Generalidades

Este departamento garantiza que el trabajo diario sea sencillo para el equipo y ordenado para la empresa; une el apoyo a las personas con la gestión responsable y es el soporte humano y logístico que hace que todo funcione en armonía.

Distribución de trabajo (Tabla de responsables)

Categorias de trabajo y responsables

Categoria	Responsable	Supervisor
Ingresos – Procedimientos general de ingresos	Personal de Ingresos	Moises Sequera
Soporte al usuario –Procedimientos de soporte	Emilio – Keiler – Rafael	Moises Sequera
Egresos – Procedimientos de Egresos	Personal de Egresos	Georgina Cedeño
Contabilidad y Parafiscal – Procedimientos de contabilidad	Maurys – Patricia	Georgina Cedeño
Recursos Humanos – Procedimientos de Recursos Humanos	Zenahir	Georgina Cedeño
Archivologia	Por Definir	Georgina Cedeño
Facturacion	Wilfred – Maurys	Moises Sequera

Trabajos puntuales y responsable

Tareas	Asignacion	Supervisor
Confirmaciones de pago– Cuotas y horas de vuelo	Emanuel Rodriguez	Moises Sequera
Costos Adicionales – (actos de grado, Supervivencias y Tours)	Emanuel Rodriguez	Moises Sequera
Confirmacion de pago -Inscripciones (Curso regular, especial, recurrente), aerotienda, tramites administrativos.	Wilfred Barrada Aniel Rodriguez Samir Rodriguez	Moises Sequera
Soporte al usuario general – WhatsApp	Emilio Torrealba Keiler Rojas Rafael Ochoa	Moises Sequera
Soporte elevado – Casos Especiales	Moises Sequera	Moises Sequera
Emisión de listados de alumnos y grupos activos (administrativamente).	Moises Sequera	Moises Sequera
Supervisión de solvencia administrativa (Firma de certificados)	Moises Sequera	Moises Sequera
Tickets de Soporte	Emilio Torrealba	Moises Sequera
Soporte – Insolvencias en Acto de Grado	Keiler Rojas	Moises Sequera
Cobranza	Rafael Ochoa Keiler Rojas	Moises Sequera
Insolventes Regulares – Procedimiento de Puerta	Keiler Rojas	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas – Provincial 0105 – Provincial 2479 – Controles de punto de ventas de sedes – Caja CCS – Caja BRM	Emanuel Rodriguez	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas – Caja VLN	Wilfred Barradas	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas – Caja Aerotienda (Efectivo/Punto de venta).	Samir Rodriguez	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas – Caja MAR – Caja SCI – Caja PMV	Aniel Rodriguez	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas – Binance – Bank of America.	Moises Sequera	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas- Caja CCO	Moises Sequera	Moises Sequera
Actualización de movimientos de cuentas y cajas –Banesco 8885	Ana Beltran	Moises Sequera
Facturación	Wilfred	Moises Sequera
Emision de data administrativa (Resumen y analisis) Ingresos esperados, pagados, por cobrar y por pagar.	Moises Sequera	Moises Sequera
Conciliacion de egresos	Ana beltran	Georgina Cedeño Moises Sequera
Sistematizar y automatizar (Airtable, administracion).	Moises Sequera	Moises Sequera

Tabla de Egresos

Tareas	Asignación	Responsable
Reporte diario de bancos y caja (cuadre de cuentas).	Ana beltran Georgina cedeño Moises Sequera	Georgina Cedeño Moises Sequera
Gestion y auditoria de solicitudes de egresos	Zenahir Molina	Georgina Cedeño
Auditoria de pago de horas de vuelo de instruccion.	Georgina Cedeño	Georgina Cedeño
Auditoria de pago de comisiones de ventas y gerencia.	Georgina Cedeño	Georgina Cedeño
Gastos Operacionales	Zenahir Molina Ana Beltan	Georgina Cedeño
Pagos de gastos fijos	Ana Beltan	Georgina Cedeño
Elaboracion y pago de Nomina	Zenahir Molina Ana Beltan	Georgina Cedeño
Descuento de adelantos/prestamos	Zenahir Molina Georgina Cedeño	Georgina Cedeño
Conciliacion de ingresos/Egresos Aerobar	Por definir	Georgina Cedeño
Auditoria de sistemas (Bistro y cafetines)	Por definir	Georgina Cedeño
Auditoria de inventario vs Ingresos y egresos (Aerobar y cafetines).	Por definir	Georgina Cedeño
Auditoria y pago de pago de horas de instruccion en tierra.	Ana Beltran	Moises sequera
Contacto con proveedores de servicio (Arrendamientos, condominios, servicios, etc.)	Ana Beltran	Georgina Cedeño
Gestion de Prestamos Bancarios	Patricia Quero	Georgina Cedeño

Tabla de RRHH

Tareas	Asignación	Responsable
Expedientes del personal.	Patricia Quero	Georgina Cedeño
Supervición de evaluacion de tabajo	Patricia Quero Zenahir molina	Georgina Cedeño
Atención al empleado	Zenahir Molina	Georgina Cedeño

Tabla de Contabilidad y Parafiscal

Tareas	Asignación	Responsable
Actualización de cartelera fiscal de sede.	Patricia Quero Maurys Diaz	Georgina Cedeño
Contabilidad – Libros contables.	Maurys Diaz	Georgina Cedeño
Declaraciones -Fiscal y parafiscal.	Maurys Diaz	Georgina Cedeño
Gestion de Documentos – Inspsasel	Patricia Quero/Gestor	Georgina Cedeño
Gestion de Documentos – Actas de Asamblea		Georgina Cedeño
Gestion de Documentos – Confurmidad de uso	Maurys Diaz	Georgina Cedeño
Pagos de Impuestos	Maurys Diaz Patricia Quero	Georgina Cedeño

Tabla de Archivologia e Inventarios

Tareas	Asignacion	Responsable
Sistema de inventarios – Gestion	Georgina Cedeño	Georgina Cedeño
Archivologia de documentos	Por Definir	Georgina Cedeño
Gestion de documentos – Carros	Patricia Quero	Georgina Cedeño
Gestion de Documentos -Permisos de bomberos	Por Definir	Georgina Cedeño
Gestion de Documentos – Documentos de Empresa	Patricia Quero Maurys Diaz

Politicas generales del departamento

• Uso de la Base 1500
• Uso de Agenda 1015

Fichas de Trabajo – Funciones

Nivel de Jefatura

Moises Sequera

• Gerente de Ingresos
• Supervición de Soporte
• Encargado de Sistemas y automatizaciones
• Apoyo en Egresos

Georgina Cedeño

• Gerente De Egresos
• Supervición de Inventarios, archivologia, Contabilidad, parafiscal y RRHH

Jefatura general

1. Gestiona la estructura del departamento, evalua, y contrata personal.
2. Planifica y supervisa permanentemente el trabajo del personal del departamento
3. Imparte entrenamiento constante de procesos de trabajo
4. Solicita validación formal de procesos (por gestión de calidad o COO)

• Moises Sequera
  • Ingresos
    • Supervisión de equipo de ingresos, soporte y cobranza.
    • Soporte elevado de ingresos (Casos especiales).
    • Supervisión de solvencia administrativa (Firma de certificados)
    • Emisión de listados de alumnos y grupos activos (administrativamente).
    • Emision de data administrativa (Resumen y analisis)
    • Ingresos esperados, pagados, por cobrar y por pagar.
    • Sistematizar y automatizar (Airtable, administracion).
    • Reporte diario de bancos y caja (cuadre de cuentas).
  • Egresos
    • Actualización de Gastos fijos.
    • Pago de compromisos de pagos.
    • Pago por Zelle y Tarjetas de debito y credito.
    • Auditoria de pago de comisiones de ventas y gerencia.

• Georgina Cedeño
  • Egresos
    • Reporte diario de bancos y caja (cuadre de cuentas).
    • Gestion y auditoria de solicitudes de egresos
    • Auditoria de pago de horas de vuelo de instruccion.
    • Auditoria de pago de comisiones de ventas y gerencia.
    • Supervisión de pagos de gastos fijos
    • Conciliación de ingresos del Aerobar (Efectivo, punto de venta)
    • Auditoria de sistemas (Bistro y cafetines)
    • Auditoria de inventario vs Ingresos y egresos (Aerobar y cafetines).
    • Gestion de bolívares para pagos diarios y resguardo para compromisos de pagos.

• Administración
  • Registros
  • Conciliacion
  • Facturación
  • Análisis
• Ingresos
• Egresos
• Fiscalización
  • Permisos de bomberos
  • Asambleas de actas
  • Pagos de impuestos
  • Conformidad de uso
  • Documentos de empresa
  • Documentos de bienes
• Recursos Humanos
  • Inpsasel – Min Trabajo
  • Contratos de trabajo
  • Seguridad laboral
  • Atención al empleado
  • Alimentación

Egresos

• Ana Beltran
  • Auditoria y pago de pago de horas de instruccion en tierra.
  • Conciliación de bancos en Bolívares
  • Pago de gastos fijos.
  • Contacto con proveedores de servicio (Arrendamientos, condominios, servicios, etc.)
• Patricia
  • Expedientes del personal.
  • Supervición de evaluacion de tabajo (KPI) De todo el personal
  • Recursos Humanos.
  • Actualización de cartelera fiscal de sede.

Recursos humanos y contabilidad

• Zenair:
  • Gastos Operacionales
  • Nomina.
  • Gestion de Adelantos, prestamos, sanciones y amonestaciones.
• Maurys Diaz
  • Contabilidad.
    • Libros contables.
  • Declaraciones.
    • Fiscal y parafiscal.

Ingresos

• Emanuel Rodriguez
  • Confirmación de pagos
    • Cuotas y horas de vuelo.
• Wilfred Barrada
• Aniel Rodriguez
• Samir Rodriguez
  • Confirmación de pagos
    • Inscripciones (Curso regular, especial, recurrente), aerotienda, tramites administrativos.
• Keiler Rojas
• Emilio Torrealba
• Rafael Ochoa

Cuotas

Pagos de las cuotas correspondientes a las cuotas mensuales de los planes de pago en los que se encuentran los alumnos

Sub-Responsable: Emanuel Rodriguez

Agentes de Confirmación de pagos:

• Keiler Rojas
• Emanuel Rodriguez
• Aniel Rodriguez
• Wilfred Barradas
• Samir Rodriguez

Costos Adicionales

Ingresos obtenidos por actividades, eventos o jornadas organizadas por la institución (actos de grado, Supervivencias y Tours) donde se cobre una tarifa de participación.

Sub-Responsable: Emanuel Rodriguez

• Emanuel Rodriguez

Soporte

Es la ayuda que se les brinda a los estudiantes para resolver dudas, problemas o cualquier situación relacionada con su estatus administrativo.

Responsable: Keiler Rojas – Emilio Torrealba

Agentes de Soporte:

• Emilio Torrealba
• Keiler Rojas

Soporte General

Atención brindada a los estudiantes que se comunican con nosotros a través del WhatsApp de administración, con el fin de proporcionar información sobre cualquier tema administrativo.

Sub-Responsable: Emilio Torrealba

Agentes de Soporte:

• Emilio Torrealba

Tickets de Soporte

Gestión y resolución de inconvenientes reportados por los estudiantes mediante tickets de soporte en nuestra página. Este sistema permite atender problemas administrativos más complejos y, al mismo tiempo, mantener evidencia de que cada situación fue atendida y resuelta.

Sub-Responsable: Emilio Torrealba

Agentes de Soporte:

• Mariangel Rujano

Insolvencias en Acto de Grado

Comunicación con estudiantes que han culminado su ciclo de clases pero presentan deudas pendientes, con el objetivo de informarles sobre su situación administrativa y asegurar que se regularicen antes de la fecha límite de pago para poder participar en su acto de grado.

Sub-Responsable: Keiler Rojas

Agentes de Soporte:

• Keiler Rojas

Llamada de los alumnos

Soporte administrativo brindado a los estudiantes a través de llamadas telefónicas, atendiendo consultas y resolviendo dudas directamente por este medio.

Sub-Responsable: Keiler Rojas

• Emilio Torrealba
• Keiler Rojas
• Emanuel Rodriguez
• Aniel Rodriguez
• Wilfred Barradas

Cobranza

Proceso de comunicación con los estudiantes, principalmente vía llamada y, de manera secundaria, por WhatsApp, para informarles sobre los montos pendientes por cancelar. El objetivo es que los alumnos tengan conocimiento de su deuda y puedan regularizar sus pagos.

Sub-Responsable: Keiler Rojas

Agentes de Cobranza:

1. Rafael Ochoa
2. Keiler Rojas
3. Por Definir

Insolventes Regulares

Comunicación con estudiantes que presentan deudas pendientes, preferentemente por llamada, para informarles sobre los montos que deben cancelar. El objetivo es que los alumnos conozcan su deuda y se pueda aplicar el procedimiento de puerta, mediante el cual se restringe el acceso a clases hasta que regularicen sus pagos.

Herramienta: Interface Airtable

Responsable: Keiler Rojas

Agentes de Cobranza:

• Rafael Ochoa
• Keiler Rojas

División de trabajo

• Rafael Ochoa: BRM, PMV, SCI, VLM.
• Keiler Rojas: MAR, CCS.

Actos de Grado

Proceso de contacto con estudiantes con deudas pendientes que han culminado su ciclo académico, con el objetivo de informarles sobre su situación administrativa antes de la fecha límite de pago para el acto de grado. Esto permite que los alumnos regularicen sus pagos a tiempo o, en caso contrario, tengan conocimiento de que no podrán participar en la ceremonia.

Agentes de Cobranza:

• Rafael Ochoa
• Keiler Rojas
• Por Definir

Verificación de Solvencia

Proceso mediante el cual se revisan los pagos y las fechas de pago de los alumnos para confirmar que se encuentran solventes administrativamente y que han cumplido satisfactoriamente con su plan de pago.

Responsable: Keiler Rojas

Agentes de Verificación de solvencia:

• Keiler Rojas
• Rafael Ochoa
• Por Definir

Cursos Regulares y Recurrentes

Proceso de verificación de pagos de los estudiantes inscritos en los cursos regulares y recurrentes, siguiendo la planilla 344 proporcionada por el área de planificación, la cual detalla los certificados por emitir. Esto permite confirmar el estatus de los alumnos próximos a graduarse y garantizar que hayan cumplido con sus obligaciones administrativas.

Responsable: Keiler Rojas

Agentes de Verificación de solvencia:

• Keiler Rojas
• Rafael Ochoa
• Por Definir

Costos Adicionales

Verificación de que los estudiantes han completado el pago total de montos adicionales, como tours o Supervivencias, asegurando que se haya cancelado la totalidad del costo acordado antes de participar en dichas actividades.

Responsable: Emanuel Rodriguez

Agentes de Verificación de solvencia:

• Emanuel Rodriguez

Actualización de movimientos de cuentas y cajas

Proceso mediante el cual se registran y actualizan diariamente los movimientos de cuentas y cajas de la institución, con el fin de llevar un control preciso y confirmar los pagos y egresos realizados.

Responsables por caja o Cuenta:

• Emanuel Rodriguez: Provincial 0105 – Provincial 2479 – Controles de punto de ventas de sedes – Caja CCS – Caja BRM
• Samir Rodriguez: Caja Aerotienda (Efectivo/Punto de venta).
• Keiler: Bicentenario OR, Bicentenario MR, Bicentenario Jurídico, Bancaribe MR, Banco Plaza PG, Banco Plaza GC.
• Aniel Rodriguez: Caja MAR, Caja SCI, Caja PMV, Caja VLN
• Moises Sequera: Binance – Bank of America.
• Ana Beltrán: Banesco 8885.
• Moises: Caja CCO