Este instructivo define la estructura de todos los expedientes y fichas vinculados al usuario.
Categoria: Modulo de Gestion de Usuarios > 06. Expedientes y Fichas
Documento padre: Instructivo Maestro de Gestion de Usuarios
1. Que es un Expediente de Usuario
Un expediente es la carpeta digital completa de un usuario: contiene todos los documentos, soportes, certificados, examenes y registros que respaldan su identidad y su relacion con IDEA. Es el equivalente fisico de la carpeta manila con pestanas que se guarda en un archivo, pero digitalizado, centralizado y con trazabilidad automatica.
Cada tipo de usuario tiene su propio tipo de expediente, pero todos comparten una estructura base que nace de la Capa 1 (Identidad) del sistema.
2. Tipos de Expedientes
| Tipo de Expediente | Aplica a | Contenido principal | Regulado por | Instructivo |
|---|---|---|---|---|
| Expediente de Alumno CIA | Estudiantes de aviacion | Cedula, certificado medico INAC, contrato de inscripcion, examenes firmados, notas, asistencia, historial de vuelos, certificados emitidos | INAC | Ver (333) |
| Expediente de Alumno CC | Estudiantes de cursos cortos | Cedula, contrato, examenes, certificado del curso | IDEA interno | Por crear |
| Expediente de Instructor | Instructores de tierra y vuelo | Cedula, licencia INAC, certificado medico, certificaciones de cursos dictados, evaluaciones, historial de clases, tallas y medidas | INAC | Ver (334) |
| Expediente de Empleado | Personal administrativo y operativo | Cedula, RIF, contrato laboral, antecedentes penales, certificado de salud, constancias de estudio, referencias personales | LOTTT / IDEA | Ver (336) |
| Expediente de Linea de Vuelo | Alumnos activos en fase de vuelo | Todo lo del expediente de alumno + bitacoras de vuelo, horas acumuladas, habilitaciones, chequeos | INAC | Ver |
| Ficha del Usuario | Cualquier usuario | Resumen rapido: datos basicos, foto, rol activo, estatus, ultimo acceso, saldo pendiente | IDEA interno | Por crear |
3. Estructura Base de un Expediente (comun a todos)
| Seccion | Contenido | Obligatorio |
|---|---|---|
| Datos de Identidad | Nombre completo, cedula/RIF, foto, fecha de nacimiento, nacionalidad, direccion, telefonos, email | Si |
| Documentos Legales | Copia de cedula, RIF, pasaporte (si aplica) | Si |
| Contrato / Inscripcion | Contrato firmado (laboral, academico o de servicio) | Si |
| Certificado Medico | CMV vigente (obligatorio para vuelo), certificado de salud general | Segun rol |
| Historial Academico | Examenes, notas, asistencia, certificados emitidos | Si (alumnos) |
| Historial de Vuelo | Bitacoras, horas, habilitaciones, chequeos de competencia | Si (linea de vuelo) |
| Soportes Varios | Cualquier documento adicional requerido | Caso a caso |
4. Donde vive el Expediente
Problema actual: Hoy existen multiples versiones del mismo expediente dispersas en Google Drive, Antigravity, sede local, sede principal y carpetas fisicas. Nadie sabe con certeza cual es la version vigente.
Solucion: El nuevo sistema centraliza una sola version de la verdad vinculada al perfil del usuario en Supabase. El expediente digital se almacena en el Modulo de Archivologia y se accede directamente desde el perfil del usuario en el ERP. Las versiones fisicas se mantienen como respaldo regulatorio (INAC), pero la version digital es la fuente oficial.
5. Conexion con el Modulo de Archivologia
Este capitulo define que documentos tiene cada usuario. La logica de como se almacenan, donde se guardan y como se acceden esta definida en el Modulo de Archivologia y su sistema de gestion de documentos.
Lo que se definira alla (no aqui):
- Deposito general de archivos (Google Drive u otro)
- Estructura de subcarpetas (si aplica)
- Convencion de nombres de archivos
- Generacion de URLs de referencia para cada documento
- Vinculacion de la URL al registro del usuario en Supabase
- Politica de versionamiento y reemplazo de documentos
Referencias:
Instructivo Maestro de Archivologia | Modulo de Archivologia (categoria)
6. Conexion con el INAC
El INAC solicita periodicamente:
- Listados de instructores con sus expedientes completos
- Listados de alumnos con estado de expediente
- Verificacion de certificados vigentes (medicos, licencias, cursos)
- Examenes firmados (fisicamente o con firma digital con trazabilidad)
El sistema genera estos listados automaticamente y alerta cuando un documento esta vencido o falta un recaudo (ver Alertas y Notificaciones, seccion 3.3).
7. Instructivos de este Capitulo
| Instructivo | Descripcion | Enlace |
|---|---|---|
| Expedientes de usuario (333) | Gestion general de expedientes por tipo | Ver |
| 334 – Expediente Instructor Digital | Expediente completo del instructor | Ver |
| 336 – Expediente Empleado CIA | Expediente del personal | Ver |
| Gestion de expediente de empleado | Procedimiento de expediente laboral | Ver |
| Expediente Linea de Vuelo | Expediente para pilotos en formacion | Ver |
8. Referencia
Ver: Instructivo Maestro de Usuarios (Seccion 2.2, Expediente Digital) | Matriz de Capacidades (Nucleo 6, Documental)
