Procedimiento para gestionar el reembolso a un estudiante, principalmente cuando es declarado «no recomendable» en su evaluación médica aeronáutica. Cubre desde la verificación del examen hasta el cierre del ticket de soporte.
Forma parte del sistema de egresos. Ver el ⭐ Instructivo Maestro de Egresos.
📘 Generalidades
- Para proceder con un reembolso, el estudiante debe aplicar según nuestros T&C y políticas de reembolso.
- Si aplica, el alumno debió realizar un ticket de soporte indicando su solicitud, explicando los motivos y adjuntando el examen médico que lo califica de «no recomendable».
🔄 Resumen del procedimiento
- Procesar ticket — usar la respuesta estándar para comunicarse con el cliente y confirmar la veracidad de la evaluación médica con el centro médico.
- Realizar el informe con el documento 254-R0-IDEA-Solicitud-de-reembolso.
- Solicitar autorización por formato 470 y programar fecha de reembolso.
- Llenar el formulario de reembolsos.
- Notificar al cliente la fecha programada del reembolso.
- Al hacer efectivo el reembolso: cambiar estatus de los pedidos a «reembolsado» (WooCommerce), actualizar el estatus administrativo del cliente en el 1500, actualizar el registro de reembolsos a «pagado y completado», notificar al cliente y cerrar el ticket.
🛠️ Herramientas
- 254-R0-IDEA-Solicitud de reembolso (documento del informe)
- Registro de solicitud de reembolso
- 470 — Registro de solicitud de egreso
- 1500.1 — Sistema administrativo
- 9000 — CME
🩺 Paso 1 — Confirmación de evaluación médica
El personal de «soporte administrativo» debe confirmar el examen médico con el centro de evaluación médico aeronáutico donde el aspirante fue declarado «no recomendable».
🏥 Hangar 75
Contacto: Liset Cepada
Teléfono: +58 426-5188343
🏥 Aerosalud
Contacto: Karen
Teléfono: +58 412-6249806
💬 Mensaje predeterminado (sustituir lo que está entre paréntesis)
«Buenos días, un placer saludarle. Mi nombre es (Moisés Sequera), parte del equipo de administración del Instituto de Especialidades Aeronáuticas IDEA. Me comunico para corroborar y confirmar una evaluación médica realizada por su centro: la aspirante (Nathasha Vásquez, C.I.: 19.086.686) fue declarada ‘no recomendable’. Quisiéramos confirmar dicha evaluación. De antemano muchas gracias, quedamos atentos a su respuesta.»
📄 Paso 2 — Informe de reembolso
Se realiza formalmente la solicitud de reembolso en formato PDF, usando el documento 254-R0. El formato se encuentra en: \Servidor\0.1 gestion de calidad\0.1-4. Documentos genericos
📌 Pendiente: falta realizar el instructivo de gestión del documento.
💸 Paso 3 — Solicitud de egreso y registro
Se realiza la solicitud siguiendo el procedimiento de egresos. Una vez autorizado, se establece la fecha y se agrega al registro 9000 y al formulario para hacer efectivo el reembolso junto con el departamento administrativo, según disponibilidad de caja y respetando los T&C.
Se usará la interfaz 9000 — CME. Al llegar la fecha programada, se debe confirmar nuevamente con el jefe del departamento administrativo para hacer efectivo el reembolso, y luego confirmar con el cliente que se realizó.
✅ Paso 4 — Cierre de ticket de soporte
- Adjuntar la prueba del reembolso al ticket.
- Agregar en la discusión con el usuario: «Reembolsado».
- Cerrar el ticket de soporte.
🔗 Procedimientos relacionados
Actualizado: junio 2026 · Procedimiento para reembolso · Depende del Instructivo Maestro de Egresos.
