Gestión de documentos ➡ Expediente INAC de sede CIA

Generalidades

• Tiene las siguientes versiones
  • CCO-Física
  • Sede-Física
  • Servidor
  • Drive
• Tiene la siguiente estructura
• Debe tener la portada y separadores descritas a continuación
• Todos los separadores y documentos estarán dentro de fundas transparentes
• Los documentos que se vencen y los vigentes estarán en una misma funda, (por ejemplo, RIF, permisos de bomberos)
• Cada documento tendrá su revisión y código, incluyendo los separadores en concordancia con la sección de códigos

Portada

• Código QR del instructivo
• Código QR de versión digital de la carpeta
• Tabla de contenido

Separadores

• Cada separador con código QR de la carpeta en el drive
• Cada separador debe tener el formato
• Contienen fecha de vencimiento. Cada vez que se actualice un documento se debe actualizar el separador

• -1Copia de Documentos de empresa
  • (Obtener copia de expediente de empresa de código 1-35)
  • El formato 105.X es la estructura del departamento (contiene lomo, portadas, separadores, indices, etc.)
  • Los documentos son:
    • 1-35-1-A-0-Acta constitutiva
    • 1-35-1-A-1-Asamblea 1
    • 1-35-1-A-2-Asamblea 2
    • 1-35-1-A-3-Asamblea 3
    • 1-35-1-A-4-Asamblea 4
    • 1-35-1-A-5-Asamblea 5
    • 1-35-1-B-1-Poder legal para Rafael Virginia y Freddy
    • 1-35-1-B-2-Poder legal para Jhesser Yhonnal y Sathya (En proceso)
    • 1-35-1-C-RIF
    • 1-35-1-D-Permisos de bomberos
    • 1-35-1-E-Oficio de idoneidad económica
    • 1-35-1-F-Fianza laboral
• -2 Certificación INAC
  • Se utilizan el código 100-10-61X. Aviación-CIA X – Donde X es la ciudad de la sede, esto es;
    • 100-10-610. Aviación-CIA Caracas
    • 100-10-611. Aviación-CIA Margarita
    • 100-10-612. Aviación-CIA Maracaibo
    • 100-10-613. Aviación-CIA San Cristóbal
    • 100-10-614. Aviación-CIA Barquisimeto
    • 100-10-615. Aviación-CIA Cumana
  • La numeración es la siguiente
    • 100-10-61X-2-1-Certificado de funcionamiento de CIA 141 (CFCIA-141)
    • 100-10-61X-2-2-Certificado de funcionamiento de CIA 147
    • 100-10-61X-2-3-Especificaciones de instrucción 141
    • 100-10-61X-2-4-Especificaciones de instrucción 147
    • 100-10-61X-2-5-Carta de aprobación R5 de MIP 141
    • 100-10-61X-2-6-Carta de aprobación R5 de MIP 147
• -3 Listados
  • Grupos
  • Estudiantes
  • Instructores (Con su especialidad y la materia imparte)
  • Listado de directivos – Se basa en el listado de personal directivo
  • Apoderados
  • Proveedores
  • 050-R1-Listado de auditorias internas de sede de CIA
• -4 Actas, Tramites y Correspondencia
  • Actas de inspección
  • Trámites
    • Solicitudes de trámite con acuses de recibos y todas la trazabilidad del tramite hasta su cierre
    • El resultado final del trámite, es un oficio firmado por presidencia INAC, que irá de primero en la funda
    • El nombre descriptivo del acta o tramite estará en la tabla de contenido del separador.
  • Correspondencia
• -5 Contratos
  • Arrendamiento
  • CIA con OMA para pasantías de TMA
  • CIA con OMA para mantenimiento a aviones
  • Designación de directivos (jefes de instrucción y asistentes-SMS-SGC)(Formulario 309 y 310)
• -7 Proyectos
• -8 Otros