1. Objetivo
Establecer los lineamientos para la creación, difusión y resguardo de material informativo relacionado con el Sistema de Gestión de Seguridad (SMS). El propósito es informar, sensibilizar y educar tanto al personal como a los estudiantes, garantizando una conciencia de seguridad permanente y fortaleciendo la cultura institucional.
2. Alcance
Este instructivo aplica a todo el material comunicacional generado por el departamento de seguridad, dirigido a:
- Personal docente y administrativo.
- Estudiantes.
- Personal obrero y contratistas.
4. Tipos de Productos de Comunicación
Según la estrategia, se utilizarán los siguientes formatos:
- Boletines Informativos: Resúmenes periódicos con novedades, estadísticas o lecciones aprendidas.
- Carteleras (Físicas o Digitales): Información visual de alto impacto y lectura rápida.
- Videos: Material audiovisual para tutoriales, simulacros o mensajes de concienciación.
- Material de Campañas: Trípticos, afiches relacionados con temas específicos de seguridad.
5. Procedimiento Paso a Paso
Paso 1: Identificación de la Necesidad
El Coordinador SMS detectará la necesidad de comunicación basada en:
- Nuevos riesgos identificados.
- Cambios en normativas.
- Tendencias de incidentes recientes.
- Fechas clave o campañas anuales de seguridad.
Paso 2: Diseño y Desarrollo
El equipo encargado elaborará el material asegurando que el mensaje sea:
- Claro: Lenguaje sencillo y directo.
- Educativo: Que aporte valor y conocimientos al usuario.
- Sensibilizador: Que apele a la responsabilidad individual y colectiva.
Paso 3: Revisión y Aprobación
Antes de su difusión, todo material debe ser revisado para asegurar la precisión técnica de la información de seguridad.
Nota: No se debe publicar información sensible o confidencial sin autorización expresa.
Paso 4: Difusión
Publicar el material en los canales establecidos:
- Carteleras de pasillo, sala de pilotos redes sociales institucionales, pantallas informativas.
Paso 5: Custodia y Archivo
Este es un paso crítico de la gestión de información.
- Digital: Guardar una copia de alta calidad de todos los artes, videos y boletines en el servidor central bajo la carpeta «Histórico de Campañas SMS».
- Físico: Mantener un archivo de muestras de folletos o boletines impresos.
- Registro: Llevar un control de fecha de publicación y tema tratado para evitar repeticiones y medir el alcance.
Emisión de nuevas ediciones de Boletines, Afiches, materiales y Videos
Boletines: Se realizará por parte del equipo de SMS cada 3 meses y será distribuido a las salas de operaciones y sedes de IDEA.
Contenido audiovisual: El equipo de SMS realizará mensualmente contenido audiovisual informando sobre novedades y mejoras así como como identificar nuevos peligros detectados y promover la cultura de seguridad operacional
Material impreso: Cada tres meses se actualizarán los afiches y dípticos de la promoción de SMS en apoyo a los boletines informativos de SMS
