INSTRUCTIVO EN DESARROLLO ACTIVO
Este instructivo define los flujos automaticos y semi-automaticos del sistema. Se actualiza a medida que se identifican nuevos procesos.
Este instructivo define los flujos automaticos y semi-automaticos del sistema. Se actualiza a medida que se identifican nuevos procesos.
Categoria: Modulo de Gestion de Usuarios > 03. Roles, Permisos y Automatizacion
Documento padre: Instructivo Maestro de Gestion de Usuarios, Seccion 3.5
1. Proposito
Documentar todos los flujos mediante los cuales el sistema asigna, modifica o desactiva roles sin intervencion manual (automaticos) o con validacion humana minima (semi-automaticos), basandose en las acciones del usuario dentro del Ecosistema IDEA.
2. Flujos Automaticos (sin intervencion humana)
Estos flujos se disparan automaticamente cuando el usuario realiza una accion en el sistema:
| Accion del usuario | Rol que se activa | Metadata adicional | Conexion con Nucleo |
|---|---|---|---|
| Compra cualquier producto/servicio | Cliente (automatico) | Historial de pedidos vinculado | Nucleo 2 (Comercial) |
| Esa compra es un curso/grupo | Alumno Nuevo (automatico) | Se asigna a Servicio Activado + Grupo | Nucleo 2 + 4.1 (CIA) |
| Es asignado a un grupo de clases | Hereda metadata de grupo | Sede, horario, instructor asignado | Nucleo 4.1 (CIA) |
| Se le asigna ruta de vuelo | Alumno de Linea de Vuelo | Expediente INAC, instructor de vuelo | Nucleo 4.1 (CIA) |
| No paga cuotas (mora grave) | Estatus → Suspendido | Bloqueo academico automatico | Nucleo 5 (Finanzas) |
| Acumula sanciones | Estatus → Suspendido | Escala progresiva | Nucleo 8 (Soporte) |
| Completa curso y se gradua | Alumno → Exalumno | Certificado emitido, historial preservado | Nucleo 4.1 + 6 (Documental) |
3. Flujos Semi-Automaticos (con validacion humana)
Estos flujos requieren que una persona valide o apruebe antes de que el sistema ejecute el cambio de rol. El sistema prepara todo automaticamente, pero espera la confirmacion.
3.1 Contratacion de Colaboradores (Onboarding de Personal)
PRINCIPIO CLAVE: Cualquier departamento puede iniciar la contratacion de su personal a traves de un procedimiento estandarizado. RRHH valida y formaliza, pero no es el unico que puede iniciar el proceso.
| Paso | Quien lo hace | Que pasa en el sistema | Automatico? |
|---|---|---|---|
| 1. Solicitud | Jefe de departamento (cualquiera) | Crea solicitud de contratacion: cargo, perfil, justificacion, departamento | Manual |
| 2. Aprobacion | Gerencia o RRHH | Revisa y aprueba la solicitud. Si rechaza, se cierra el flujo | Manual |
| 3. Busqueda | RRHH + Departamento solicitante | Publica vacante, recibe candidatos, filtra perfiles | Manual |
| 4. Seleccion | Jefe de departamento + RRHH | Entrevistas, evaluacion, seleccion del candidato | Manual |
| 5. Ingreso al sistema | RRHH | Crea el perfil en el ERP → Rol «Empleado» asignado automaticamente con metadata: departamento, cargo, tipo contrato, fecha ingreso | Semi-auto |
| 6. Onboarding | Sistema + Departamento | Se disparan automaticamente: email de bienvenida, asignacion de credenciales, accesos al modulo de su departamento, tareas de induccion | Automatico |
| 7. Validacion final | Jefe de RRHH o Gerente | Confirma que el expediente esta completo: contrato firmado, documentos, foto, datos bancarios | Manual |
3.2 Alta de Proveedores
| Paso | Quien lo hace | Que pasa en el sistema | Automatico? |
|---|---|---|---|
| 1. Solicitud | Cualquier departamento | Solicita alta de proveedor: nombre, RIF, rubro, datos de contacto, datos bancarios | Manual |
| 2. Verificacion | Administracion | Verifica datos fiscales, referencias, documentos legales (RIF, acta constitutiva) | Manual |
| 3. Aprobacion | Gerencia o Administracion | Aprueba el alta. Si rechaza, se notifica al solicitante | Manual |
| 4. Ingreso al sistema | Administracion | Crea perfil en el ERP → Rol «Proveedor» asignado con metadata: rubro, forma de pago, condiciones crediticias | Semi-auto |
| 5. Activacion | Sistema | Proveedor disponible en catalogo de compras. Se notifica al departamento solicitante | Automatico |
3.3 Desvinculacion (Renuncia / Despido)
| Paso | Quien lo hace | Que pasa en el sistema | Automatico? |
|---|---|---|---|
| 1. Notificacion | RRHH o Jefe de departamento | Registra la desvinculacion: motivo, fecha efectiva, tipo (renuncia/despido/fin contrato) | Manual |
| 2. Cambio de estatus | Sistema | Empleado → Inactivo. Se preservan: historial, firmante de documentos, registros | Automatico |
| 3. Revocacion de accesos | Sistema | Se desactivan credenciales, accesos a modulos, firma digital. Se notifica a TIC | Automatico |
| 4. Liquidacion | Administracion | Calculo de prestaciones, vacaciones, bonos pendientes | Manual |
| 5. Archivo | Sistema | Expediente se mueve a archivo historico. Datos preservados por 10 anos minimo | Automatico |
4. Contenido previsto
- Diagrama de flujo detallado por cada automatizacion
- Conexion con el catalogo de Servicios Activados (Nucleo 2)
- Reglas de negocio: cuando se activa y cuando NO se activa
- Notificaciones automaticas al usuario cuando su rol cambia
- Excepciones y casos manuales
- Instructivo especifico de Onboarding / Contratacion (vinculado a Gestion de Trabajo, Cap 07 del Manual de ERP)
5. Referencia
Ver tambien: Normas de Roles y Accesos | Matriz de Capacidades | Instructivo Maestro de Usuarios
