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⭐Estructura del Departamento de Gestión de Vuelo de IDEA

Tabla de contenidos
  1. Generalidades
  2. Descripción de trabajos
  3. Fichas de trabajo – Funciones
  4. Listado de instructivos relacionados

Generalidades

Este departamento asegura que cada etapa del piloto teórica, práctica y experiencial sea funcional para el alumno y atractiva para el cliente premium, integrando la enseñanza con la operación y el servicio. Es el núcleo integral de cualquier escuela de aviación contemporánea.

Distribución de trabajo (Tabla de responsables)

Categorias de trabajo y responsables

Cat ResponsableSupervisión
Procedimientos Generales MariaPedro
Gestión de simulador y teoría personalizada AllanMaria
Gestión de mantenimiento de avionesAllanAllan
Estándar premium GVAllan – Veronica María
Operaciones de Vuelo Maria Maria
Logística, Compras y SuministrosOtilio – Javier María
Gestión de Publicidad y PromociónVeronica – Victor Ashley
Soporte, y satisfacción del cliente de gestión de vueloMaria María
Expedientes, documentos y registros Maria Maria

Trabajos puntuales y responsables

PuntualesEspecialistaSupervisor
Archivologia General* Nota 1Maria
Gestión y adquisición de repuestos aeronáuticos, herramientas y cualquier material especializado requerido.Otilio – Allan Allan
Procesar pedidos de pilotosMaría – Luis Maria
Coordinación de logística, almuerzos y traslados para visitantes de alto perfil y estudiantes.Javier María
Adquisición de aeronaves y asuntos legalesAllan Pedro
Atención VIPJavier – MariaMaria
Gestión de sala de pilotos Veronica – MariaMaria
Relaciones Institucionales y PermisologíaAllanAllan
Aeronáutica y Enlace INACRafael – AllanAllan
Supervisión constante de la Casa de Pilotos, apartamento Sotavento, casa de Charallave, sala VIP y hangares.Todos María
División de tareas y recursos legalesAllanPedro
Eventos, Ferias y Representación InstitucionalLuis – AllanAllan
Gestionar reportes (fugas-frenados-cupillas-tapones de gasolina-estado del combustible-drenajes-360-cantidad de gasolina) (Fallas frecuentes y histórico de accidentes e incidentes)Javier María
Selección y entrenamiento de instructoresAllan María
Estandarización Procedimientos de vueloAllan – instructores María
Control de inventario y consumibles de la OMAOtilio Allan
Actualización de manuales académicos de pilotosAllan Mariana
Monitoreo de las horas de vuelo por aeronave y control de los niveles de combustible.Otilio-Veronica Allan
Archivar en el expediente del alumno cada lección realizada / Mantener el orden y limpieza de la salaVeronica María
Preparar y tramitar ante administración las hojas de egreso para pagos de viáticos, hoteles, repuestos y servicios.María – Javier Allan Mariana
Pagos de honorarios (auditar bitácora de instructor)María Mariana
Tramitación de designaciones de cargos ante el INAC (Jefes de Instrucción, Jefes de Entrenamiento, etc.).Rafael – Allan Rafael
Emisión y validación de certificados de vuelo solo y horas de vuelo para alumnos y pilotos.María Mariana
Planificación de mantenimiento de aviones OtilioAllan
Cartas de emisión y renovación de licencia y certificado médico Maria Maria
Tramitación de carnets de circulación, permisos de acceso a plataforma y hangares para el personal y alumnos.Allan María
Traslado y entrega física de cartas, planes de vuelo y documentos oficiales ante las autoridades de los aeropuertos y el INAC.OtilioAllan
Atender y canalizar dudas sobre horarios, pagos de simulador o procesos internosMaria – Javier María
Tour guiado por las aulas, hangares y áreas comunes para familiarizar al alumno con la infraestructura.María María
Gestión de stands, mobiliario, transporte de material promocional Allan – LuisAllan
Revisión periódica de expedientes físicos y digitales para asegurar que no falten documentos (copias de cédula, certificados médicos, licencias, horas de simulador).María Rafael
Recepción y validación de la documentación legal del alumno al momento de la inscripción.María María
Apoyar en la ejecución de estrategias promocionales para la captación de nuevos alumnos en las sedes correspondientes.Veronica Ashley

Nota 1: Todos son responsables de archivar de acuerdo a procedimientos

SMS (Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional)

PuntualesEspecialistaSupervisor
Identificación de Peligros y Gestión de RiesgosJavier Maria
Auditorías internas, revisión de reportes de incidentes y seguimiento a la operatividad de la flota en las distintas bases (Metropolitano…)Javier Maria
Difusión de la cultura de seguridad operacional entre estudiantes y personal, capacitaciones recurrentes y actualización de manuales de procedimientos.Javier Maria
Administración del buzón de reportes voluntarios y obligatorios, garantizando la confidencialidad y el análisis oportuno de cada caso.Javier Maria
Evaluación del impacto en la seguridad antes de implementar modificaciones importantes.Javier Maria
Documentar el origen técnico, humano o pedagógico de cada reporte recibido en las distintas bases.Javier Maria
Ejecución de Reuniones de SeguridadJavier
Maria
Ejecución de Simulacros OperacionalesJavier
Maria

Visión

Ser el eje de excelencia operativa del instituto, garantizando la formación de profesionales aeronáuticos mediante la estandarización técnica, la eficiencia en la gestión de flota y una experiencia de aprendizaje personalizada de alto nivel.

Resumen

  1. Gestiona la documentación oficial: Tramita carnets, permisos de hangar y plataforma, cartas ante el INAC, certificados médicos y licencias. También revisa y archiva expedientes físicos y digitales de cada alumno.
  2. Controla la operación de vuelo: Monitorea horas de vuelo por aeronave, niveles de combustible, planifica mantenimiento y audita bitácoras de instructores para pagos de honorarios.
  3. Atiende al alumno: Resuelve dudas sobre horarios y pagos, da tours guiados por hangares y aulas, recibe documentación al inscribirse y emite certificados de vuelo solo y horas acumuladas.
  4. Coordina logística y recursos: Prepara hojas de egreso para viáticos, hoteles y repuestos; gestiona stands y material promocional; actualiza manuales académicos; mantiene el orden y limpieza de la sala.
  5. Asegura el cumplimiento normativo: Tramita designaciones de cargos ante el INAC (Jefes de Instrucción, Entrenamiento, etc.) y garantiza que toda operación cumpla los estándares exigidos.
  6. Planifica clases teóricas para alumnos premium
    Agenda horarios de instrucción teórica exclusiva para alumnos del programa premium, asigna instructores especializados, y da seguimiento personalizado al avance académico.
  7. Gestiona casas y apartamentos para pilotos e instructores
    Administra el inventario de alojamientos (casas, apartamentos) destinados a pilotos en formación e instructores foráneos; coordina check-in/check-out, mantenimiento de inmuebles, pago de servicios básicos y necesidades operativas.

Politicas generales del departamento

  • Uso del sistema 2020: Imprescindible y fundamental
  • Ninguna gestión de pedido se tramita sin la validación previa del responsable de Gestión de Vuelo.
  • Ningún estudiante puede volar sin haber aprobado las 4 materias reglamentarias establecidas
  • Para emitir un certificado de horas de vuelo se requieren dos condiciones: (1) firmas autorizadas completas, y (2) expediente del alumno 100% completo (cédula, certificado médico, licencia). El incumplimiento de cualquiera invalida la emisión.
  • Realizar reuniones semanales o quincenales con OMA e instructores

Descripción de trabajos

Se dividen en las siguientes Categorías

Puntuales

Consiste en tareas determinadas, que son de gran importancia y merecen un señalamiento adicional.

Categoría General

Procedimientos Generales

Esta categoría abarca la base operativa diaria del departamento.

  • Gestión de Estructura: Definir y mantener la organización interna del departamento.
  • Control Administrativo: Manejo de procedimientos de hojas de egreso y notas de entrega.
  • Estandarización: Supervisar que los procesos generales sean ejecutados uniformemente por todo el personal.

Gestión de mantenimiento de aviones de aviones

  • Expedientes de aviones
  • Tareas relacionadas con OMA (Ángel Ramírez – José Valenzuela)
  • Enfocada en asegurar la aeronavegabilidad y el control logístico de la flota.
  • Planificación Técnica: Programar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Control de Expedientes e Inventario: Mantener actualizados los registros de cada aeronave y el stock de repuestos.
  • Logística de Insumos: Control estricto de consumibles y combustible.
  • Seguimiento Operativo: Monitorear el estatus de las aeronaves al entrar en servicio o inspección técnica ante la OMA.

Estándar premium GV

Funciones destinadas a elevar la calidad educativa y operativa.

  • Selección y entrenamiento de instructores
    • Presentación de la misión, visión y valores de la empresa.
    • Capacitación obligatoria en el uso de herramientas propias (Airtable/Sistema de Inventario, canales de comunicación, flujos de reporte).
    • Formación inicial sobre la importancia del reporte de seguridad y la cultura de prevención desde el primer día.
  • Estandarización Procedimientos de vuelo
  • Actualización de manuales académicos de pilotos
  • Actualización de Portal académico
  • Manual de instructores
  • Procedimientos de usuarios e instructores
  • Entrenamiento CCO; ventas, diseño
  • Entrenamiento continuo y estandarización de instructores
  • Procedimientos de gestión de vuelo en producción

Gestión de simulador y teoría personalizada

Gestión de recursos didácticos específicos y atención académica individual.

  • Coordinación de Simulador: Verificar pagos, contactar alumnos y agendar las 16 horas correspondientes de fase de simulador.
  • Tutorías Académicas: Programar y ejecutar las 70 horas de teoría personalizada para alumnos Premium, incluyendo el acuerdo de horarios de clase.

Gestión de tramites y soporte

Intermediación administrativa ante las autoridades y soporte al alumno.

  • Gestión ante el INAC: Tramitación de designaciones de cargos, certificados de aeronavegabilidad y licencias.
  • Documentación de Vuelo: Emisión y validación de certificados de vuelo solo, horas de vuelo, cartas de solicitud de licencia y certificado médico.
  • Gestionar carnés de circulación, permisos de acceso a plataforma y hangares, y planes de vuelo.
  • Relaciones Institucionales: Traslado y entrega física de cartas, planes de vuelo y documentos oficiales ante las autoridades de los aeropuertos y el INAC.

Operaciones de vuelo

Planificación táctica y control de la actividad aérea.

  • Planificación Operativa: Coordinación de las misiones diarias, asignando horarios, aeronaves e instructores según el nivel del estudiante.
  • Control de Sala de Operaciones: Supervisión de las tareas del oficinista, incluyendo la subida de planes de vuelo y hojas de evaluación.
  • Comunicación Interdepartamental: Mantener contacto directo con Mantenimiento para monitorear horas de vuelo y reportar aviones fuera de servicio..
  • Eventos: Identificación de ferias aeronáuticas nacionales e internacionales, exposiciones y eventos de reclutamiento, gestión de stands, mobiliario, transporte de material promocional y, de ser necesario, traslado de aeronaves para exhibición estética (static display), designación del personal que asistirá como imagen de la corporación y manejo de bases de datos de prospectos captados en eventos.
Tareas relacionadas a sala de pilotos

Es la unidad de ejecución en la sala de pilotos, responsable de la data en tiempo real y el control de campo.

  • El oficinista se encarga de subir cada planilla de vuelo al sistema para el conteo de horas académicas.
  • Garantizar que cada instructor llene correctamente el libro de vuelo tras cada misión.
  • Mantener el orden y limpieza de la sala
  • Archivar en el expediente del alumno cada lección realizada

Logística, Compras y Suministros

Garantiza que la operación cuente con todos los materiales necesarios para no detenerse.

  • Gestión y adquisición de repuestos aeronáuticos, herramientas y cualquier material especializado requerido.
  • Compra de material de oficina, productos de limpieza y equipos para el funcionamiento del departamento.
  • Coordinación de logística, almuerzos y traslados para visitantes de alto perfil y estudiantes.
  • Supervisión constante de la Casa de Pilotos, apartamento Sotavento, casa de Charallave, sala VIP y hangares.
  • Gestión integral de transporte, hospedaje y alimentación para los instructores que se desplazan entre sedes.
  • Gestionar y garantizar la disponibilidad de servicios básicos como el gas y el agua.

Gestión de Publicidad y Promoción

  • Realizar labores de publicidad orientadas a la difusión de los programas de formación aeronáutica.
  • Apoyar en la ejecución de estrategias promocionales para la captación de nuevos alumnos en las sedes correspondientes.

Soporte y satisfacción del cliente

Gestión del ciclo de vida del estudiante y atención preferencial.

  • Atender y canalizar dudas sobre horarios, pagos de simulador o procesos internos.
  • Informar al alumno sobre su estatus (si está insolvente por simulador, como el caso que redactamos, o si tiene documentos por vencer).
  • Recopilar feedback sobre el trato de los instructores y el estado de la casa de pilotos.
  • Mantener a los alumnos informados sobre cambios de última hora en la planificación mediante grupos oficiales o correo.
  • Onboarding: Este concepto unifica la recepción administrativa, la inducción presencial, la adaptación a las normativas de convivencia y la planificación técnica del alumno, asegurando una transición fluida hacia su formación aeronáutica. Se divide en las siguientes fases:
    • Protocolo de bienvenida y entrega de kit de inicio.
    • Presentación formal de las Reglas de la Casa de Pilotos, explicación de las áreas de la residencia y entrega del reglamento para su firma obligatoria.
    • Tour guiado por las aulas, hangares y áreas comunes para familiarizar al alumno con la infraestructura.
  • Atención VIP: Gestión personalizada de traslados, alimentación y contacto directo para clientes con paquetes especiales.

Expedientes, documentos y registros

  • Recepción y validación de la documentación legal del alumno al momento de la inscripción.
  • Creación de la carpeta maestra (física y digital) bajo los estándares de codificación interna.
  • Organización de la documentación de tal forma que sea auditable en cualquier momento por la autoridad aeronáutica.
  • Revisión periódica de expedientes físicos y digitales para asegurar que no falten documentos (copias de cédula, certificados médicos, licencias, horas de simulador).
  • Verificación de la correlación entre las planillas de vuelo y el progreso académico registrado en el sistema.

SMS

  • Gestionar reportes (fugas-frenados-cupillas-tapones de gasolina-estado del combustible-drenajes-360-cantidad de gasolina) (Fallas frecuentes y histórico de accidentes e incidentes)
  • Difusión de la cultura de seguridad operacional entre estudiantes y personal, capacitaciones recurrentes y actualización de manuales de procedimientos. (Carteleras, videos, trípticos, buzones)
  • Evaluación del impacto en la seguridad antes de implementar modificaciones importantes.

Archivología

Consiste en la aplicación de principios archivísticos para la custodia, retención y disposición de los registros. Esta gestión garantiza la integridad, trazabilidad y protección legal de la información especialmente en reportes confidenciales y expedientes del departamento

Fichas de trabajo – Funciones

Nivel de Jefatura

María

Nombre de cargo en Gestión de Vuelo: Gerente de gestión de Vuelo

Jefatura general
  • Supervisor general del sistema 2020-Sistema de gestión de vuelo
  • Gestiona la estructura del departamento, evalua, y contrata personal.
  • Planifica y supervisa permanentemente el trabajo del personal del departamento
  • Imparte entrenamiento constante de procesos de trabajo
  • Solicita validación formal de procesos (por gestión de calidad o COO)
  • Supervisor de archivología general
  • Solicita y gestiona pago de instructores
Expedientes, documentos y registros
  • Creación de expediente físico de alumno piloto
  • Subir cada planilla de vuelo al sistema para el conteo de horas académicas.
  • Archivar en el expediente del alumno cada lección realizada.
  • Respaldo de expedientes de recurrentes, personalizados
Control de casa de pilotos
  • Supervisión constante de la Casa de Pilotos, apartamento Sotavento, casa de Charallave, sala VIP y hangares.
Operaciones de vuelo
  • Emisión de cartas de solicitud de licencia y certificado medico
  • Emisión de certificación de horas de vuelo y certificado de vuelo solo
  • Garantizar que cada instructor llene correctamente el libro de vuelo tras cada misión.
  • Coordinación de las misiones diarias, asignando horarios, aeronaves e instructores según el nivel del estudiante.
  • Registro detallado de horas de cada alumno para garantizar el cumplimiento exacto del tiempo de vuelo exigido por su programa.
Soporte, y satisfacción del cliente de gestión de vuelo
  • Atender y canalizar dudas sobre horarios, pagos de simulador o procesos internos.
  • Informar al alumno sobre su estatus (si está insolvente por simulador, como el caso que redactamos, o si tiene documentos por vencer).
  • Recopilar feedback sobre el trato de los instructores y el estado de la casa de pilotos.
  • Mantener a los alumnos informados sobre cambios de última hora en la planificación mediante grupos oficiales o correo.
  • Onboarding:Este concepto unifica la recepción administrativa, la inducción presencial, la adaptación a las normativas de convivencia y la planificación técnica del alumno, asegurando una transición fluida hacia su formación aeronáutica. Se divide en las siguientes fases:
    • Protocolo de bienvenida y entrega de kit de inicio.
    • Presentación formal de las Reglas de la Casa de Pilotos, explicación de las áreas de la residencia y entrega del reglamento para su firma obligatoria.
    • Tour guiado por las aulas, hangares y áreas comunes para familiarizar al alumno con la infraestructura.
  • Atención VIP: Gestión personalizada de traslados, alimentación y contacto directo para clientes con paquetes especiales.

Nivel Operativo y Logístico

Javier

Logística, Compras y Suministros
  • Coordinación de logística, almuerzos y traslados para visitantes de alto perfil y estudiantes.
  • Gestionar y garantizar la disponibilidad de servicios básicos como el gas y el agua.
SMS
  • Difusión de la cultura de seguridad operacional entre estudiantes y personal, capacitaciones recurrentes y actualización de manuales de procedimientos.
  • Auditorías internas, revisión de reportes de incidentes y seguimiento a la operatividad de la flota en las distintas bases (Metropolitano…)
  • Ejecución de Simulacros Operacionales
  • Administración del buzón de reportes voluntarios y obligatorios, garantizando la confidencialidad y el análisis oportuno de cada caso.
  • Documentar el origen técnico, humano o pedagógico de cada reporte recibido en las distintas bases.
  • Identificación de Peligros y Gestión de Riesgos
Gestión de simulador y teoría personalizada a estudiantes Premium y VIP
  • Coordinación de Simulador: Verificar pagos, contactar alumnos y agendar las 16 horas correspondientes de fase de simulador.
  • Tutorías Académicas: Programar y ejecutar las 70 horas de teoría personalizada para alumnos Premium, incluyendo el acuerdo de horarios de clase.
  • Garantizar que no se excedan las horas de tutorías
  • Respaldar exámenes, planilla 228 – 288

Allan

Gestión de mantenimiento de aviones
  • Expedientes de aviones
  • Tareas relacionadas con OMA (Ángel Ramírez – José Valenzuela)
  • Enfocada en asegurar la aeronavegabilidad y el control logístico de la flota.
  • Planificación Técnica: Programar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
  • Control de Expedientes e Inventario: Mantener actualizados los registros de cada aeronave y el stock de repuestos.
  • Logística de Insumos: Control estricto de consumibles y combustible.
  • Seguimiento Operativo: Monitorear el estatus de las aeronaves al entrar en servicio o inspección técnica ante la OMA.
Logística, Compras y Suministros

Gestión y adquisición de repuestos aeronáuticos, herramientas y cualquier material especializado requerido.

Estándar premium GV
  • Selección y entrenamiento de instructores
    • Presentación de la misión, visión y valores de la empresa.
    • Capacitación obligatoria en el uso de herramientas propias (Airtable/Sistema de Inventario, canales de comunicación, flujos de reporte).
    • Formación inicial sobre la importancia del reporte de seguridad y la cultura de prevención desde el primer día.
  • Estandarización Procedimientos de vuelo
  • Actualización de manuales académicos de pilotos
  • Actualización de Portal académico
  • Manual de instructores
  • Procedimientos de usuarios e instructores
  • Entrenamiento CCO; ventas, diseño
  • Entrenamiento continuo y estandarización de instructores
  • Procedimientos de gestión de vuelo en producción
Operaciones de Vuelo
  • Gestionar carnés de circulación, permisos de acceso a plataforma y hangares, y planes de vuelo.
  • Traslado y entrega física de cartas, planes de vuelo y documentos oficiales ante las autoridades de los aeropuertos y el INAC.

Veronica (CHARALLAVE)

Operaciones de vuelo
  • Comunicación Interdepartamental: Mantener contacto directo con Mantenimiento para monitorear horas de vuelo y reportar aviones fuera de servicio.
  • Control de Expedientes e Inventario: Mantener actualizados los registros de cada aeronave y el stock de repuestos.
  • Logística de Insumos: Control estricto de consumibles y combustible.
Tareas relacionadas a sala de pilotos

Es la unidad de ejecución en la sala de pilotos, responsable de la data en tiempo real y el control de campo.

  • Creación de expediente físico de alumno piloto
  • El oficinista se encarga de subir cada planilla de vuelo al sistema para el conteo de horas académicas.
  • Garantizar que cada instructor llene correctamente el libro de vuelo tras cada misión.
  • Mantener el orden y limpieza de la sala
  • Archivar en el expediente del alumno cada lección realizada
Logística, Compras y Suministros
  • Compra de material de oficina, productos de limpieza y equipos para el funcionamiento de la sala de operaciones y Casa de pilotos
  • Supervisión constante de la Casa de Pilotos y hangares.
  • Gestionar y garantizar la disponibilidad de servicios básicos como el gas y el agua en la casa de pilotos
Soporte y satisfacción del cliente

Onboarding: Este concepto unifica la recepción administrativa, la inducción presencial, la adaptación a las normativas de convivencia y la planificación técnica del alumno, asegurando una transición fluida hacia su formación aeronáutica. Se divide en las siguientes fases:

  • Protocolo de bienvenida
  • Presentación formal de las Reglas de la Casa de Pilotos, explicación de las áreas de la residencia y entrega del reglamento para su firma obligatoria.
  • Tour guiado por las aulas, hangares y áreas comunes para familiarizar al alumno con la infraestructura.
Gestión de Publicidad y Promoción
  • Realizar labores de publicidad orientadas a la difusión de los programas de formación aeronáutica.
  • Apoyar en la ejecución de estrategias promocionales para la captación de nuevos alumnos en las sedes correspondientes.
Estándar premium GV
  • Estandarización Procedimientos de vuelo
  • Actualización de manuales académicos de pilotos
  • Clases en tierra para alumnos de linea de vuelo

Josue (Barquisimeto) Jeiber (Charallave)

  • Mantenimiento a los aviones de escuela
    • Programas de mantenimiento
    • Planificación de mantenimiento
    • Reportes diarios y soluciones

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