Generalidades
El presente procedimiento tiene como finalidad establecer los pasos que debe seguir el Departamento de Administración de IDEA Aeronáutica una vez se confirme y procese el pago correspondiente a la inscripción de un estudiante.
Este procedimiento busca garantizar:
- La correcta comunicación con el estudiante respecto a su plan de pago.
- La verificación de que el estudiante pueda acceder a la plataforma y consultar su información.
- La validación de que los datos registrados en el pedido sean correctos.
- La correcta orientación del estudiante sobre sus responsabilidades de pago y reporte de los mismos.
Asimismo, se establece que el estudiante debe ser informado sobre los plazos de pago, el proceso de reporte de pagos y las posibles gestiones administrativas en caso de mora.
Procedimiento
Una vez el Departamento de Administración confirme el pago correspondiente a la inscripción del estudiante, se procederá a registrar el pago en el sistema y validar que el pedido se encuentre correctamente procesado.
Posteriormente, se enviará al estudiante un mensaje predeterminado de confirmación (Guion 12 página 14), en el cual se incluirá la siguiente información:
- Confirmación de que el pago de la inscripción ha sido procesado correctamente.
- Información sobre cada cuánto tiempo deberá realizar sus pagos según su plan de pago.
- El enlace para acceder a la plataforma y consultar su plan de pago.
- Información sobre el plazo máximo de 10 días de mora, durante el cual podrá realizar el pago sin que se generen trámites administrativos.
- Información sobre los trámites administrativos aplicables en caso de atraso, los cuales son:
- Trámite por días de mora, con un costo de €1 por cada día transcurrido.
- Trámite de reactivación del plan de pago, con un costo de €20.
- Recordatorio de que todos los pagos deben ser reportados mediante el formulario de reporte de pagos, ya que de lo contrario el sistema los registrará como pendientes.
Posterior al envío del mensaje de confirmación, el personal administrativo deberá realizar una llamada al estudiante (Guion 13 página 15) con los siguientes objetivos:
- Confirmar que el pago de la inscripción fue procesado correctamente.
- Verificar que el estudiante haya recibido el mensaje con la información de su plan de pago.
- Orientar al estudiante sobre el uso de la plataforma.
Durante la llamada, se realizarán algunas preguntas para verificar que el estudiante conozca:
- Cómo ingresar a la página web institucional.
- Cómo acceder a su usuario dentro de la plataforma.
- Cómo visualizar su plan de pago.
- Cómo ver sus fechas de pago.
- Cómo consultar sus pedidos u órdenes dentro del sistema.
El objetivo de esta verificación es asegurar que el estudiante pueda consultar su información financiera y académica de manera autónoma dentro de la plataforma.
Durante la llamada también se procederá a verificar la información registrada en el pedido del estudiante, con el fin de confirmar que los datos ingresados por el vendedor sean correctos.
Entre los datos que deben verificarse se encuentran:
- Nombre completo del estudiante.
- Correo electrónico registrado.
- Programa o curso adquirido.
- Plan de pago asignado.
- Información general del pedido.
En caso de que el estudiante indique que la información proporcionada al vendedor fue correcta, pero se detecte que el vendedor registró datos incorrectos en el sistema, se procederá a realizar la corrección correspondiente.
Asimismo, el vendedor responsable podrá ser objeto de una amonestación administrativa, debido a la incorrecta gestión de la información del estudiante.
Consideraciones finales
Este procedimiento busca garantizar una correcta gestión administrativa y una adecuada orientación al estudiante desde el inicio de su proceso académico.
El cumplimiento de este procedimiento permitirá:
- Reducir incidencias relacionadas con pagos.
- Garantizar que el estudiante conozca su plan de pago.
- Evitar errores en la información registrada en el sistema.
- Mantener una comunicación clara y transparente entre la institución y el estudiante.
