Este es el documento padre del sistema de egresos de IDEA. Aquí se define qué es un egreso, cómo se clasifica, quién autoriza, en qué categoría se imputa, y cuáles son las normas infalibles. Todo procedimiento específico de pago (gastos fijos, préstamos, reembolsos, pagos a instructores, etc.) cuelga de este marco.
Por qué existe este documento
Sin un marco común, cada egreso se clasifica distinto, no podemos analizar en qué se va el dinero, y la aprobación se vuelve caótica. Este instructivo unifica el lenguaje y los criterios para que todos hablemos del mismo egreso de la misma forma.
📘 ¿Qué es un egreso?
Un egreso es cualquier salida de dinero de las cuentas o cajas operativas de IDEA — sin importar el monto, el medio de pago, ni el motivo. Si sale plata, es egreso.
✅ Sí es egreso
- Pago a proveedor
- Pago a instructor
- Reembolso al personal
- Compra de suministros
- Préstamo o adelanto
- Pago de servicios (luz, internet)
- Combustible
- Comida del personal
❌ No es egreso
- Reposición de caja (es movimiento interno)
- Cambio de efectivo por Zelle
- Traspaso entre cuentas propias
- Devoluciones a clientes (es reverso de ingreso)
Estos casos tienen sus propios procedimientos, no entran por el formulario de egreso.
🎯 Las 3 dimensiones de clasificación
Todo egreso debe clasificarse en tres dimensiones independientes. Estas dimensiones son las que nos permiten luego hacer análisis útiles del tipo «¿cuánto gastamos en gasolina de aviones en CIA Maracaibo el mes pasado?».
Dimensión 1 — División
¿De quién es el gasto?
Identifica la unidad de negocio o sede que origina el gasto. Es lo que permite saber qué división consume más recursos.
Valores: CCO · CIA/CC · OMA · Aerotienda · Aerobar & Bistro · Aero Visual+ · Yates
Campo Airtable: Ubicación + Departamento
Dimensión 2 — Tipo de egreso
¿Cómo se comporta el gasto?
Determina la previsibilidad del gasto y por tanto el flujo de aprobación. Un gasto fijo no requiere la misma revisión que un proyecto eventual.
Valores: Fijo · Variable · Pre-aprobado · Express · Proyecto
Campo Airtable: Tipo de egreso
Dimensión 3 — Categoría operativa
¿En qué se gastó la plata?
La naturaleza concreta del gasto. Es la dimensión que responde a «¿en qué demonios se nos va la plata?». Ver catálogo completo más abajo.
Valores: Combustible, Comida, Servicios, Salarios, Mantenimiento… (ver catálogo)
Campo Airtable: Categoria del Egreso + Subcategoría del egreso
💡 Ejemplo combinado
Una recarga de gasolina para un avión de instrucción en Maracaibo se clasifica así: CIA/CC (división) · Variable (tipo) · Combustible aviones (categoría). Con esas tres etiquetas, podemos responder cualquier pregunta de análisis.
📋 Tipos de egreso y procedimientos asociados
Cada tipo de egreso tiene su propio procedimiento. Identifica primero qué tipo es, luego entra al instructivo específico.
🔵 Egreso regular a proveedor
Pago a un tercero (proveedor jurídico o persona natural) por bienes o servicios. Es el flujo «estándar» — pasa por planilla 476, autorización por grupo de WhatsApp, retención de IVA cuando aplica, y reporte con soporte.
🟢 Gasto fijo / Compromiso fijo
Egresos recurrentes y predecibles: alquileres, condominio, servicios públicos, internet, planes de suscripción. Se gestionan desde la tabla de control digital con cierre mensual.
🟡 Egreso pre-aprobado
Gastos rutinarios autorizados por anticipado: recarga de agua, cartuchos de impresora, suministros de oficina, productos de limpieza. No requieren aprobación caso por caso, pero sí deben ser notificados y reportados el mismo día por el supervisor de CIA.
🟠 Egreso express
Gastos urgentes autorizados verbalmente por la directiva en grupo de WhatsApp. Tras la ejecución, debe llenarse la planilla de egreso desde CCO con el ID asignado. No es una excepción permanente — es una vía rápida para emergencias.
🟣 Préstamos y adelantos al personal
Solicitudes del personal para anticipos o préstamos descontables por nómina. Requieren autorización previa de un fiador y validación de RRHH.
🔷 Pago a instructores
Pagos por horas de instrucción (teoría, vuelo, simulador). Tienen tabulador específico y deben referenciar el ID de materia y el tipo de pago (inicial / final / completo).
🔄 Reembolsos
Devolución al personal de gastos hechos con dinero propio para la empresa. Requieren factura/recibo del gasto original y autorización previa.
⚪ Movimientos internos / cajas intrínsecas
Traspasos entre cuentas o cajas propias de IDEA. No son egresos reales — se registran en el control maestro de movimientos para mantener la conciliación.
👥 Autoridades de aprobación
Estas son las únicas personas con capacidad de autorizar un egreso. Ningún egreso se ejecuta sin la firma o autorización explícita de al menos una de ellas.
👔
Ing. Oscar Alfredo Rodríguez
Director General de IDEA
👔
Ing. Pedro Rodríguez
Director de Operaciones de CIA
💼
Maritza Liendo
Directora de Finanzas
💼
Moisés Sequera
Gerencia de Administración
🛩️
Rafael Sequera
Supervisor de CIA
Horario tope: los egresos se procesan hasta las 4:00 PM. Solicitudes posteriores entran al ciclo del día siguiente.
🏷️ Catálogo de categorías operativas
Esta es la taxonomía única que todos deben usar al clasificar un egreso. Si tu gasto no encaja claramente en ninguna categoría, contacta a Administración antes de clasificarlo arbitrariamente — preferimos ampliar el catálogo que tener categorías inventadas.
⛽ Operación física
- Combustible vehículos
- Combustible aviones (Avgas/Mogas)
- Aceite y lubricantes aviación
- Mantenimiento aeronaves
- Mantenimiento vehículos
- Repuestos y consumibles
🏢 Instalaciones y servicios
- Canon de arrendamiento
- Condominio
- Servicios públicos (agua, luz)
- Internet y telefonía
- Limpieza de instalaciones
- Vigilancia y seguridad
👥 Personal
- Pago instructores (teoría)
- Pago instructores (vuelo/simulador)
- Salarios y nómina
- Comisiones
- Honorarios profesionales
- Comida del personal
- Viáticos y movilización
- Adelantos y préstamos
📦 Suministros
- Suministros de oficina
- Productos de limpieza
- Recarga de agua
- Recarga de cartuchos
- Material académico
- Imprenta y certificados
- Software y suscripciones
🚀 Inversión y proyectos
- Inventario de bienes
- Compras especiales
- Proyectos especiales
- Eventos (graduaciones, ditching)
- Mercadeo y publicidad
📋 Impuestos y obligaciones
- Retenciones IVA
- Impuestos municipales
- Permisos (INAC, bomberos)
- Asesoría legal y contable
- Reembolsos a clientes
⚖️ Las 9 normas infalibles
Estas reglas no se discuten ni se negocian. Cualquier egreso que las incumpla puede ser rechazado, no reembolsado, o derivar en sanción administrativa al responsable.
1
Todo egreso debe estar autorizado. Si se ejecuta sin autorización, IDEA se reserva el derecho de no responsabilizarse del gasto.
2
Todo egreso debe estar soportado con factura jurídica a nombre de S.C IDEA y dirección de RIF correcta.
3
Todo egreso debe tener un ID único. Sin ID, no hay rastreo ni control posible.
4
Todo egreso debe identificar: nombre y firma del solicitante, persona que autoriza, descripción completa y categoría operativa.
5
Egresos incompletos no se procesan. Falta de información en la solicitud es causa de rechazo automático.
6
Investigación previa obligatoria. Para compras, buscar al menos 2 referencias de precio (Marketplace, MercadoLibre) y registrarlas en el campo de valor aproximado.
7
El concepto del talonario debe coincidir con la autorización — sin excepciones. Si no coincide, se aplica sanción administrativa.
8
El reporte con foto del talonario + efectivo + factura es obligatorio el mismo día por el grupo de WhatsApp de la sede.
9
Categorización obligatoria. Todo egreso debe imputarse a una categoría operativa del catálogo. Sin categoría, no hay análisis posible.
🚀 Iniciar una solicitud
El formulario oficial centraliza todas las solicitudes de egreso. Antes de hacer clic, asegúrate de tener:
- ✅ Concepto claro del egreso (qué es, para qué)
- ✅ Monto y moneda (USD o Bs)
- ✅ División que origina el gasto
- ✅ Tipo de egreso (Fijo / Variable / Pre-aprobado / Express / Proyecto)
- ✅ Categoría operativa del catálogo
- ✅ Proveedor o beneficiario con datos completos
- ✅ Soporte documental (factura, presupuesto, cotización)
⚠️ Sanciones por incumplimiento
- Egreso sin autorización: IDEA puede no reconocer el gasto (responsabilidad personal del ejecutor).
- Concepto del talonario que no coincide con la autorización: sanción administrativa.
- Categorización incorrecta reiterada: revisión disciplinaria.
- Reporte tardío o sin soporte fotográfico: amonestación verbal en primera instancia, escrita en reincidencia.
Versión 1.0 · junio 2026 · Este es el documento padre. Todos los procedimientos específicos de egreso (gastos fijos, préstamos, reembolsos, pago a instructores, etc.) deben referenciar este marco. Para sugerir cambios o reportar inconsistencias, contactar a Administración.
