Caracteristicas generales de los expedientes serie 2000

Generalidades

• Ver instructivos de la categoria servicios activados
• Se rige por las normas generales de expedientes y archivadores
• Las etiquetas se localizan en registro de etiquetas
• Es el instrumento utilizado para tener un historial de cada pedido, desde que se genera la gestión de pedido hasta que se cierra.
• Debe contener la información administrativa, de la gestión, convenio, y todo lo relacionado.
• La función es que dicho expediente funcione como guía para obtener toda la información necesaria con respecto al pedido sin importar cuantos años pasen.
• Debe haber Etiquetas en cada mueble indicando una referencia al presente instructivo
• Importante leer el Doc 2000.10 ubicado en el servidor con su ultima revisión

Versiones

• CCO: Centraliza la información de la gestión de cada pedido en CCO (Aplica para el dep. de diseño, ventas, planificación y administración)
• Sede:  Centraliza la información de la gestión de cada pedido en sede
• Drive: Funciona de respaldo y versión online: y donde cada extremo (sede o CCO) puede cargar información para que otro extremo la pueda procesar

Tipos de servicios

• Cursos regulares
• Cursos especiales
• Cursos personalizados

Categorias

• Pedidos de pilotos (cat: piloto)
• Pedidos de estudiantes de cursos regulares grupales (cat: regular)
• Pedidos de cursos especiales (cat: especial)
• Pedidos de aerotienda (cat: aerotienda)
• Pedidos de club nautico (cat: club nautico)
• Pedidos de bistro (cat: bistro)

Códigos de expedientes y departamentos

Código serie 2000

2000.10 – Gestión de grupo regular

2000.20 – Gestión de grupo regular – RPA

2000.30 – Gestión de grupo especial

2000.40 – Gestión de Practicas TMA

2000.100 – Gestión pedido de aerotienda – ítem de uniforme

2000.300 – Gestión pedido de IDEA nautica

2000.60 – Gestión de vuelo

Lista de expedientes más importantes

• Gestión de grupo regular de CIA-CC
• Gestión de grupo especial grupal
• Gestión de grupo personalizado

Ubicación y seguridad.

• En un lugar privado, como la oficina de dirección. o en un mueble aéreo con llave.
• Se archivan y procesan de acuerdo a su clasificación
• Es decir, gestión de vuelo archivará y procesara los pedidos con la clasificación de pilotos

Arquitectura

• Carpeta: Carpeta blanca gruesa (Mayka de oficina)
• Archivador: Mueble de repisas con puertas y llave (Variable)
• Etiquetas: Deben estar en archivadores repisas o muebles correctamente identificados en concordancia con el estándar de etiquetado
• Copia de ventas: Es el lugar donde se archivan las hojas de gestión de pedido mientras se encuentran activas
• Espacio: Cada área de trabajo tendrá asignado la cantidad de espacio y archivadores requeridos para almacenar apropiadamente los expedientes
• Índice: Cada expediente debe tener un índice manual que se actualizara con cada pedido
• Instrucciones: Cada expediente tendrá instrucciones puntuales de cómo ser gestionado, por ejemplo, si tendrá carpetas amarillas o separadores, etc.
• Separador: Cada gestión de pedido debe estar separado con separador en carpeta tipo archivador o en archivador vertical
• Histórico de sede: Al cerrar el expediente se debe guardar en la sección de archivo histórico y etiquetar con la fecha de expiración (3 años luego del cierre) luego el expediente será desechado con la intención de cuidar la sobrecarga de expedientes.
• Histórico de CCO: Al cerrar el expediente se debe guardar en la sección de archivo histórico y etiquetar con la fecha de expiración (3 años luego del cierre), cuando Se hace respaldo e informe preeliminación, luego el expediente será desechado con la intención de cuidar la sobrecarga de expedientes.

Archivologia de servicio activado

1. Carpeta Física
2. Carpeta sevidor
3. Carpeta drive
4. Etiquetas
5. Autorización de gerencia directiva y minuta (Información estándar)

Flujo de expediente

• Consiste en identificar las diversas fases, ubicaciones y pasos por las que debe atravesar el expediente

Nacimiento de Expediente

• Nace en el departamento de diseño, debe estar listo al momento en que el servicio se haga público y se transfiere al departamento de ventas para que puedan ingresar en él las hojas de gestión de pedidos. Se deja evidencia con nota de entrega

Archivo histórico:

• Deben estar resguardados en lugar privado.
• El expediente pasa a ser archivo historico una vez que han pasado mas de 2 años luego de que el grupo haya cerrado.

Estructura de versiones del expediente

Versión 2000.10-Grupal

Estructura general del expediente 2000.10 Versión sede:

Ubicación de archivo 2000.10 Estructura activacion de servicios

• Servidor
  • Carpeta 0.1-4. Documentos genericos
  • Buscar la ultima revisión del documento 2000.10
• Drive
  • Carpeta 0.1-4. Documentos genericos
  • Buscar la ultima revisión del documento 2000.10

⚠️Nota: Se debe garantizar que ambas ubicaciones tengan la ultima revisión vigente del documento.

Armado del expediente

Carpeta

• Carpeta tipo Maika tamaño carta de 2,5″ a 3″

Portada indicadora (ubicada en la parte externa de la carpeta)

• Se debe generar desde airtable en la 0.91

Parte posterior de la portada

Se debe colocar el prologo, el cual esta dentro del formato 2000.10

Secciones del expediente

Índice principal:

Información general del contenido del expediente general. Ubicado en el formato 2000.10

• 1     Instrucciones Generales 
• 2     Expedientes de gestión de materias 5500 (Uno por cada materia o curso)
• 3  Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica (5500)
• 4     Información estándar asociada al servicio activado
• 5    Administración 
• 6     Planificación de eventos y trámites grupales

Posterior a eso se presenta un prologo, con una breve descripción definiendo el uso de la carpeta, funciones y ubicaciones, el cual debe estar ubicado en la parte izquierda del expediente.

Separador 1: Instrucciones Generales

• 1.1 Generalidades del servicio
  • Contenido del Expediente
  • Función del Expediente
  • Etiquetado
  • Consulta de Procedimiento en el Sistema
    • ➡ Ruta: 2000 Gestión de Documentos → Expediente de Servicio Activado (1000)
    • ➡ Nota: Escanee el código QR para acceso rápido
• 1.2 Paquete de expediente de grupos (2000-333)
  • Definición y Composición
  • Método de Archivo
  • Carpeta para Documentos sin Clasificar
• 1.3 Ubicación en la linea de tiempo
  • Nacimiento ➡️ CCO:
  • Desarrollo ➡️ Sede-Archivador de servicios en pro
  • Fin ➡️ Sede-Archivador de servicios cerrados

Separador 2: Expedientes de gestión de materias 5500 (Uno por cada materia o curso)

INDICE DE SECCIÓN

• INDICE DE SECCIÓN
• 2.1    Instrucciones para coordinadores de sede
• 2.2    Guía rápida para instructores
• 2.3    Índice expedientes de gestión de materias
• 2.4   Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica (5500)

2.1  Instrucciones para coordinadores de sede

• Generalidades
• Procedimientos relacionados
• Guía rápida para instructores (formulario 393)
• 346-Planilla de asignación de cierre de materia
• 288-Asistencia y registro de avance académico
• 228-Evaluaciones / 218-evaluacion practica (transitoriamente)

2.2    Guía rápida para instructores

• Ubicar la última revisión del 393 en el servidor e imprimir solo la primera pagina

2.3    Índice expedientes de gestión de materias

2.4   Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica (5500)

• Guía rápida para instructores
• 346-Planilla de Asignación y cierre de materia o curso de especialización
• 288 -Asistencia y registro de materia dictada
• 228-Evaluaciones / 218-evaluacion practica (transitoriamente

Carpetas amarillas por materias en versión sede: Habrá una para cada materia. En la versión sede para que sean utilizadas por los instructores durante las clases.

Instrucciones de armado de carpetas

1. Se debe colocar el índice que aplica (TDC-TMA-PPA, etc.) en la contraportada del separador 2.
2. Cada carpeta amarilla estará anexada mediante los huecos del expediente de tipo Carpeta gruesa
3. El contenido de las carpetas amarillas estará grapado en la parte superior derecha e izquierda

• Portada identificadora de la carpeta amarilla correspondiente a cada materia
• 393 Guia rapida para instructores. lado izquierdo
• 288-IDEA-R10 Registro de Asistencia de Estudiantes por Curso el cual Corresponda del lado derecho como 1era pagina
• 335 – Nota de entrega y responsabilidad de expediente 5500 (1)
• 346-IDEA-Planilla de Asignación y cierre de materia o curso de especialización
• 228-Evaluaciones / 218-evaluacion practica (transitoriamente)
  • las planilla 288,228 y 218 seran agregadas en la carpeta por los coordinadores de sede

Separador 3: Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica (5500)

• 3.1    Gestión de materias
  • 3.1.1   Instrucciones
    • Estatus académico
    • Estatus administrativo
    • Nombre del operador encargado
    • Archivado de exámenes en expedientes de estudiantes
  • 3.1.2 Fallas más importantes
    • No se planifican las materias con tiempo.
    • No se le hace seguimiento a la gestión de las materias.
    • Los instructores no se dan por entendidos.
    • No se usa este instrumento para planificar las materias.
• 3.2    Gestión de clases
  • 3.2.1 Instrucciones
  • 3.2.2 Fallas frecuentes
    • El desuso del instrumento, el cual debe ser a diario.
    • El desuso del instrumento 363

Separador 4: Gestion de expediente de grupo

• 4.1 Indice
• 4.2 Instrucciones
• 4.3 Listados de usuarios
• 4.3.1 Listado de instructores
• 4.4 Comunicados
• 4.5 Bitácoras
• 4.6 Minutas
• 4.7 Notas de entrega
• 4.8 Cartas y acuse de recibos
• 4.9Tramites asociados a grupo
• 4.10 Sanciones
• 4.11 Planillas de recepcion de pedidos de aerotienda.

Separador 5: Administración

• IInforme de inicio de clases – Versión CCO
• Informe de cierre administrativo – Versión CCO
• Otro – Cualquier tema de índole administrativo que aplique al grupo

• 6.1 Tramites asociados (Cartas de solicitudes y permisos)
• 6.2 Hojas de ruta de planificacion.
• 6.3 Indice manual de eventos y tramites grupales.

Instrucciones para la impresión del contenido de las carpetas de expediente

• para generar el contenido de la carpeta de activacion de servicio 2000.10 de los cursos preplanificados (cursos regulares), se imprime las siguientes paginas:
• pagina 1: CONTENIDO
• pagina 4: Etiqueta de separadores (separadores y cual corresponda)
• paginas 7 y 8: o la correspondientes a Instrucciones Generales, Ubicación en la línea de vida del expediente.
• paginas 9 a la 13: Expedientes de gestión de materias 5500 (uno por cada materia o curso) hasta 228-Evaluaciones / 218-evaluacion practica (transitoriamente)
• Entre las paginas 15 y 20 la que corresponde: Índice expedientes de gestión de materias hasta Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica y corresponda (5500)
  • Para el llenado de las carpetas amarillas correspondientes a las materia 5500 se debe imprimir :
  • Portada de carpetas amarillas 5500 las cuales indican GRUPO, MATERIA e INSTRUCTOR 
  • 393.- Guía rápida del instructor solo la primera pagina de la ultima revisión
  • 288.- Registro de clase de la materia que corresponda según 5500
  • 335.- Nota de entrega y responsabilidad de expediente 5500(1)
  • 346.- planilla de asignación y cierre de materia o cursos de especialización la ultima revisión

• paginas de la 21 a la 23: Grupo de expedientes de gestión de materias – que aplica (5500)
• pagina 24: Información estándar asociada al servicio activado
• pagina 36: Administración 
• pagina 40: Planificación de eventos y trámites grupales

Estructura general del expediente 2000.10 Versión CCO

• 1.1 Auditoria de diseño y activacion de servicio 801.
• 1.2 Presupuestos (si aplica).
• 1.3 Planificacion de actividades y eventos.
• 1.4 Informes de actividades y planificacion.
• 1.5 Minutas.
• 1.6 Bitacora.
• 1.7 Informacion estandar.
• 1.8 Notas de entrega y cartas de acuse.
• 1.9 Listados de alumno

• 2.1 346-Planilla de asignacion y cierra de materia o curso de especializacion.
• 2.2 288-Asistencia y registro de materia dictada.
• 2.3 228-Evaluaciones / 218-evaluacion practica (transitoriamente).

• 3.1 Listado de alumnos.
• 3.2 Gestion de pedido.
• 3.3 Ejecucion de pedido.
• 3.4 Tickets de soporte.

• 4.1 Notificacion al INAC.
• 4.2 Permisos al INAC.
• 4.3 Solicitudes asociadas al servicio (Si aplica).
• 4.4 Listado de instructores.
• 4.5 Comunicados.

• 5.1 Ingresos estimados (reporte de diseño)
• Gastos estimados (reporte de diseño)
• Solvencia administrativa (344).
• 5.2 Certificados.
• 5.3 Acuses de recibo. (copia del Libro de actas)
• 5.4 Convenios/Negociaciones (Si aplica).

• 1- El expediente del servicio activado version sede nace en el departamento de diseño.
• 2- Se reciben las gestiones de pedido por parte del departamento de ventas.
• 3- Se realiza de manera automatizada la ejecucion de pedido.
• 4- Se envian las carpetas del servicio activado a las sedes correspondiente.
• 5- Una vez en la sede, los coordinadores deben imprimir la 288 con la lista actualizada de alumnos ya que en inicio de curso aun hay alumnos que se inscriben.

Versión 2000.30-Especial

Aplicabilidad:

• Recurrentes.
• Empresas.
• Habilitaciones.
• Personalizados.
• Crecimiento profesional.
• No aplica para servicios de piloto

Estructura version sede:

1-Informacion del servicio:

• 1.1 Auditoria de diseño y activacion de servicio 801.
• 1.2 Presupuestos (si aplica).
• 1.3 Hoja de ruta de planificacion de la activida
• 1.4 Informes de actividades de planificacion.
• 1.5 Bitacoras
• 1.6 Minutas.
• 1.7 Informacion estandar (comunicados)
• 1.8 Notas de entrega
• 1.9 Cartas y acuse de recibos

2- Expediente academico

• 2.1 Listado de recurrentes por especialidad
• 2.2 Gestiones de pedido por especialidad
• 2.3 Formulario 288-idea-asistencia
• 2.4 Formulario 346-idea-planilla de asignacion de y cierre de materia o curso de especializacion
• 2.5 Notificaciones y permisos INAC
• 2.6 Tickets de soporte
• 2.7 Sanciones
• 2.8 Tramites asociados a grupos
• 2.9 Progresivo de practicas

3- Expedientes de instructores

• 3.1 Listado de instructores

4-Administracion

• 4.1 Certificaciones
• 4.2 Listado de acuse de recibo

Estructura del expediente version 2000.60

Aplicabilidad:

• Cursos especiales para piloto.
• Cursos recurrentes.
• Escuela en tierra.
• Cursos personalizados (Promociones de paquetes por horas de vuelo).
• Cursos para habilitacion.
• Grupal para empresas.
• Pedidos en horas de vuelo.
• Pedidos en horas de Simulador.

Es importante mencionar que el servicio activado en la categoria para pilotos se separa de los cursos especiales por la informacion solitada sin embargo en el caso de los cursos la estructura del servicio activado es la misma de la 2000.30, Pero en la version CCO, cambia por lo que se explica a continuacion:

Estructura de la carpeta 2000.60

Separador 1: Informacion del servicio.

• 1.1 Auditoria de diseño y activacion de servicio 801.
• 1.2 Listado de alumnos
• 1.3 342-Gestion de pedidos

Separador 2: Información estándar asociada al servicio activado.

• 2.1 Listado de instructores.
  • 2.1.1 Expediente digital (QR)
• 2.2 Comunicados.
• 2.3 Documentos técnicos asociados.

Separador 3: Expedientes de gestión de materias de usuarios.

Se utilizara una carpeta amarilla por alumno que tendrá el contenido como se indica en el instructivo 333-Gestión de documentos – Expedientes de usuario

⚠️ Leer el instructivo mencionado y seguir dichos pasos para armar el expediente del alumno. ⚠️

Lado Izquierdo: 261- Ficha de inscripción del estudiante.
Lado Derecho: Contenido académico.

288-Asistencia y registro de materia dictada.

Pedidos de simulador

1. Generalidades: Este es un expediente que será transitorio para los PPA y mientras este abierto estara en el archivador de gestiones de pedido de simulador, y una vez cerrado el proceso, se coloca dentro del expediente del estudiante.
2. CCO: Contiene gestión del pedido y funge como bitacora de la gestión.
3. Versión sede: Gestión de pedido y progresivo de vuelo se archiva en la carpeta de expediente del alumno version sede.

Pedidos de horas de vuelo

• Generalidades: mientras este abierto estará en el archivador de gestiones de pedido. y una vez cerrado el proceso, se coloca dentro del expediente del estudiante.
• CCO: Contiene gestión del pedido y funge como bitácora de la gestión.
• Versión sede: Gestión de pedido y progresivo de vuelo se archiva en la carpeta de expediente del alumno version sede.