heredar.
- Instructivo Maestro — Listados Maestros — Definición, jerarquía y meta-lista de los Listados Maestros de IDEA.
- Instructivo Maestro de Archivología — Nivel Gerencia — Nomenclatura 1015 y sistema de expedientes.
- Instructivo Maestro: Nomenclatura Universal — Códigos universales para módulos, artículos y expedientes.
- Estructura General del Sistema ERP: Ecosistema IDEA — Mapa técnico del ecosistema de sistemas.
Capítulo 10 — Instructivos Maestros | Manual de ERP-Producción IDEA | Rev. 2 — Mayo 2026
