PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y ENVÍO DEL INFORME SEMANAL AL INAC
Código: PR-ADM-001
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: [Fecha de aprobación]
Departamento responsable: Coordinación Administrativa / Dirección Técnica
Para este procedimiento es de suma importancia que se aplique los recordatorios.
1. OBJETIVO
Establecer las instrucciones y responsabilidades para la elaboración, revisión, resguardo y envío del informe semanal al Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC), a ser remitido cada viernes con las debidas medidas de seguridad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los informes semanales que deben ser remitidos por la organización al INAC, en cumplimiento con las disposiciones técnicas y administrativas correspondientes.
3. RESPONSABLES
- Elaborador del informe: Técnico/a designado/a por la Dirección Técnica.
- Revisor: Jefe de Área o Coordinador/a correspondiente.
- Responsable de envío: Personal administrativo asignado.
4. FRECUENCIA
El informe deberá ser elaborado, revisado y enviado todos los viernes, antes de las 3:00 p.m.
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
5.1 Recolección de Información
- Recopilar los datos técnicos y administrativos de la semana en curso (lunes a jueves) y del viernes por la mañana, si aplica.
- Incluir cifras, reportes, novedades operativas, incidencias, y cualquier otro dato requerido por el formato establecido por el INAC.
5.2 Elaboración del Informe
- Completar el formato oficial del informe semanal (documento en Word o PDF).
- Verificar que toda la información esté clara, precisa y correctamente redactada.
- Guardar el archivo con el siguiente nombre:
Informe_Semanal_INAC_[fecha] (ejemplo: Informe_Semanal_INAC_2025-07-04)
5.3 Revisión
- El documento debe ser revisado por el Jefe de Área o Coordinador asignado.
- Confirmar que no haya errores de forma o fondo.
5.4 Protección del Archivo
- Convertir el documento a formato PDF si no lo está ya.
- Proteger el archivo con contraseña de apertura utilizando la siguiente clave:
IDEA.aeronautica*2025
5.5 Envío del Informe
- Enviar el archivo PDF protegido al correo electrónico designado por el INAC.
- En el cuerpo del correo incluir:
- Título del informe
- Nombre del remitente y cargo
- Fecha de envío
- Nota indicando que el archivo está protegido y que la contraseña fue entregada previamente.
5.6 Resguardo
- Archivar una copia del informe (en versión editable y PDF protegido) en la carpeta interna designada (servidor\100. CIA\10. PLANIFICACIÓN\100-10-Expedientes INAC de sedes\100-10-1 – Expediente INAC de sede y núcleos\100-10-614. Expediente INAC de sede – CIA Barquisimeto\30-11-614-4 Actas, Tramites y correspondecia\3-Correspondencia-Repo)
- Registrar el envío en el control de informes semanales.
