Sistema de gestión de calidad – 091

Descripción General

Es un sistema integral que abarca varios aspectos de la operación del instituto, incluye un sistema de documentos controlados y expedientes que aseguran la trazabilidad y organización de la información. Además, se mantiene un control estricto de archivos y documentación, especialmente para servicios activados y expedientes, enfocado en la calidad de servicio y la satisfacción del cliente., Esto es, Lista y vista personalizada de;

• Información estándar (comunicados, cartas, informes, etc)
• Áreas de trabajo
• Señalizaciones
• Archivadores
• Expedientes
• Documentos
• Documentos sensibles
• Gestión de trabajo del departamento (distribución de trabajo-tareas-reportes)

Objetivos del sistema

• Mantener un sistema organizado de documentación controlada
• Asegurar el cumplimiento de normativas y estándares aeronáuticos
• Establecer programas de entrenamiento continuo para el personal
• Mantener actualizados los manuales y procedimientos operativos
• Monitorear el progreso académico y operativo
• Gestionar la documentación legal y regulatoria
• Mantener altos estándares de calidad en la instrucción

Importancia del Sistema

Este sistema es vital para la supervivencia y éxito de la institución en el competitivo sector de la educación aeronáutica, ya que minimiza riesgos operacionales, impulsa el crecimiento y fortalece la competitividad.

Tablas del Sistema

Gestión Organizacional y Estructura

• 1-Lista de áreas de trabajo: Registro de departamentos y áreas operativas
• 2-Tipos de área: Clasificación de las diferentes coordinaciones y rangos organizacionales
• 00.23-Usuarios: Gestión del personal y usuarios del sistema

Gestión Documental

• 10.1 Documentos controlados: Control y seguimiento de documentación oficial
• 10.2-Categoría de Expedientes: Clasificación y organización de expedientes
• 10.3 Expediente: Gestión de expedientes individuales
• 10.4 Categoría de Documentos: Clasificación de tipos de documentos
• 10.5 Archivadores: Sistema de archivo físico y digital
• 10.6 Categoría de Archivadores: Organización de sistema de archivo
• 10.7 Zonas de archivadores: Ubicación física de documentación
• 10.7.1 Limites: Control de acceso y restricciones de zonas de archivo

Gestión de Información y Comunicación

• 172-Información estándar: Documentación de procesos y procedimientos estándar
• 10.7 Sistema de notificaciones: Sistema de alertas y comunicaciones

Gestión de Servicios y Productos

• 997 – Categorías de servicios y diseñadores: Clasificación de servicios ofrecidos
• 996 – Categorías de servicios: Categorización de servicios
• 998-Catalogo basico de productos: Inventario de productos
• 1000-Lista de servicios activados: Registro de servicios en operación

Gestión de Capacitación y Entrenamiento

• 1919-1-Planificación y calendario de Entrenamiento (INAC): Programación de entrenamientos
• 1-609-Manuales reglamentos y guías: Documentación técnica y normativa
• 0.1/14-Reglas técnicas: Normativas y regulaciones técnicas

Gestión de Flota y Equipamiento

• 5-Lista de aviones IDEA: Registro de aeronaves
• 300-Señalizaciones: Sistema de señalización y seguridad

Gestión de Expedientes Digitales

• 0.1-4 Documento Genérico: Documentación general
• 333-Expediente Digital: Sistema de gestión digital de expedientes

Gestión de Sedes

• 0.23-Varible sedes: Administración de diferentes ubicaciones y sedes

Tablas Vinculadas

1- Lista de areas de trabajo

Vinculada con:

• 2-Tipos de área (Superior y Tipo de área)
• 6-Entrenamiento
• 10.5 Archivadores
• 10.1 Documentos
• 10.2-Categoría de Expedientes
• 10.4 Categoría de Documentos
• 10.3 Expediente
• 10.7 Zonas de archivadores

2- 10.1 Documentos controlados

Vinculada con:

• 00.23-Varible sedes
• 10.4 Categoría de Documentos
• 1-Lista de areas de trabajo
• 172-Información estandar

3- 10.2-Categoría de Expedientes

Vinculada con:

• 1-Lista de areas de trabajo (Ubicación)
• 10.4 Categoría de Documentos
• 10.5 Archivadores
• 10.3 Expediente
• 0.1-4 Documento Genérico

4- 10.3 Expediente

Vinculada con:

• 10.2-Categoría de Expedientes
• 10.5 Archivadores
• 1-Lista de areas de trabajo
• 998-Catalogo basico de productos
• 1000-Lista de servicios activados
• 10.7 Zonas de archivadores

5- 10.5 Archivadores

Vinculada con:

• 1-Lista de areas de trabajo (Area de trabajo)
• Sedes
• Categorías de servicios y diseñadores
• Lista de servicios activados
• Categoría de Archivadores
• 10.3 Expediente
• Categoría de Expedientes
• Zonas de archivadores

6- 0.23-Varible sedes

Vinculada con:

• Sistema de notificaciones
• 10.1 Documentos
• 10.5 Archivadores
• 1919-1-Entrenamiento (INAC)
• 10.7 Zonas de archivadores
• 103-Expediente

7- 1000-Lista de servicios activados

Vinculada con:

• 10.5 Archivadores
• 1919-1-Planificación y calendario de Entrenamiento (INAC)
• 10.3 Expediente
• 333-Expediente Digital

8- 10.7 Sistema de notificaciones

Vinculada con:

• Responsable del tramite (00.23-Usuarios)
• Ubicacion (0.23-Varible sedes)

9- 10.7 Zonas de archivadores

Vinculada con:

• Sede (0.23-Varible sedes)
• Departamento (1-Lista de areas de trabajo)
• 10.5 Archivadores
• Limitaciones
• 10.3 Expediente

10- 997 – Categorías de servicios y diseñadores

Vinculada con:

• 10.5 Archivadores
• 10.3 Expediente

11- 333-Expediente Digital

Vinculada con:

• Sede (0.23-Varible sedes)
• Curso (996 – Categorías de servicios)
• Nueva Sede (0.23-Varible sedes)
• Grupo (1000-Lista de servicios activados)

12- 172-Información estándar

Vinculada con:

• 10.1 Documentos controlados

Elementos principales de las tablas

1-Lista de áreas de trabajo

• Nombre de área de trabajo (texto, campo principal)
• Tipo de área (vinculado a tabla Tipos de área)
• Superior (vinculado a la misma tabla)
• Estatus (selección única)
• 6-Entrenamiento (vinculado)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• 10.1 Documentos (vinculado)
• 10.2-Categoría de Expedientes (vinculado)
• 10.4 Categoría de Documentos (vinculado)
• 10.3 Expediente (vinculado)
• 10.7 Zonas de archivadores (vinculado)
• Código designador (texto)
• Descripción (texto largo)
• Resumen de dinámica de departamento (texto largo)
• Correo electrónico (texto)
• Central de whatsapp (teléfono)
• Whatsapp Link (texto)
• Central de telefono (teléfono)
• Sala de conferencias digital (texto)
• embed whatsapp (texto)

2-Tipos de área

• Coordinación (texto, campo principal)
• Notes (texto largo)
• Assignee (usuario)
• Status (selección única: Todo, In progress, Done)
• Lista de areas de trabajo (vinculado)
• 10.7.1 Limites (texto)

3-Lista de aviones IDEA

• Matricula (texto, campo principal)
• N° (autonumérico)

4-1919-1-Planificación y calendario de Entrenamiento (INAC)

• Objetivo del entrenamiento (texto largo, campo principal)
• Aplicabilidad del entrenamiento – Areas de trabajo (vinculado)
• Instructor (usuario)
• Estatus (selección única: Planificada, Realizada, No realizada)
• Próxima Fecha (fecha)
• URL (texto)
• Receptor (selección múltiple: Instructor, Coordinador, Planificador)
• Observaciones (texto largo)
• Etiqueta descriptiva del tipo de entrenamiento (selección única)
• Sede (vinculado)
• Categoria (selección única: INAC, OTRO)
• Frecuencia (selección única: Mensual, Trimestral, Semestral, Anual, NI)
• Lineup (número)

5-00.23-Usuarios

• Nombres y Apellidos (texto, campo principal)
• Telefono (teléfono)
• Correo Electrónico (texto)
• Tipo de usuario (texto)
• Sistema de notificaciones (vinculado)

6-0.23-Varible sedes

• Sede (texto, campo principal)
• Sistema de notificaciones (vinculado)
• 10.1 Documentos (vinculado)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• 1919-1-Entrenamiento (INAC) (vinculado)
• 10.7 Zonas de archivadores (vinculado)

7-172-Información estandar

• ID + Titulo (texto largo, campo principal)
• Tipo de instrumento de información (selección única):
  • Reporte simple
  • Emisión de constancia
  • Minuta de reunión
  • Comunicado
  • Requisición de compra
  • Trámite
• Tipo de información pública (selección única):
  • Nuevo servicio activado
  • Inicio de cohorte
  • Fin de cohorte
  • Graduaciones
  • Actividades prácticas
  • Jornadas médicas
  • Actualización de calendarios de IDEA
  • Actualización de especificaciones de servicio
  • Actualización de términos y condiciones
  • Y otros…
• ID R2 (número)
• Titulo (texto)
• Clasificación de la información (selección única):
  • Publica
  • Privada
• Tipo de Información general de producción (selección múltiple con múltiples opciones como reportes, mantenimiento, etc.)
• Etiqueta General (selección múltiple):
  • INAC
  • Gestión de Calidad
  • Comunicación CCO-Sede CIA
  • Y otras…
• Descripción de la información (texto largo)
• URL de documento (texto largo)
• Sub-área de ventas (selección múltiple)
• Información a sede (selección única)
• Drive (texto)
• Expediente físico (selección múltiple)
• Estatus (selección única con múltiples estados)
• Responsable (usuario)
• Drive manual (texto)
• Sede R2 (texto)
• Información Padre (texto)
• Área de trabajo R2 (texto)
• Creada (fecha, fórmula)
• 1000-Servicio activado (texto)

8-10.1 Documentos controlados

• Documentos (texto, campo principal – fórmula)
• Fecha de expedición (fecha)
• Año (selección única: 2024-2027)
• Status (selección única):
  • Todo
  • In progress
  • Done
• 00.23-Varible sedes (vinculado)
• 10.4 Categoría de Documentos (vinculado)
• 1-Lista de areas de trabajo (vinculado)
• 172-Información estandar (vinculado)
• Fecha de vencimiento (fecha)
• Titulo del documento (texto)

9-10.2-Categoría de Expedientes

• Código y titulo de categoría de expediente (texto, campo principal – fórmula)
• Serie Código del expediente (texto)
• Titulo del expediente (texto)
• Contenido (texto largo)
• Original – Ubicación (vinculado)
• Expedientes espejo (copias) (selección múltiple):
  • Drive
  • Servidor
  • CCO
  • Sede
  • Sala de pilotos
  • Cada departamento
• Activador drive (selección múltiple)
• Etiquetas (selección múltiple):
  • Sub-expediente
  • Empleado
  • Avión
  • INAC
  • Vehiculo
• Departamento responsable (vinculado)
• 10.4 Categoría de Documentos (vinculado)
• Archivador – Categoría (vinculado)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• 10.3 Expediente (vinculado)
• 0.1-4 Documento Genérico (vinculado)
• 10.0-Areas de trabajo – expedientes (vinculado)
• Instructivo (texto)

10-10.3 Expediente

• Nombre (texto, campo principal – fórmula)
• Cat de expediente (vinculado)
• Archivador (vinculado)
• Responsable (usuarios múltiples)
• Drive (texto)
• 1-Lista de areas de trabajo (vinculado)
• ID (autonumérico)
• 998-Catalogo basico de productos (vinculado)
• Especificaciones (texto)
• Producto sin variación (texto)
• 1000-Lista de servicios activados (vinculado)
• Zonas (vinculado)
• Subtitulo (texto)
• Descripción (texto largo)

11-10.4 Categoría de Documentos

• Categoría de Documentos (texto, campo principal)
• 10.1 Documentos (vinculado)
• Código (texto)
• Categoría de expedientes (vinculado)
• U-copia (texto)
• U-Original (vinculado)
• Responsable (vinculado)
• Etiquetas (selección múltiple):
  • Documento controlado
  • Gasto fijo

12-10.5 Archivadores

• Titulo del archivador (texto, campo principal – fórmula que concatena varios campos)
• N Total (autonumérico – Número total del archivador)
• Area de trabajo (vinculado a Lista de areas de trabajo)
• Etiqueta de archivador (selección múltiple):
  • Código C
  • Expedientes Activos
  • Expedientes Históricos
  • INAC
  • Flujo de expediente
  • Ver instrucciones
• Sedes (vinculado)
• Instrucciones (texto largo)
• N° de archivador en Área de trabajo (número entero)
• Categorías de servicios y diseñadores (vinculado)
• N° de archivador de categoría de servicio (texto)
• Lista de servicios activados (vinculado)
• Estatus (selección única):
  • Activo
  • Inexistente
  • Historico
• Categoría de Archivadores (vinculado)
• Revisión (selección única: 0-10)
• 055 (selección múltiple, búsqueda desde tabla vinculada)
• 10.3 Expediente (vinculado)
• Drive (texto largo)
• Titulo (texto largo)
• -Categoría de Expedientes (General) (vinculado – información general de ubicación de categorías de expedientes)
• Categoría de Expedientes (vinculado)
• Sección 1 (texto largo)
• Sección 2 (texto largo)
• Sección 3 (texto largo)
• Sección 4 (texto largo)
• Zonas de archivadores (vinculado)
• Sección 5 (texto largo)
• Contenido (texto largo)
• Codigo QR (archivo adjunto)
• Copia de 10.2-Categoría de Expedientes (texto)

13-10.6 Categoría de Archivadores

• Titulo de categoría del archivador o sección de archivador (texto, campo principal)
• ID (autonumérico)
• Instrucciones (texto largo)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• Etiqueta (selección múltiple):
  • Transitorio
• 10.2-Categoría de Expedientes (vinculado)
• Seccion (número entero)
• Copia de 10.2-Categoría de Expedientes (texto)

14-10.7 Zonas de archivadores

• Nombre de área (texto, campo principal)
• Sede (vinculado)
• Departamento (vinculado)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• Tipo de área (selección única):
  • Área-Primaria
  • Área-Secundaria
• División (selección múltiple: 1-9)
• Sección (selección múltiple: 1-13)
• Zona (texto largo)
• Instrucciones Generales (texto largo)
• Indicaciones (texto largo)
• Limitaciones (vinculado)
• Señalización (archivo adjunto)
• Descripcion de la limitacion (texto largo)
• Tipo de señalizacion (selección múltiple)
• Referencia (archivo adjunto)
• 10.3 Expediente (vinculado)

15-10.7 Sistema de notificaciones

• ID (autonumérico)
• Observaciones (texto largo)
• Categoria de tramite (selección única):
  • Tramites INAC
  • Empresa
  • Servicios
  • Otros
• Fecha de vencimiento (fecha)
• Fecha de emision (fecha)
• Estatus (texto, fórmula que determina el estado basado en la proximidad a la fecha de vencimiento):
  • Vencido
  • Verificar estatus semana 1
  • Verificar estatus semana 2
  • Verificar estatus semana 3
  • Requiere renovacion
  • Por renovar
  • Vigente
• Tiempo de vigencia (texto)
• Drive (texto)
• Responsable del tramite (vinculado a Usuarios)
• Correo Electrónico ⚡ (texto, búsqueda desde tabla vinculada)
• Telefono ⚡ (teléfono, búsqueda desde tabla vinculada)
• Dias para vencimiento (texto, fórmula que calcula días hasta el vencimiento)
• Tramite (texto, campo principal)
• Ubicacion (vinculado)
• Adjuntos (archivo adjunto)

16-1000-Lista de servicios activados

• Nomenclatura (texto, campo principal)
• ID servicio activado (número)
• Servicio (texto)
• Diseñadores (texto)
• Categoría de servicio (selección múltiple)
• Estatus General (selección única: Cerrado, Abierto)
• Estatus detallado (selección múltiple con varios estados)
• Etiquetas de trabajo (selección múltiple)
• Sede (texto)
• Planificador (usuarios múltiples)
• Fechas de inicio y finalización (fechas)
• Período de Inicio (selección única con trimestres)
• Sala de clase (texto)
• Horario (texto)
• Días de la semana (selección múltiple para cada día)
• Información de capacidad y cupos (texto)
• Documentación asociada (varios campos vinculados)

17-997 – Categorías de servicios y diseñadores

• Sub-Categorías de servicios (texto, campo principal)
• Categoría de servicio de CIA (selección múltiple):
  • Curso regular
  • Curso especial
  • N/A
• Prioridad (selección múltiple: 5-10)
• Diseñadores (usuarios múltiples)
• Planificadores (usuarios múltiples)
• Operador (usuario)
• Rol de ejecutores (selección múltiple):
  • Instructor de vuelo
  • Instructor de RPA
  • Coordinador de sede
  • Cordinador de tienda
  • coordinador de tienda
• Estatus (selección única):
  • Activo
  • Inactivo
  • En diseño
  248. Precalendario (texto)
• Descripción (texto largo)
• 998-Catálogo básico de productos (texto)
• 10.5 Archivadores (vinculado)
• Supervisor (usuario)
• 10.3 Expediente (texto)
• Clasificación equipo diseño (selección múltiple):
  • Equipo A
  • Equipo B
  • Equipo C
  • Equipo D
• Categoría de servicio de CIA 2 (selección múltiple):
  • Piloto
  • TMA
  • TDC
  • Ingles
  • DDV
  • RPA
  • Crecimiento Profesional

18-998-Catalogo básico de productos

• Producto sin variación (texto, campo principal)
• 💥 997 – Categorías de servicios de CIA (vinculado)
• 10.3 Expediente (vinculado)
• Especificaciones (texto)

19-333-Expediente Digital

• Id (autonumérico, campo principal)
• Foto tipo carnet (checkbox)
• Fotocopia de la cédula de identidad del alumno (checkbox)
• Fotocopia del título de bachiller (checkbox)
• Notas bachiller 1ro a 5to año (checkbox)
• Autorización del representante legal (checkbox)
• Fotocopia de la cédula del representante legal (checkbox)
• Examen médico aeronáutico (checkbox)
• Certificado médico (checkbox)
• Licencia (checkbox)
• 1° Nombre (texto)
• 2° Nombre (texto)
• 1° Apellido (texto)
• 2° Apellido (texto)
• Sede (vinculado)
• Curso (vinculado)
• Aplica cambio de sede (selección única: No, Si)
• Nueva Sede (vinculado)
• Grupo (vinculado)
• Nacionalidad (selección múltiple: VENEZOLANO, EXTRANJERO)
• Edad (número)
• Cédula de identidad (número)
• Teléfono (teléfono)
• Correo electrónico (texto)
• Fecha de nacimiento (fecha)
• Estatura (número decimal)
• Sexo (selección única: F, M)
• Ciudad (texto)
• Estado (selección múltiple con estados de Venezuela)
• Código postal (texto)
• Datos del representante (varios campos de texto y teléfono)
• Nivel de estudios y otros datos académicos (varios campos de texto)
• Peso (número)
• Fecha de emisión (fecha)
• Documentos adjuntos (varios campos de archivos adjuntos)
• Verificaciones y requisitos (varios campos checkbox)

20-996 – Categorías de servicios

• Categoría de servicio de CIA (texto, campo principal)
• Estatus (selección única: Activo, Inactivo, En diseño)
• Expediente (vinculado)

21-300-Señalizaciones

• Name (texto, campo principal)
• Notes (texto largo)
• Assignee (usuario)
• Status (selección única):
  • Todo
  • In progress
  • Done
• Attachments (archivo adjunto)
• Attachment Summary (texto AI – generado bajo demanda)

22-0.1-4 Documento Genérico

• Name (texto, campo principal)
• Ubicación (Donde debe archivarse) (vinculado a tabla Categoría de Expedientes)
• Notes (texto largo)
• Assignee (usuario)
• Status (selección única):
  • Todo
  • In progress
  • Done

23-1-609-Manuales reglamentos y guias

• ID (autonumérico, campo principal)
• Nombre del Manual (texto)
• Google Drive URL (texto)
• Previsualización (archivo adjunto)
• Fecha de carga del archivo (fecha)
• Última actualización del documento (fecha)
• Clasificación de tema (selección única):
  • GENERAL
  • TMA
  • TDC
  • PPA
  • DDV
  • INGLES

24-0.1/14-Reglas técnicas

• ID (autonumérico, campo principal)
• Nombre del Manual (texto)
• Google Drive URL (texto)
• Previsualización (archivo adjunto)
• Fecha de carga del archivo (fecha)
• Última actualización del documento (fecha)
• Clasificación de tema (selección única):
  • GENERAL
  • TMA
  • TDC
  • PPA
  • DDV
  • INGLES

25-10.7.1 Limites

• ID (autonumérico, campo principal)
• Nombre del área (texto)
• Tipo de señalizacion (selección múltiple):
  • AVISO IMPORTANTE
  • ZONA DE ARCHIVOS
  • AREA RESTRINGUIDA
  • LIMITE DE ZONA
• Señalizacion (texto)
• Copia de Limites (texto largo)
• 10.7 Zonas de archivadores (vinculado)
• Imagen (archivo adjunto)

26-10.0-Areas de trabajo – expedientes

• Ubicación – automático (texto, campo principal)
• Área de trabajo (vinculado)
• Categoría de expedientes (vinculado)

Requerimientos

1- Gestión de Áreas de Trabajo

• Registro de áreas de trabajo con jerarquías internas (superiores).
• Relación con distintos elementos del sistema: documentos, archivadores, expedientes, entrenamientos, zonas.
• Integración con sala de conferencias digital.

2- Clasificación y Control Documental

• Registro y categorización de documentos controlados.
• Asociación de documentos a áreas, categorías, sedes, y expedientes.
• Fechas de expedición y vencimiento, con estatus y revisión automática.
• Capacidad de adjuntar archivos, códigos, links y ubicaciones físicas o digitales.

3- Gestión de Expedientes y Archivadores

• Registro de archivadores físicos y digitales con numeración y ubicación.
• Capacidad de asociar contenido, ubicaciones, zonas y señalizaciones.
• Registro de copias espejo en distintas ubicaciones (drive, CCO, sede, etc.).

4- Manejo de Usuarios y Roles

• Registro de usuarios con roles funcionales (planificador, instructor, coordinador, etc.).
• Asociación de usuarios con actividades, notificaciones, documentos y trámites.

5- Gestión Digital y Física de Alumnos

• Expediente digital del alumno con verificación de documentos.
• Registro de datos personales, académicos, médicos y legales.
• Asociación a sede, grupo, curso y representante legal.