1. Generalidades
- 1.1. Propósito Sistémico: El uso del Expediente 1015-N es la base para estandarizar el registro, seguimiento y cierre de actividades, asegurando la comunicación efectiva entre departamentos y divisiones.
- 1.2. Marco de Referencia: Toda planificación debe alinearse a la estructura jerárquica vigente. En ausencia de un instructivo específico, se tomará como norma obligatoria la estructura 1015.8 (Departamento de Diseño).
- 1.3. El Momento de Gestión: Se establece el horario de 16:30 a 17:30 como lapso obligatorio para el «Barrido» de la jornada y la proyección del día siguiente. La planificación es una tarea administrativa, no operativa.
- 1.4. Principio de Trazabilidad: Los registros deben ser claros y objetivos, permitiendo verificar el flujo de trabajo (completados, pendientes y justificaciones) para garantizar la continuidad de los procesos sin interrupciones.
- 1.5. Jerarquía de Ejecución: La planificación diaria no es una lista aleatoria; debe respetar estrictamente el orden de prioridad: 1. Objetivos Estratégicos, 2. Urgencias/Directrices y 3. Continuidad de Pendientes.
2. Marco Referencial: Ubicarse en Estructura de Trabajo
El colaborador debe validar sus responsabilidades según el instructivo de estructura de trabajo vigente para las siguientes unidades:
- Departamentos: Ventas, Diseño, Planificación, Administración y Gestión de Vuelo.
- Divisiones: Operaciones Múltiples, Aerotienda, AeroBar & Bistro, Náutica y OMA.
Si no está el instructivo de la estructura se debe crear usando de referencia la estructura del departamento de Diseño:
3. Protocolo de Cierre y Barrido Diario
Horario obligatorio: 16:30 a 17:30 horas. Este proceso consiste en el análisis de la jornada actual para la proyección de la siguiente, siguiendo este orden de prelación en el Expediente 1015-N:
A. Revisión de Bitácora (Formato 1015-5)
Se debe realizar una lectura exhaustiva de las anotaciones del día para extraer información crítica:
- Notas rápidas y apuntes de reuniones.
- Instrucciones directas de la Directiva o Gerencia.
- Incidentes, novedades operativas y decisiones tomadas.
Acción: Si la información recolectada genera una nueva tarea o meta, debe trasladarse de inmediato a las secciones de Objetivos, Desarrollo o Planificación Diaria.
B. Gestión de Reportes (Formato 1015-6)
Validar los reportes generados para su correcta canalización hacia:
- Gestión Interna: Tareas simples, nuevos objetivos o bitácora de seguimiento.
- Gestión Interdepartamental: Traslado de información a otros departamentos o divisiones según la competencia.
C. Registro de Planificación Diaria (Formato 1015-4)
Es el núcleo de la trazabilidad operativa. Se debe actualizar el estatus de la jornada:
- Tareas Completadas: Cierre de actividades finalizadas.
- Tareas Pendientes: Registro obligatorio de la observación o causa de incumplimiento.
- Trazabilidad: Verificación del flujo de trabajo para asegurar la continuidad del proceso.
D. Actualización de Objetivos (Formato 1015-3)
Asegurar que el esfuerzo diario esté alineado con las metas macro:
- Priorización: Actualizar el registro según las necesidades del departamento (previa consulta con el Jefe de Área).
- Seguimiento de Desarrollo: Registrar avances específicos en los objetivos a mediano y largo plazo.
4. Planificación de trabajo
Se debe escribir absolutamente todo, en apuntes de bitacora en tiempo real, reportes, avances de tareas, desarrollos de los objetivos. Este registro es el único medio para asegurar la trazabilidad y el cumplimiento de la planificacion de trabajo
Una vez finalizado el barrido y análisis de la 1015-N actual, el colaborador debe proceder —dentro del mismo horario establecido— a esribir el Registro de Planificación diaria (1015-4) para la siguiente jornada laboral, bajo los siguientes criterios de jerarquía:
Balance de Carga Operativa: La planificación debe ser realista y equilibrada, asegurando que el tiempo asignado sea suficiente para ejecutar las tareas con calidad técnica.
Priorización por Objetivos (Formato 1015-3): Se deben agendar primero aquellas tareas que impactan directamente en el cumplimiento de los objetivos estratégicos del departamento definidos por la jefatura.
Gestión de Urgencias y Novedades: Se deben integrar de inmediato las acciones derivadas de incidentes o instrucciones de última hora registradas en la Bitácora (1015-5) o Reportes (1015-6).
Continuidad de Pendientes: Las tareas no cumplidas en el día actual (debidamente justificadas) deben ser reubicadas en el cronograma del día siguiente, evaluando si mantienen su prioridad o si deben ser escaladas.
5. CONSIDERACIONES FINALES
- Integridad de Datos: Toda entrada en el Expediente 1015 debe ser clara, objetiva y lo mas técnica posible.
- Cierre de Ciclo: Nadie debe retirarse de su puesto de trabajo sin haber completado su planificación prospectiva. Al llegar al día siguiente, el colaborador debe enfocarse inmediatamente en la ejecución del plan trazado, evitando la improvisación.
- Responsabilidad: El incumplimiento del horario de «barrido» y «planificación de trabajo» (04:30 – 05:30) se considerará una falla en la trazabilidad operativa del departamento por lo que afecta directamente en su evaluacion de procedimientos diaria.
