Generalidades
Descripción
- Es información formal (constancias de instrucciones- de sucesos-minutas) que está respaldada a partir de firma(s) de persona (s) que tiene la potestad de decisión, y que queda reflejada en el tiempo
- Esta ubicada en una carpeta llamada información estándar
- La información estándar es un documento con la categoría de información estándar, puede ser cualquier formato, entre los más comunes están (informe-registro-minuta-constancia)
- El procedimiento genera registros categotizados, como el control de correspondencia, de encomienda, o de una determinada sede.
- El proceso de creación y difusión de información estándar consiste en definir que es información estándar, clasificarla, registrarla, archivarla, y difunfirla.
- Aplica a la gestión de trámites (nuevo).
- Se utilizan automatizaciones (ver politicas de automatización)
Características
- Formalidad y Respaldo: Se trata de información formal que está respaldada a partir de firma(s) de persona(s) que tiene la potestad de decisión, y que queda reflejada en el tiempo.
- Ubicación Específica: Se encuentra ubicada en una carpeta llamada información estándar, ejemplo: 172.20 – Información Estándar.
- Formatos Variados: Aunque categorizada como información estándar, puede presentarse en diversos formatos, siendo los más comunes informes, registros, minutas y constancias.
- Generación de Registros Categorizados: El procedimiento generan registros categorizados, como el control de correspondencia, de encomienda, o de una determinada sede.
- Creación y Difusión: La información estándar consiste en definir que es información estándar, clasificarla, registrarla, archivarla, y difundirla.
- Aplicación en Gestión de Trámites: Es fundamental en la gestión de trámites, especialmente en los nuevos procesos.
Información relacionada
- Clasificación de instrumentos de información
- Instructivo de cargador de archivos
- Instructivo de información estándar
- Normas generales de expedientes y archivadores
- Procedimiento de constancia tipo 1 (versión semi automática y manual)
- Generador de constancia tipo 1 para documentos que requieren firma
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Procedimiento de creación
- Referencias
- Procedimiento de constancia tipo 1 (versión semi automática y manual)
- Generador de constancias tipo 1 para documentos que requieren firma
- Constancia firmada (opcional): Se llena generador de constancias tipo 1 para generar el PDF firmado automáticamente y se carga en el formulario de información estándar en próximo paso.
- Se genera información estándar: Llenando el generador de información estándar con lo cual debe suceder las siguientes automatizaciones
- Se genera carpeta de drive
- Se genera PDF
- Se genera fila en el registro.
Procedimientos de difusión
Información Pública
- Se coloca en sección comunicados del centro de soporte (automaticamente o manual) .
- Se crea información espejo en sección de novedades que puede encontrarse en buscador. (Esta sección debe tener solo los últimos 10 artículos – ver instructivo)
- Crear articulo en blog de aeroidea.net (si la información es de interes para aspirantes. generalmentes ofertas, fechas de nuevos ingresos, nuevos cursos.)
- Colocar la información impresa en carteleras de comunicados de sedes ( con evidencia visual de la publicacion).
- Difundir en whatsapp: en grupos de whatsapp de núcleos e instructores, y soporte.
- Opcionales
- Envío de email masivo que le llegará a todos nuestros suscriptores de boletines (sistema de boletines)
- Se solicita a departamento de mercadeo un despliegue por RRSS: Esto es;
- Publicación en faceboook
- Se publica historia fija en instagram con titulo del comunicado y llamada a chequear email.
- La información que otro departamento desee enviar, debe cargarla al registro de información estándar y notificar al departamento de mercadeo (ver procedimiento de lista de publicaciones en RRSS)
- Opcionales
Difundir información privada para producción
- Se coloca en sección información estándar de producción (automaticamente o manual) .
- Colocar copia la información impresa en carteleras de CCO ( con evidencia visual de la publicacion).
- Archivar información en archivo que aplica.
- Difundir en whatsapp: en grupos de whatsapp a grupos que aplique.
Difundir información privada para instructores
- Se coloca en sección información estándar de producción (automaticamente o manual) .
- Colocar copia la información impresa en carteleras de CCO ( con evidencia visual de la publicacion).
- Archivar información en archivo que aplica.
- Difundir en whatsapp: en grupos de whatsapp a grupos que aplique.
Clasificación de información estándar
Por receptor
La clasificación determina el lugar de archivo y las notificaciones
Cada documento emitido como información estándar debe tener una sección de nombre aplicabilidad de información estándar. Esto es para que se puede determinar quien tiene acceso a esta información a través del procedimiento de difusión de información
Algunos ejemplos de áreas que demandan bitacora son
- Bitacora maestra de información estándar publica (Ver sub-clasificación)
- Información general de producción
- Reporte de mantenimiento de vehiculos
- Reporte de mantenimiento de instalaciones
- Reporte mantenimiento de equipos
- Reporte de compras de cocina CCO
- Reporte de SMS de staff IDEA
- Inconformidad con empleado
- Respaldo digital de documento
- Archivo de documento
- Nota de entrega
- Cupon generado
- Bitacora de información interna de área de trabajo
- Directiva: Bitacora interna
- Gerentes: Bitacora interna
- Administración: Bitacora interna
- Ventas
- Jefatura
- Vendedores
- Diseño
- Náutica
- Bistro & bar
- Operaciones Múltiples
- Aerotienda
- CIA
- CIA-Planificación
- CIA-Gestión de vuelo
- Bitacora general de partes de aviones
- Compras de aviones
- CIA-Instructores
- CIA-Coordinaciones
- CIA-Coordinación
- CIA-Sede Barquisimeto
- CIA-Sede Caracas
- CIA-Sede Cumana
- CIA-Sede San Cristobal
- CIA-Sede Maracaibo
- CIA-Sede Margarita
Por tipo de información especifica
Publica
- Recordatorio
- Información en manuales y documentos técnicos de IDEA
- Actualización de información de procesos
- Actualización de listados
- Actualización de fechas de evento
- Actualización de información de evento
- Activación de un nuevo avión
- Activación de información de un servicio
- Actualización de centro de soporte
- Información en manuales y documentos técnicos de IDEA
- Bitacora de eventos de sede de CIA:
- Entrega de certificaciones de graduación
- Graduación
- Bienvenida
- Jornada de autitoria de expedientes
- Jornada de examenes médicos
- Actividad practica
- Inicio de practicas de simulador
- Inicio de grupo
- Finalización de grupo
Privada
- Bitacora de eventos de CCO
- Envío de encomienda de aerotienda
- Envío de encomienda de CCO
- Minuta de reunión
- Respaldo digital de documento
- Comunicado a Producción
- Politica de empresa
- Comunicado al personal
- Bitacora de departamento
- Inicio de nuevo empleado
- Minuta de reunión interna
- Comunicación CCO-Sede CIA
- Reporte de encomienda
- Envio de encomienda de aerotienda
- Recepción de encomienda de aerotienda
- Envio de encomienda de CCO
- Recepción de encomienda de CCO
- Comunicado a grupo de CIA (se debe elegir grupo)
- Notificación de interes a población estudiantil
- Falla en algún sistema de determinado
- Cambio en alguna politica o procedimiento
- Recordatorios de TYC o procedimientos
- Información a determinada sede
- Actualización de registro estudiantes
- Actualización de registro de grupos
- Actualización de registro de insolventes
- Reporte de encomienda
Por tipo reporte de evento
Actualización de alguno de los siguientes instrumentos (ver clasificación de instrumentos de información)
- Reporte simple
- Archivo cargado
- Emisión de Constancia
- Respaldo de Minuta
- Comunicado
Archivos y registros
Registro de información estándar
- Registro digital: Se trata de un listado en google sheet con de la data de información estándar (titulo-fecha-departamento, etc) clasificada por área de trabajo; generalmente tiene anexos, que suelen ser constancia de información estándar, o minuta.
- Registro Físico (Bitácora): Es el mismo registro digital, que estara en papel en la primera parte del expediente físico
- Categoria de registros generados automaticamente.
- Información pública
- Información privada
- Información de CIA
- Barquisimeto
- Caracas
- Cumana
- Margarita
- San Cristobal
- Maracaibo
- Sede operacional – Valencia
- Sede operacional – Barquisimeto
- Sede operacional – Metropolitano
- Información privada de área de trabajo
- Directiva
- Gerencia
- Administación
- Ventas
- Diseño
- CIA
- Aerotienda
- Bistro
- Información categorizada por tipo de información
- Encomienda 🚨
- Correspondencia🚨
- Archivo de documento 🚨
- Respaldo digital 🚨
Subclasificación y ubicación de información pública
| Información Pública | Ubicación comunicados del centro de soporte |
|---|---|
| Nuevo servicio activado | Diseño |
| Inicio de cohorte | Diseño |
| Fin de cohorte | Planificación |
| Graduaciones | Planificación |
| Actividades prácticas | Planificación |
| Jornadas médicas | Planificación |
| Actualización de calendarios de IDEA | Planificación |
| Actualización de especificaciones de servicio | Diseño |
| Actualización de términos y condiciones | Planificación-Diseño |
| Oferta generada | Diseño |
| Boletin de linea de vuelo | Gestión de vuelo |
| Eventos promocionales (Becas-sorteos-concursos-obsequios) | Planificación-Diseño-Ventas-Gestión de vuelo |
Archivo físico
- Cada departamento debe tener cada expediente archivado (Expediente donde archiva toda la informacíon estándar generada)
- Se deben seguir las normas generales de gestion de archivadores y expedientes
- Los documentos se archivan en concordancia con el instructivo que aplica al área de trabajo.
- Ver todos los instructivos de achivadores
Pasos requeridos dependiendo del tipo de información general de producción
Inspección INAC
En la carpeta drive creada por el sistema 1720 se debe concentrar toda la información relacionada al proceso, entre ellos:
- Documentos scaneados,
- Borradores de documentos,
- Accesos directos
Ejemplos de documentos frecuentes en este tipo de información estándar:
- Actas de inspección (con no conformidades)
- Plan de acción correctiva
- Acuses de recibo del tramite
- Certificaciones de pago asociadas.
- Informes asociados
- Accesos directos a otros tramites relacionados con la información en cuestión
Ejemplo
Ejemplo: Cuando se realiza una reunión con estudiantes del grupo de este expediente, donde se recuerdan ciertos lineamientos de conducta, se deja evidencia de ello en un formato de constancia genérica y se genera carga el scan al generador de información estándar.
