Pago de materias
Estos egresos deben ser registradas igualmente en el registro maestro de egresos, lo cual nos dara un ID de egreso, con el cual se autorizara el pago y debera ser colocado en la planilla de pago de materias.
Se debe hacer una auditoria filtrando las ID de materias e ID de egresos, estos no deben estar dublicados.
Planilla
La planilla de pagos autorizados, vendrán directamente del supervisor del CIA (Ya vienen auditadas por él). En ella nos encontraremos 2 campos que deben ser llenados por el departamento de administración, el ID del egreso y la firma del gerente de administración.
El ID de egreso vendrá de nuestro registro maestro de egresos, y la firma debe ser colocada por el gerente de administración al momento de confirmar que el pago fue realizado.
Planilla digital
Se debe actualizar la tabla digital también con los ID de egresos. Esto nos permitirara al momento de registrar filtrar los ID para corroborar que no se paguen materias dos veces (los ID solo deben coincidir 2 veces, en el inicio y cierre de la misma materia).
- Ubicación: \Servidor\4. departamento de rrhh y administracion\11. CONTROLES Y REGISTROS GENERALES\pago de instructores.
- Nombre del archivo: Registro de Asignación de Materias.
QuickBooks
Al hacer el registro del Expense (gasto) en QuickBooks se deben llenar los datos esenciales, que serian los siguientes:
- Payee (tenedor): Empleado, proveedor, cliente, o usuario a quien se asigna el gasto.
- Payment account: Cuenta de pago que se utilizó para el gasto.
- Payment date: Fecha en que se realizó el gasto.
- Payment method: Método de pago.
- Ref no.: Número de referencia de la factura (talonario de egreso).
- ID de egreso: ID con el que fue autorizado y registrado el registro maestro de egresos.
- Location: Localización del egreso.
- Tags (etiquetas): Se debe identificar la sede, grupo y gasto recurrente (pago a instructor).
- Category (categoría):Colocar si pertenece a la cuenta de gastos de instructores de tierra o instructores de vuelo.
- Description (descripción): Colocar a que corresponde el pago (Nombre de la materia con su nomenclatura, ID de la materia y grupo).
- Amount (USD): Monto del gasto.
- Class (clase): Colocar el curso al que pertenece el gasto (Tripulante de cabina, piloto, técnico de mantenimiento, centro de ciencias aeronáuticas, recurrente).
- Memo: Colocar la misma descripción que se colocó en el campo de descripción. Attachments (Archivos adjuntos): Se adjuntan los soportes del gasto.
En caso de realizar un solo asiento contable con el pago de 2 materias al mismo instructor, se procede agregando los 2 elementos (o los necesarios) con sus respectivos montos por materias.
Nota: estos campos deben ser llenados e identificados de manera correcta para el que al momento de requerir un informe se pueda obtener un informe correcto.
Archivador
Las planillas fisicas deben ser archivadas en la carpeta fisica en documentacion CCO
Nombre de la carpeta: 4. Dep. RRHH y ADM. – 11. Controles y registros – 2. Soportes adm. y otros – SC IDEA – Egresos varios
Nota: Corregir nombre de carpeta.
Auditoria
Se puede realizar por medio de la planilla fisica, digital y quickbooks.
Planilla Fisica: En la planilla fisica se puede constatar que dicha materia se pago, al tener la firma del jefe de administración y con el ID del egreso que se puede obtener del registro maestro de egresos en donde encontraremos información, de cuando y como como fue realizado el pago, quien lo realizo, monto y referencia.
Planilla digital: En la planilla digital se puede verificar de manera rapida que la materia se alla pagado realizando una busqueda en el archivo .exel (CTRL+B) y colocando el ID que se requiere auditar, alli podremos filtrar y encontrar la materia y si fue pagada 2 veces o no.
En QuickBooks: Podremos filtrar por ID de egreso para ubicar la transacción, en donde encontraremos el adjunto (soportes de pago)
