Generalidades:
El presente documento tiene como finalidad estandarizar los procesos de planificación, ejecución y supervisión de los eventos realizados por la institución (Actos de Grado, Prácticas de Supervivencia, Jornadas Médicas y Visitas Guiadas). Busca garantizar la excelencia protocolar, la seguridad de los participantes y la optimización de los recursos materiales y humanos.
Francisco Sira – Jefatura
Objetivo:
Francisco desempeña el rol de Supervisor General del área, asumiendo la responsabilidad estratégica de auditar y garantizar que todos los eventos mantengan un estándar de calidad homogéneo y de alta excelencia. Su gestión se centra en la supervisión directa y el monitoreo continuo del desempeño del personal a su cargo, asegurando que cada fase operativa se ejecute bajo el estricto cumplimiento de los instructivos y manuales de procedimientos establecidos.
Objetivos generales:
- Dirección y Liderazgo de Equipos: Supervisar de manera integral al personal del departamento, orientando sus esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos.
- Auditoría de Procesos y Cumplimiento: Verificar y asegurar que los subordinados ejecuten sus tareas bajo el estricto cumplimiento de los instructivos y manuales de procedimientos vigentes, garantizando la estandarización del servicio.
- Evaluación de Desempeño Continua: Implementar procesos de monitoreo constante para medir el rendimiento y la eficiencia del equipo, identificando áreas de mejora y fortaleciendo las competencias del personal a su cargo.
Mariangel Vizo – Coordinador
Objetivo:
Mariángel coordina y supervisa la ejecución de eventos de todas las sedes, desde actos de grado, jornadas médicas, visitas guiadas al aeropuerto etc. Su gestión se basa en el contacto directo con estudiantes, instructores y personal relacionado al evento, asegurando que cada protocolo se cumpla con excelencia.
Objetivos generales:
- Gestión de Cronogramas: Mantener actualizados los calendarios de eventos, garantizando una planificación estratégica que evite el solapamiento de fechas y conflictos logísticos.
- Representación: Actuar como el canal de comunicación oficial (presencial o remoto) entre la institución, el alumnado, los instructores y los invitados especiales.
- Supervisión Protocolar: Coordinar y dirigir los ensayos de los actos institucionales para garantizar la excelencia en la ejecución del protocolo.
- Control Editorial: Validar y revisar meticulosamente cualquier comunicado oficial o material informativo antes de su difusión para asegurar su precisión y coherencia.
- Acompañamiento Académico: Mantener contacto directo y constante con los estudiantes participantes en los protocolos de los actos de grado, brindando orientación y apoyo.
- Análisis Financiero : Verificar las tablas de gastos relacionadas con la organización de eventos, asegurando la optimización de los recursos antes de ser mostradas a el gerente encargado y dpto. de administración.
- Gestión del Conocimiento: Garantizar la actualización constante de los manuales de procedimientos e instructivos internos del departamento.
- Gestión Documental y Archivo: Ejecutar la actualización constante de documentos, garantizando la organización sistemática de las carpetas físicas y digitales para un acceso eficiente a la información del departamento.
Instructivos relacionados:
Paola González – Planificadora/Instructora de supervivencia
Objetivo
Paola se desempeña como la responsable de garantizar la ejecución de las prácticas de supervivencia, supervisando cada fase operativa y el cumplimiento de seguridad. Su gestión abarca el monitoreo continuo de las jornadas médicas en todos los núcleos, así como la coordinación con el personal técnico y la preparación previa de los alumnos mediante conferencias. Asimismo, asegura la operatividad del mantenimiento y chequeo de los equipos de supervivencia, brindando un soporte logístico en la organización de actos de graduación, visitas guiadas y otros eventos institucionales.
Objetivos generales:
- Gestión de Prácticas de Campo: Supervisar y asegurar la ejecución satisfactoria de las prácticas de supervivencia, garantizando el cumplimiento de los estándares de seguridad y formación.
- Listados: Generar listados oficiales de eventos
- Monitoreo de Salud Institucional: Realizar el seguimiento y control del desenvolvimiento de las jornadas médicas en todos los núcleos de la institución.
- Coordinación de Equipos Técnicos: Mantener comunicación directa y constante con el personal especializado en supervivencia para la alineación de objetivos.
- Soporte Logístico Integral: Prestar apoyo estratégico en la logística de eventos institucionales de gran envergadura, tales como actos de graduación y visitas guiadas.
- Soporte Multicanal (Live Connect): Brindar asistencia técnica y resolución de dudas al alumnado mediante la plataforma Live Connect, garantizando una atención eficiente y oportuna.
Instructivos relacionados:
Daiberson Segura – Planificador/Logística
Objetivo:
Daiberson es el encargado de asegurar que todo el equipamiento logístico utilizado en los eventos se mantenga en condiciones óptimas y actualizadas. Su gestión se fundamenta en la ejecución de inventarios, mantiene la búsqueda de nuevos proveedores y la gestión eficiente de las diligencias de compra para optimizar los recursos. Adicionalmente, actúa como un enlace técnico clave al brindar soporte especializado al alumnado a través de la plataforma Live Connect, garantizando una resolución de dudas oportuna
Objetivos Generales:
- Gestión de Almacén e Inventarios: Mantener el control sistemático y la organización del depósito, ejecutando auditorías recurrentes para asegurar la disponibilidad de los activos.
- Control de Flujo Informativo: Gestionar la difusión de comunicados oficiales (previamente validados) a través de canales digitales y grupos de mensajería de alumnos y núcleos.
- Gestión de Compras y Proveedores: Liderar la búsqueda de nuevos aliados estratégicos para actos de grado y prácticas de supervivencia, manteniendo actualizada la base de datos de proveedores y gestionando las órdenes de compra.
- Logística de Tecnología y Ambientación: Coordinar el despliegue de equipos electrónicos en actos de grado, supervisando la decoración, el montaje técnico y la correcta ubicación de cada recurso en el recinto.
- Acompañamiento en Visitas Técnicas: Brindar soporte logístico y operativo durante las visitas guiadas de alumnos provenientes de otros núcleos, asegurando el orden y la correcta ejecución del itinerario.
Instructivos Relacionados:
Listado de colaboradores por sede para eventos:
- Maracaibo: Marianna Arroyo, Marianna Ávila y Whitney González (publicista)
- Margarita: Keila Caraballo, Alexis Reyna, Daniel Colmenarez
- Caracas: Marleidys Castillo y Ashley Caruci (publicista)
- Valencia: Gabriela Mendoza
- San Cristóbal: Lastenia Olivar, Roxana González y Jean Robertiz (publicista)
- Barquisimeto: Miguelangel Tovar
