Procedimiento de Reuniones Inteligentes y Minutas con Gemini

🚀 1. Propósito y Filosofía del Estándar

El presente instructivo establece el procedimiento oficial para la preparación, ejecución, transcripción y automatización de minutas de reunión en el Instituto de Estudios Aeronáuticos (IDEA) y sus unidades de negocio asociadas (OMA, Aerotienda, Base Náutica, Bistro).

Bajo la doctrina de SPEX-Driven Development y el nuevo Ecosistema ERP basado en Supabase, abandonamos los procesos manuales y de transcripción en papel. La Inteligencia Artificial de Gemini se convierte en el copiloto definitivo de la gestión directiva, permitiendo que cada reunión genere de forma automática:

1. Una minuta digital perfecta (conforme a las directrices de Calidad).
2. Tareas accionables con responsables y fechas integradas al gestor de trabajo de Supabase/Airtable (Sistema 030).
3. Resúmenes de pipeline comercial para el CRM de Tellbid.

🏛️ 2. El Nuevo Rol del Secretario de Reunión

En el esquema tradicional, el secretario pasaba la reunión tomando notas manuscritas aceleradamente, perdiendo detalles críticos y divagando en la redacción.

En la era del Ecosistema ERP con IA, el rol del Secretario se eleva a Gobernador de Captura y Validación:

• Antes de la reunión: Garantiza que los objetivos estén definidos en orden correlativo y prepara el canal de grabación.
• Durante la reunión: Lidera la moderación del tiempo (10 minutos a 1 hora máximo), evita la divagación del equipo y activa el dispositivo de grabación.
• Después de la reunión: Carga el audio nativo o la transcripción en Gemini, ejecuta el Prompt Maestro, valida el borrador generado por la IA, y autoriza el guardado digital definitivo.

🛠️ 3. Fases del Flujo de Trabajo Inteligente

El proceso de reuniones inteligentes se ejecuta estrictamente en 4 fases secuenciales:

Fase 1: Captura y Grabación Multicanal

Dependiendo de la naturaleza de la reunión, el secretario activará uno de los siguientes canales oficiales de grabación:

1. Reuniones Virtuales (Google Meet / Zoom / Teams): Grabar la sesión en la nube. Al finalizar, descargar el archivo de audio (.mp3, .m4a o .wav) o exportar la transcripción nativa de la plataforma.
2. Reuniones Presenciales (Salas de Operación / Oficinas): Utilizar un dispositivo móvil, tablet o PC portátil con una aplicación de grabación de voz de alta fidelidad (ej. Grabadora nativa o Spokenly en local). Colocar el dispositivo en el centro de la mesa para garantizar una captura clara de todos.
3. Reuniones Asíncronas (Coordinación Rápida vía WhatsApp): Si una decisión crítica se toma mediante una cadena de notas de voz en los grupos de operaciones, el secretario puede recopilar dichos audios para procesarlos en lote.

Fase 2: Procesamiento Directo en Gemini (El Salto Tecnológico)

A diferencia de los flujos de trabajo antiguos que requerían pasar obligatoriamente por un software de voz a texto intermedio (transcriptor), Gemini 1.5 Pro / Flash cuenta con una ventana de contexto de más de 2 millones de tokens y capacidad multimodal nativa.

El secretario puede arrastrar el archivo de audio completo (.mp3, .m4a, etc.) directamente en la interfaz de Gemini Advanced, Google AI Studio o el Vertex AI Playground de Google Cloud. Gemini procesará el audio directamente, detectará los cambios de voz y realizará la transcripción e interpretación del contexto en un solo paso, eliminando cualquier cuello de botella de transcripción manual.

Fase 3: El Prompt Maestro de Minutas (Doctrina IDEA)

Una vez cargado el audio o la transcripción en Gemini, el secretario deberá enviarle exactamente el siguiente Prompt Maestro en Español para estructurar la información bajo los rigurosos estándares aeronáuticos de IDEA:

Actúa como Asistente de Alta Gerencia y Auditor de Calidad del Instituto de Estudios Aeronáuticos (IDEA). A partir del archivo de audio/transcripción adjunto, genera la Minuta de Reunión Oficial bajo la directiva GC-RT-001-39.

Utiliza exactamente la siguiente estructura de salida en Markdown:

# 📋 MINUTA DE REUNIÓN: [Tema General de la Reunión]
**Código de Acta:** D-[Número Correlativo]-MIN (ej. D-1025-MIN)
**Fecha:** [DD de Mes de AAAA] | **Hora de Inicio:** [HH:MM] | **Hora de Cierre:** [HH:MM]
**Sede de Referencia:** [Sede: CCS, SCI, PMV, CUM, MAR o BRM]
**Secretario de Acta:** [Nombre del Secretario]

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## 👥 1. Asistencia y Quórum
*   **Facilitador/Líder:** [Nombre y Cargo]
*   **Participantes Presentes:**
    *   [Nombre 1] ([Cargo/Departamento])
    *   [Nombre 2] ([Cargo/Departamento])
*   **Ausentes Justificados:** [Nombre o "Ninguno"]

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## 🎯 2. Objetivos de la Reunión (Orden Correlativo)
*(Enumera los objetivos que se planificaron antes de iniciar la sesión)*
1. [Objetivo 1]
2. [Objetivo 2]

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## 💬 3. Resumen Ejecutivo de Discusiones y Decisiones
*(Resume los puntos tratados de manera concisa y formal, evitando redundancias. Agrupa por temas)*

### 🚀 Tema A: [Nombre del Tema, ej. Ventas y CRM Tellbid]
*   **Puntos clave discutidos:** [Resumen de lo que se habló]
*   **Decisión Tomada:** [Especificar qué se acordó, de forma irrefutable]

### ⚙️ Tema B: [Nombre del Tema, ej. Operaciones OMA / CIA]
*   **Puntos clave discutidos:** [Resumen de lo que se habló]
*   **Decisión Tomada:** [Especificar qué se acordó]

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## ⚡ 4. Plan de Acción y Compromisos (Integración ERP Supabase)
*(Genera una tabla con las tareas específicas derivadas de la reunión)*

| Tarea ID | Descripción del Compromiso | Responsable (Nombre y Rol) | Fecha Límite | Estado Inicial | Núcleo ERP Relacionado |
| :--- | :--- | :--- | :--- | :--- | :--- |
| T-[Correlativo] | [Qué se debe hacer concretamente] | [Nombre / Rol] | [AAAA-MM-DD] | Pendiente | [Ej. Núcleo 2 (Comercial) / Núcleo 4 (Operaciones)] |

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## 🔒 5. Análisis de Riesgos y Control de Calidad
*   **Riesgo Operacional Detectado:** [Describir cualquier riesgo mencionado en la reunión, ej. combustible bajo, demoras en el INAC]
*   **Mitigación Acordada:** [Qué se hará para evitar que ocurra]

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*Minuta generada mediante el flujo inteligente de IA Gemini bajo el estándar DG-IT-ERP-007.*

Fase 4: Validación y Registro en el ERP (Supabase/030)

1. Revisión del Borrador: El secretario leerá la minuta para verificar que los nombres, fechas límites y compromisos financieros sean correctos y reflejen fielmente lo acordado.
2. Publicación y Almacenamiento: Copiar el texto formateado en Markdown y guardarlo como un documento oficial de tipo D (Documento/Minuta) en la base de conocimientos interna.
3. Inyección de Tareas (Sistema 030): El secretario registrará las tareas listadas en la sección 4 de la minuta en el Sistema 030 (Gestor de Trabajo) en Airtable o Supabase, incluyendo el código de la minuta (ej. D-1025-MIN) en su campo de «Origen/Referencia» para mantener la trazabilidad de la decisión.

📊 4. Beneficios del Flujo de Trabajo

Este instructivo (DG-IT-ERP-007) anula y reemplaza por completo cualquier flujo anterior de transcripción manual de reuniones en IDEA. Su cumplimiento es obligatorio y permanente para todo el personal directivo, administrativo y de coordinación.