Geralidades
- Aplicabilidad: Programados y personalizados: Los cursos programados nacen a iniciativa del área de diseño de IDEA, y se planifican con al menos 3 meses de anticipación, tienen planes de pago, y ofertas preventa, mientras que los cursos personalizados son para un máximo de 3 personas, y nacen a iniciativa de aspirantes que requieren cursos con urgencia.
- Generalidades: La filosofia de los pedidos será la estándar que se usa en IDEA, que los vendedores vendan y realicen o logren que el usuario realice pedidos online en nuestra tienda en linea, y que administración genere la orden de pedido para que el departamento de diseño lo procese, y sede chiviriviche lo ejecute.
- Procesar pedido CCO: Consiste en atender al usuario, generar la notificación de reserva, actualización de registro, entre otros
- Ejecutar pedido en sede: Consiste en recibir al usuario y gestionar que haga uso del servicio adquirido de forma satisfactoria hasta el final.
- Expediente: Cada pedido tendrá un expediente donde tendrá su soporte administrativo, encuesta de calidad, informe con información relacionada como descuento que hizo el vendedor, o reporte de algún inconveniente, etc.
- Procedimiento desde el usuario: Se encuentra en el instructivo de nombre, 7-proceso de instrucción de simulador
- Procesar pedido CCO: Consiste en atender al usuario, generar la orden de ejecución de pedido, generar notificaciones a las partes relacionadas, planificación de clases, actualización de registros, entre otros generar expedientes y actualizar registros
- Ejecutar pedido en sede: Consiste en recibir al usuario y gestionar que haga uso del servicio adquirido de forma satisfactoria hasta el final.
- Manuales de pilotos: Disponibles en la sala de simulador, debe tener un control de inventario o de biblioteca para evitar sean extraviados.
- Archivos: Cada sede debe tener un archivador dedicado al simulador, donde se archivaran los expedientes de alumnos que están en línea de vuelo simulado (ver instructivo)
- Salas de simulador con equipos: pizarra silla mesa mapas
- Expediente: Cada pedido tendrá un expediente donde tendrá su soporte administrativo, encuesta de calidad, informe con información relacionada como descuento que hizo el vendedor, o reporte de algún inconveniente, etc. Este expediente tendrá sus versiones de CCO-Sede-Drive
Resumen del desarrollo de cursos especiales
- El aspirante nos contacta solicitando información, a lo cual un vendedor debe atender y brindar información en base a las especificaciones de servicio en PDF, en muchos casos envíos de presupuestos junto con especificaciones, y seguimiento (en concordancia con manual de vendedor CCO).
- Las especificaciones de habilitaciones para cursos de habilitación o renovación de licencias de TMA y PPA se encuentran en las especificaciones de servicios de TMA o pilotos.
- Muchos casos requieren soporte elevado de diseño debido a la complejidad del caso. (Esto deberá estar explicado en manual de vendedores con guiones de ventas para responder preguntas relacionadas a instructores-disponibilidad-horas de clase-horarios-etc.)
- El listado 1000 debe tener toda la información relacionada a estos servicios para que la asesoría pueda ser lo más expedita posible. como:
- Valores de tolerancia de precios de negociaciones
- Disponibilidad de inicio de curso.
- Se cierra la venta y se realiza procedimiento de gestión de pedido.
- Se sigue procedimiento de activación de servicio personalizado (documentación, archivos)
- Todo lo ofrecido durante la negociación con soportes debe quedar adjunto en la gestión del pedido
- Se elaborará un documento ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio) privado que defina de manera clara las responsabilidades tanto del instructor en relación con la ejecución del curso, como las del instituto hacia el instructor. Este acuerdo deberá especificar detalladamente el número total de horas académicas, tanto en modalidad presencial como en online. Además, se establecerá que el instructor tiene la obligación de asegurar la culminación exitosa del curso, garantizando que los alumnos reciban una formación de calidad premium, acorde con nuestros estándares académicos, y atendiendo adecuadamente todas las necesidades educativas de los estudiantes.
- Asimismo, cada Acuerdo de Nivel de Servicio incluirá una negociación de pago específica entre el instituto y el instructor, la cual estará basada en los términos acordados en su relación laboral y conforme a los acuerdos establecidos en su empleo, este acuerdo será de forma privada entre el instituto y el personal encargado del procesamiento del curso, para la creación de este acuerdo se usa el Formulario 98-R6-Acuerdo a nivel de servicio el cual se encuentra en el servidor en documento genéricos y el Drive de planificación.
- Se genera orden de ejecución de pedido con la planificación, lo que genera;
- Planificación de horarios con fechas de inicio y fin, día de clase, horarios de clase, salas de clase.
- Notificaciones a los instructores con instrucciones
- Notificaciones a los coordinadores con instrucciones
- Notificaciones a usuarios con instrucciones
- Se comienza el curso, se realiza de acuerdo a las instrucciones generadas.
- Se generan los actos de cierre, como pago, se cargan los documentos de soporte, se archiva, se generan certificados.
Información relacionada
- Instructivos en la categoria: activación de servicio
- Instructivos en la categoria: gestión de servicios
- Registro y soporte de evaluaciones de vuelo
- Normas generales de expedientes y archivadores
- Proceso de instrucción personalizada – versión estudiante
- Proceso de instrucción personalizada – versión instructor
- Instructivo de Gestión de pedidos parte 1
Listado de pedidos de simulador (342.2)Expediente de estudiante – Versión físico CCO – (Gestión de pedidos)- Estructura de expediente de servicio activado – Versión CCO para curso especial
- Gestión de expediente
- Manual de instructores
- Tabulador de pago
- Politicas de pago
- Solicitud de egreso
- procedimiento de solicitud de egreso monetario
- Procedimiento de ejecución de servicio – versión instructor
- Procedimiento de ejecución de servicio – versión coordinador
- Instructivo de progresivo académico (485)
- Listado de cursos especiales
- Listados de cursos especiales activados
- Listado de instructores de cursos especiales
- Listados de trámites
- Procedimiento de certificación de graduación
Pasos gestión de pedido CCO
- Email: El operador continuamente verificará emails por notificaciones de gestiones de pedido. (Se generara automaticamente cuando se genera la orden de pedido, (en caso de fallas ver politica de automatización)
- Registro de pedidos de simulador: El operador verifica registro y archivo de pedidos de simulador (342.6) y enlace de drive para inspeccionar la orden de pedido
- Expediente de gestión de pedido: El operador asignado arma el expediente de gestión de pedido versión CCO, en concordancia con instructivo. (Una automatización genera la carpeta versión drive)
- Contacto inicial: El operador contacta al usuario y le brinda un briefing del proceso. Valida la información anotada en ventas, y realiza anotaciones de cualquier cosa relacionada al servicio en la hoja de gestión de pedido, entre las más comunes está el objetivo del curso (por ejemplo la obtención de una habilitación de licencia) y la fecha tope de la obtención de la certificación (muchas veces los usuarios quieren un certificado con fecha inmediata, a lo que el planificador debe tener respuestas y soluciones estandarizadas)
- Disponibilidad: El operador verifica listado de instructores y disponibilidad de instructores (registros formales), de salas de clase, y de estudiantes.
- Generar ejecución de pedidos: Con el resumen de la planificación se indica que recibirá el resumen de la planificación, lo cual disparará un PDF, correos, y armará una carpeta drive automáticamente. El operador planifica el simulador y genera la ejecución de pedido desde el registro 342.6 con el botón “generar PDF”, con lo que el estudiante, instructor, y correo de sedes tendrán citas e instrucciones formalmente programadas. Adicionalmente el coordinador debe guardar la ejecución en la carpeta de la gestión del pedido.
- Planificación en registro de calendario: Actualizar registro de calendario de cursos especiales
- Verificación de calendario: (la automatización de google sheet deberia sincronizar las filas del registro del paso anterior con el calendario online y enviar notificaciones por cada evento)
- Contacto secundario: El operador contacta al usuario al coordinador, al instructor y le brinda detalles del proceso (el sistema podría enviar ws automáticos).
- Solicitud de egreso: Y monitoreo de confirmación, Realizar solicitud de egreso aplicando procedimiento de solicitud de egreso monetario y monitorear pago. de acuerdo con las políticas administrativas
- Desarrollo de la ejecución del pedido: El instructor y el alumno realizan las clases de acuerdo a su calendario y
procedimiento - Reporte de cada clase: Al finalizar cada clase el instructor debe llenar el formulario de reporte de curso especial, escaneando la planilla de evaluación (
ver formulario de reporte de clase de curso especial) - Actualización de expediente de ejecución:
El registro de progreso académico (485), se archiva en el expediente del estudiante, en la sede y en drive. - Realización de certificaciones y envió: Usando procedimiento correspondiente
- Entrega de certificaciones: Usando procedimiento correspondiente
- Cierre del pedido: Consiste en colocar las últimas observaciones en la gestión del pedido como:
- Se coloca que fue entregado exitosamente
- Se coloca que fue añadido al libro de certificados de la sede en cuestión.
- Se solicita reseña de calidad y se envía cupon de descuento para proximos servicios
Items de grupos
- Grupos: En caso de grupales. Se debe llenar la planilla de pedido grupal. que se deberá poder descargar desde el centro de soporte y la tienda
Procesamiento de un curso recurrente / Personalizado
Procedimiento para realizar correctamente el proceso de los cursos especiales Pasos para procesar correctamente un curso especial
1- Gestión de Pedidos de cursos (Recurrentes).
Caso 1: Por Gestión de Pedido (Recurrentes).
Luego de tener confirmacion de pago por parte de administración procedemos de la siguiente manera:
- Buscamos la gestión de pedido verificando el recurrente que necesita (TDC, TMA, PPA, en alguna habilitación) verificando la negociación, en ocasiones el vendedor es quien realiza la ejecución de pedido y no debe ser así.
- La ejecución de pedido debe ser procesada por Diseño específicamente los encargados de los Cursos Especiales.
- Se debe verificar que el estudiante tenga el expediente digital, en caso contrario enviar enlace para que lo procese con el fin de archivarlo en la carpeta del servicio activado que corresponda del mes.
- En este punto dependerá de la negociación establecida si se enviará el material o refrescamiento presencial. Esto se verá reflejado en los siguientes casos.
Caso 2: Online / Refrescamiento (envió de material por WhatsApp) – Recurrente
- Se hace envió de material ubicado en el servidor o drive descrito en la siguiente sección.
- Este material es lo que el estudiante debe conocer para responder el examen enviado, basado en el banco de preguntas del INAC.
- Tiempo prudencial para el envío y contestación del examen 5 días.
- Luego de corregido por nuestros instructores filtrado por Diseño, debemos dar respuesta positiva o negativa del mismo.
- En caso de ser positiva debemos proceder con la emisión digital y física del certificado de notas y del certificado de culminación exitosa del recurrente.
- En caso de ser negativa dependerá del caso para la flexibilidad en volver a ejecutar o no el pedido ó generar otro.
Caso 3 : Repaso Profundo (Presencial) – Recurrente
- Se debe coordinar disponibilidad de tiempo del instructor y del estudiante(Ejecución del pedido).
- Durante la ejecución del pedido ya debe estar definido la cantidad de horas que se van a dictar, teniendo claro ambas partes(Instructor-Alumno), que es un refrescamiento y por ende la cantidad de horas dictadas son menos.
Caso 4 : Personal IDEA – Recurrente
- Para nuestro personal también dependerá del tipo de convenio, por lo general debe contar con un cupón de descuento firmado y sellado por PG.
- Se procesa igualmente como en los casos anteriores.
- Debe tener un pedido en tienda.
- Junto con la gestion de pedido .
- Esta gestión debe estar anexada junto con el expediente académico y ambas en la carpeta del servicio activado.
2- Gestión de pedidos por cursos (Personalizados).
Caso 1: Por Gestión de pedido.
- Se verifica la gestión de pedido evaluando el producto y servicio adquirido sea (TDC, TMA, PPA,DDV en el curso inicial o habilitación) verificando la negociación que obtuvo con el vendedor.
- La ejecución de pedido debe ser procesada por Diseño específicamente los encargados de los Cursos Especiales.
- Se le enviar enlace de la pagina de la creación del expediente digital al alumno para que haga el llenado correspondiente y lo envie con el fin de archivarlo en la carpeta del servicio activado que corresponda.
- Dependiendo el pedido se procederá a la planificación de las clases teóricas y tutorías según sea el caso.
- El encargado de procesar estas gestiones de pedido, acompaña al alumno desde su inicio hasta la finalización de su certificación.
Caso 2 : Reconocimiento de instrucción.
- El Alumno debe presentar una solicitud formal de convalidación, acompañada de todos los documentos y soportes pertinentes.
- Una vez recibidos los documentos, el personal administrativo debe registrar la solicitud en el sistema de gestión de solicitudes.
- Se debe evaluar la documentación proporcionada para verificar que esté completa y correcta.
en caso de un documento faltante se le debe hacer saber al alumno. - Para que la institución pueda realizar la convalidación el alumno no puede estar desvinculado de su teoria por mas de 12meses, de lo contrario tiene que ver el curso nuevamente.
- Se realiza una evaluación de reconocimiento al alumno, para certificar que domine el material académico.
- Este Reconocimiento de instruccion consta de un total de 06 horas, 04 horas se le imparte al alumno un repaso general de la carga académica y 02 horas para realizar una evaluación general de la carga académica.
Nota importante: Todos deben tener gestión de pedido para ser procesados, sea que vengan del departamento de gestión de vuelo para cursos personalizados ó de cualquier otro departamento Diseño es quien debe procesarlos.
