1. Generalidades
El presente instructivo define las responsabilidades específicas de cada unidad de gestión dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional (SMS). El uso de la Ficha de Trabajo es obligatorio para garantizar la trazabilidad, el cumplimiento de la normativa RAV 5 y la mejora continua de la academia.
2. Estructura de Responsabilidades por Categoría
Jefatura
- Establecer los requisitos técnicos del personal involucrado en el SMS.
- Asignar el presupuesto y las herramientas necesarias para la mitigación de riesgos.
- Mantener las bitácoras y minutas de las reuniones del Comité de Seguridad.
- Auditar que todas las unidades de gestión cumplan con sus funciones asignadas.
Soporte al Usuario
- Recibir y procesar reportes provenientes de buzones físicos, formularios digitales o entrevistas presenciales.
- Abrir la Ficha de Trabajo correspondiente y coordinar con los departamentos involucrados para ejecutar la solución.
- Notificar de manera obligatoria al informante sobre las acciones tomadas, promoviendo una cultura de reporte justo.
Sistematización y Procedimientos
- Realizar estudios técnicos en áreas críticas como abastecimiento de combustible, mantenimiento de aeronaves y despacho de vuelos.
- Liderar la investigación de fallas o incidentes operativos mediante el análisis de datos.
- Asegurar que cualquier cambio operativo se integre correctamente en el Manual de Gestión de la Seguridad Operacional (SMSM), PISO, ERP Y Manual de SMS para alumno piloto.
- Ejecutar inspecciones periódicas para verificar el cumplimiento de los procedimientos estándar.
Gestión de Información
- Establecer los lineamientos para la creación, difusión y resguardo de material educativo.
- Diseñar boletines de seguridad, mantener actualizadas las carteleras institucionales y producir videos de concientización.
- Generar registros (Fichas de Trabajo) que demuestren la difusión de las campañas de seguridad a todo el personal.
Archivología
- Mantener actualizados los manuales y crear expedientes organizados por áreas.
- Archivar los reportes, las Fichas de Trabajo cerradas y los Planes de Acción Correctiva (PACC).
- Garantizar que la información sea localizable y esté protegida para auditorías externas del INAC.
Gestión INAC y Políticas (Cumplimiento Legal)
- Asegurar que cada proceso de la academia esté alineado con las Regulaciones Aeronáuticas Venezolanas vigentes.
- Crear y actualizar las políticas de seguridad que rigen a la institución.
- Tramitar la documentación técnica y legal necesaria ante la Autoridad Aeronáutica (INAC).
3. Control de Actualización
Nota: De acuerdo con los procesos de S.C. IDEA, el listado del personal involucrado en estas tareas será actualizado cada cinco (5) meses por la responsable del área, para asegurar que los cargos y responsabilidades coincidan con la estructura vigente.
