Generalidades
Con la finalidad de mantener un registro detallado y diario de cada agente de soporte y cada cliente atendido, se crea un registro para así de esta forma optimizar el soporte administrativo, asegurar la trazabilidad y mejorar la calidad del servicio.
Herramientas
Crear registro del soporte del Cliente mediante formulario.
Nos ubicamos en el enlace al formulario: Enlace y completamos los campos en secuencia, luego de esto haz clic en «Enviar» para guardar el registro automáticamente en la tabla de Airtable, por último repetir diariamente para cada agente atendido. Esto asegura un control detallado sin duplicados.
Llenado de campos
Los campos son las columnas que almacenarán la información.
- Nombre y Apellido del cliente: Nombre completo del cliente
- Esta información se colocará de forma automática al colocar el nombre del cliente.
- Cédula del cliente
- Teléfono del cliente
- Correo electrónico
- Administrador: Persona que estará a cargo del caso.
- Trámites Administrativos: Seleccionar el trámite administrativo que esté solicitando el cliente.
- Descripción del problema: Breve descripción del caso que se está atendiendo.
- Vía de contacto: Seleccionar la opción ( Whatsapp – Zadarma )
- Número de contacto: Colocar número del cuál se está comunicando el cliente.
- Estatus: Seleccionar opción
- Abierto: En caso de que el caso esté siendo atendido.
- Cerrado: Al momento de haber cesado el caso, dirigirse a la interfaz y desde allí cambiar el estatus.
- Fecha en la que se comunicaron: Colocar la fecha cuando se comunicó el cliente.
- Fecha creación: Esta se generará automáticamente al crear el registro del soporte del cliente.
- Fecha cierre: Se generará automáticamente al cambiar el estatus de «Abierto a Cerrado».
- Evidencia de cierre: Adjuntar evidencia (Captura) de cierre del caso de soporte.
Registros por medio de la Interfaz
Una vez que se agreguen registros diarios a través del formulario, es esencial revisarlos para asegurar de que la información esté correcta, nos ubicamos en la sección de «Interfaces» y nos dirigimos en la sección de «Registro casos de Soporte Administrativo» y allí podremos ver detalladamente cada registro agregado y usar herramientas de filtrado para conseguir más rápido la información.
