Gestión de documentos ➡334-Archivo de Expediente Instructor (Digital)

Descripción General

Este sistema está diseñado específicamente para que los instructores de IDEA puedan registrar su información personal y profesional de manera eficiente. Su propósito principal es centralizar los datos de los instructores, facilitando la gestión de recursos humanos.

✅Procedimiento para la Creación de un Expediente Digital de Instructores

🔧 Herramientas utilizadas

• Airtable → Para almacenar y organizar los datos del usuario.
  📁 Archivo: “0.91 – Sistema de Gestión de Calidad”
  📄 Pestaña: “334-Expediente de Instructores”
• ThePdfmaker → Para generar el PDF
• Relay → Automatiza la creación de carpetas, subida de archivos y trasladar archivos.
• Google Drive → Almacena los documentos del usuario (cédula, fotos, expediente en PDF).
• Softr.io → Plataforma en la que está construida la página web del sistema.
  🌐 Página: “Expediente de instructores”

📝 Paso 1: El usuario llena el formulario en la página de CCO

• El usuario ingresa a CCO.aeroidea.net → Usuario → Expediente de instructores
• Se visualiza una pestaña con instrucciones que el instructor debe seguir para llenar su formulario, en el lado inferior izquierdo hacer clic en “CONTINUAR”
• Inicialmente debe buscar su cedula (registrada como instructor), y completa el formulario con sus datos personales    
• Al hacer clic en “Siguiente”, se crea automáticamente una nueva fila en Airtable con todos los datos del Instructor, archivo “0.91 – Sistema de Gestión de Calidad”, pestaña “334-Expediente de Instructores”.

📄 Paso 2: Se genera el expediente en PDF

• ThePdfmaker toma una plantilla de expediente vacía, la cual es sustituida por los datos subidos al formulario.
• Para generar el documento PDF, el usuario debe dirigirse al botón «Generar planilla»
• Ese PDF se guarda en la carpeta del usuario en Google Drive,.
• Además, ThePdfmaker coloca el PDF en Airtable, en la misma fila del usuario (pestaña “334-Expediente de Instructores”, campo «PDF»).

📁 Paso 3: Relay crea una carpeta en Google Drive

• Relay detecta el registro en Airtable.
• En el drive de Planificación, carpeta “Expediente Insructor”, crea automáticamente una carpeta para ese usuario.
• La carpeta se identifica con su número de cédula, nombre y apellido.
• Posteriormente crea 7 subcarpetas, que almacenara todos sus documentos enviados por el instructor, además de la etiqueta generada.

📥Paso 4: Generar Planilla

• Una vez completado el registro, el sistema redirige al usuario a una página que muestra la información del instructor
• En la esquina inferior izquierda de esa página hay un botón que dice:
   “Generar Planilla” debe hacer clic una sola vez, para generar el PDF

📥Paso 5: Correo de Notificación

• El sistema envía automáticamente un mensaje al correo registrado, con la, ficha de instructores, la etiqueta, Lista de chequeo de expediente de instructor 173-R4 y Evidencia de auditoría de expediente 1032-R2.

Archivo y resguardo expediente (Digital)

Ubicación: DRIVE PLANIFICACIÓN CIA – Expediente Instructor, allí se crea automáticamente una carpeta para cada instructor.