Generalidades
Propósito de la Sección 5500
Establecer los parámetros, responsabilidades y controles rigurosos para la estructuración, manejo y custodia del Expediente 5500 de cada alumno. Este sistema garantiza la trazabilidad absoluta del progreso académico, desde la asignación de la primera materia teórica hasta la culminación de las misiones de simulador y la emisión de credenciales finales.
1. Documentación y Registro de Expedientes
1.1. Formulario 346 – Planilla de Asignación y Cierre de Materia o Curso de Especialización Documento de control administrativo utilizado para oficializar la apertura y culminación de una materia impartida por un instructor asignado. Esta planilla está sujeta a auditoría por parte de la Coordinación de la Sede y debe contener obligatoriamente: el nombre y número de cédula del instructor, la fecha de inicio y finalización de la materia, y las firmas de validación tanto del coordinador como del instructor.
1.2. Formulario 288 – Asistencia y Registro de Materia Dictada Instrumento de control continuo que documenta la participación del alumno y el desarrollo cronológico de la materia. Este registro debe detallar: los días exactos de asistencia, fechas, horas académicas impartidas, las notas de las evaluaciones realizadas, y el contenido programático dictado diariamente. Para su plena validez, exige las firmas y nombres impresos del alumno, del instructor de la materia y del coordinador.
1.3. Formularios 228 (Evaluaciones) / 218 (Evaluación Práctica – Transitoria) Planillas oficiales destinadas a asentar los resultados de las evaluaciones (ya sean de carácter escrito o práctico) correspondientes a cada materia cursada. En este formato se debe especificar claramente el tema evaluado, los datos de identificación del estudiante y del instructor, así como la calificación definitiva otorgada por el evaluador responsable.
1.4. Formulario 341 – Progresivo de Simulador Documento de seguimiento académico que refleja el avance detallado de las sesiones prácticas del alumno en el simulador de vuelo. Este registro debe incluir el desglose de las misiones ejecutadas, la lección específica abordada y la fecha de realización, debiendo estar obligatoriamente validado con los nombres y firmas tanto del alumno como del instructor a cargo de la sesión.
1.5. Carta de Aprobación de Simulador Certificación oficial emitida exclusivamente por el Departamento de Gestión de Vuelo. Se expide una vez que el alumno ha culminado y aprobado de manera exitosa la totalidad de las misiones exigidas en el programa de simulador. Esta carta debe ser anexada de forma permanente al expediente académico del estudiante como aval de su competencia práctica.
1.6. Formulario 344 – Solvencia Administrativa Constancia interna que certifica que el alumno no posee deudas, pagos pendientes ni compromisos administrativos con la institución. La validación de este documento es un requisito previo, estricto e indispensable para la posterior emisión de notas certificadas y certificados finales.
1.7. Carta de Culminación Documento formal emitido una vez que el alumno ha cumplido íntegramente con todas las fases del programa formativo (teóricas y prácticas), certificando que ha finalizado su ciclo de instrucción en la institución.
1.8. Certificado Escaneado Respaldo digital (o fotocopia) del certificado definitivo expedido al alumno. Este documento principal se emite únicamente tras la aprobación exitosa del curso teórico y sus respectivas sesiones de simulador, estando siempre condicionado a la verificación previa de la solvencia administrativa del alumno. Una copia de este certificado debe reposar obligatoriamente en el expediente del estudiante.
1.9. Notas Certificadas Escaneadas Documento consolidado que refleja el historial académico oficial del estudiante una vez emitido y firmado por las autoridades competentes. Contiene el listado completo de las materias cursadas con sus respectivas calificaciones, el promedio final obtenido y la sumatoria de las horas totales del curso. Debe reflejar claramente los datos de identificación del alumno (nombre completo y cédula) para su validación e inclusión en el expediente.
