Generalidades
Garantizar la integridad, trazabilidad y protección legal de toda la información procesada por el departamento de SMS, asegurando que los registros de seguridad estén disponibles para auditorías internas y de la Autoridad
Objetivo
Establecer los procedimientos para la organización y protección de los Manuales, Expedientes y Reportes del SMS, asegurando que la información sea íntegra, confidencial y esté disponible para auditorías.
Clasificación de Documentos
El archivo de seguridad operacional se divide en cuatro grandes de documentos.
Manuales
Son las guías que rigen el sistema. Su resguardo implica mantener la versión vigente y el histórico de cambios.
- Manual SMS: Gestión general y políticas.
- ERP: Plan de Respuesta ante Emergencias.
- PISO: Programa de Instrucción en Seguridad.
Resguardo: Se emiten en formato electrónico. El personal es responsable de su lectura y protección contra personas ajenas. Archivología debe guardar el Registro de Revisiones firmado.
Expedientes del Personal y Estudiantes.
Basado en el manual PISO, cada persona que participe en las operaciones (pilotos, mecánicos, alumnos, administrativos) debe tener un expediente individual.
Contenido obligatorio:
- Certificados de cursos SMS (Inicial y Recurrente cada 12 meses).
- Evaluaciones teóricas y prácticas.
- Registro de horas de instrucción.
Resguardo: Estos expedientes son permanentes mientras la persona sea parte de la institución.
Reportes y Fichas de Trabajo
- Es la documentación diaria que demuestra que el SMS está funcionando.
- Reportes de Peligro: Documentos originales de peligros detectados.
- Fichas de Trabajo: Registro de la solución dada a un reporte o tarea.
- Investigaciones: Informes de incidentes y Planes de Acción Correctiva (PACC).
Resguardo: Deben archivarse cronológicamente.
Registros de Auditoría
- Auditorías Internas: Informes anuales y encuestas de seguridad.
Resguardo: Se guardan por un mínimo de 3 a 5 años dependiendo de la criticidad.
Procedimiento de Entrega al Archivo
- El responsable completa el documento.
- el documento se entrega al encargado de Archivología para su indexación.
- Se verifica que el expediente del alumno o el reporte de seguridad esté completo antes de archivarlo.
- El jefe del área o el responsable designado valida la información y firma el cierre.
Seguridad de los Archivos
- Físico: Los documentos se almacenan en carpetas rotuladas en el área designada (CCO/ARCHIVADOR DE GESTIÓN DE VUELO/SECCION 1), protegidos del polvo y humedad.
- Digital: Los manuales y registros escaneados se guardan en un servidor y en el drive de gestión de vuelo.
Control de Calidad
Cada 5 meses, junto con la actualización del personal involucrado, se realizará una revisión del estado de los archivos para garantizar que la transición de información entre departamentos sea fluida y sin pérdida de datos.
