841-Auditoria de progreso académico de estudiantes por materia

Generalidades

• El proceso consiste en un chequeo de cada expediente de estudiantes, y se verifica que el alumno en cada materia esté en la planilla de asistencia (formulario 288) tenga un examen (formulario 228) y que su nota esté reflejada en su progresivo académico (formulario 485).
• Se utiliza el procedimiento detallado de auditoria ⬅️
• Se usa el formulario 841
• Se debe colocar observaciones y escribir un informe general de la auditoria (primera revision)
• En caso de requerir otra revisión adicional se deja constancia de ello.
• El formulario (para descargar) se ubica en la carpeta 0.1-4 Documentos Genéricos en el Drive del correo de soporte.

Evidencia de auditoria (Importante)

Se realiza siguiendo los siguientes pasos:

1. Nombre y firma y declaración de (realizado por o validado por) de cada operador que haya tocado cada documento, se coloca en la sección inferior izquierda.
2. Se debe dejar obligatoriamente en cada carpeta de expediente auditado la evidencia de auditoria (formulario 1032)

Donde se coloca el nombre del auditor interno (operador quien realiza la auditoria) cedula y firma.
Cada validacion puede ser firmada por el director general, jefe de departamento o algún supervisor.

Instrucciones de llenado:

• Sede: (BRM, CCS, PMV, SCI, CUM, MAR)
• Grupo: nombre del grupo
• Fecha: inicio y culminación de la auditoría
• Estudiantes: nombre y apellido del alumno
• Instructor: Inicial del nombre y apellido
• 288: Check (✅) si el alumno:
  • Aparece en la planilla de asistencia de la materia.
  • Firmó la planilla de asistencia de la materia.
  • Si la nota de la evaluacion (228) coincide con la nota escrita en la planilla 288.
• 228: Check (✅) si el examen tiene:
  • En su expediente el examen de esa materia.
  • La firma del instructor.
  • Nombre de la materia.
  • Fecha de la evaluación.
  • Calificacion correspondiente (corregido con lapicero).
• 485: Check (✅) si el progresivo
  • Tiene la nota correspondiente a la materia en el progresivo académico de su evaluacion y coincide con la planilla 288.
  • Si se encuentra la firma del instructor en el progresivo académico
  • F inicio/culminación: Si dichas fechas se ven reflejadas en la planilla 288, 228 y 485
• Observaciones: se describe detalles de las observaciones encontradas por cada alumno (si no aparece en alguna planilla de asistencia, si no tiene algún examen, si no tiene nota en el progresivo o si no tiene escrita alguna fecha en las planillas verificadas)
• Fecha de revisión: colocar la fecha del día que se escribe la observación en la primera revisión pueden haber dos fechas diferentes. La revisión 2 corresponde a una segunda verificación de las observaciones que ya tienen que estar corregidas.
• Estatus: en progreso, corregido.
• Informe: Un resumen de las observaciones encontradas.

Plan de acción correctiva.

¿Qué hacer si falta una evaluación en la planilla o expediente?

1. Se debe colocar la observación en la planilla de progreso académico, explicando que materias le falta al alumno
2. Verificar en la planilla 288, si el alumno falto a las clases de esa materia faltante, oh si falto a la evaluación final.
3. El planificador debe dirigirse al coordinador y el coordinador al instructor para confirmar si el instructor aun tiene la evaluación de este alumno