03- 253.01-D Diseño – Configuración de calendarios IDEA

Generalidades

1. Indica lo siguiente:
   • Semanas IDEA
   • Dias no laborables
   • Inicio de grupos
2. Se basa en el listado de grupos activados y se usa zapier para la configuración de la automatización que genera o automatiza el evento.
3. Se utiliza el sistema 1000 para generar las vistas de calendario
4. Se utiliza el formato 1000-IDEA-Calendario IDEA
5. Se utiliza el calendario de google con correo de planificación

Caracteristicas

• Debe tener la siguiente información en el formulario de ideador (servicios)
  • Responable
  • Estatus
  • Tipo de proceso
  • Área de trabajo responsable al momento
  • Sede
  • Tipo de servicio
  • ESTATUS DESDE PROCESO – SERVICIO
  • Número de estudiantes (actualizado mensualmente)
  • Período académico de inicio
  • Período académico de Fin
  • Período académico que ocupa
  • Período académico que ocupa (derogado)
  • Modalidad
  • Grupo
  • Sala de clase Fecha de inicio de grupo
  • Fecha de culminación de grupo
  • Fecha de culminación de grupo
  • Hora de entrada
  • Hora de salida
  • TURNO(S) OCUPADO(S)
  • Días
  • Crear hoja de datos de curso
  • Listado de participantes (Forma IDEA-230-Listado de participantes)
  • ID del servicio activado
  • El formulario se imprime en excel (forma 1000-IDEA-Servicios activos)
• Se debe ingresar al listado excel en servidor
• Se debe imprimir la hoja del servicio que genera el sistema, o una constancia generica con la información
• Se debe ingresar a listado en ideador

Calendarios Online

1. Descripción General
   Este calendario está diseñado para gestionar y visualizar la planificación académica institucional, incluyendo:
   • Trimestres activos
   • Días festivos nacionales y regionales
     
2. Visualización y Estructura del Calendario
   • Trimestres activos, claramente etiquetados (ej. “Trimestre III – 6/7/2026”).
   • Días festivos, indicados en la parte inferior del recuadro diario con notas como “1 día festivo”.
     
3. Clasificación de Festividades
   • Nombre de la festividad
   • Fecha Inicial
   • Region
     • Nacional
     • Barquisimeto
     • Maracaibo
     • Margarita
     • San Cristóbal
   • Festividad Campo donde están las fórmulas para calcular los días.
   • Año
   • Fecha Final
   • Fin de Festividad Formula donde se calculan las fechas de finalización.
   • Descripción Breve del significado o alcance de la festividad.
   • Status Indica si es para personal administrativo el feriado.
     
4. Sincronización y Uso del Calendario
   El calendario se genera desde la tabla llamada 991-Calendario Feriados Por Sede.
   
   

1. Finalidad del Calendario General
   • Los trimestres activos por periodo académico.
   • Los días festivos nacionales y regionales.
     
2. Estructura del Calendario
   • Muestra el mes completo, divido por semanas.
   • En la parte superior de cada semana aparece el trimestre activo, como por ejemplo:
     • Trimestre III (presente durante todo agosto 2026).
   • Los días festivos aparecen como etiquetas visibles en los días correspondientes.
   • Estos días están preprogramados y afectan únicamente a las sedes y regiones correspondientes.
     
3. Registro de Festividades
   Contiene los siguientes campos clave:
   • Name Nombre del día festivo
   • Fecha de Inicialización Día en que inicia la festividad
   • Fecha de Finalización Día en que finaliza (si aplica más de un día)
   • Región Región a la que aplica (Nacional, Barquisimeto, etc.)
   • Sede (Puede usarse para filtrado por sede específica)
     
4. Uso y Aplicación Operativa
   • Uso del Calendario:
     • Permite a los equipos administrativos y docentes anticipar suspensiones.
     • Se utiliza como referencia para:
       • Planificación académica
       • Reprogramación de actividades
       • Control de asistencia
       • Definición de fechas clave para exámenes y entregas
         
5. Consideraciones Especiales
   • Las actividades académicas se suspenden únicamente si el día festivo aplica a la región de la sede.
   • Las festividades con duración múltiple (ej. Carnaval, Semana Santa) deben reflejarse en los dos días respectivos.
   • El calendario puede filtrarse para mostrar únicamente:
     • Trimestres activos
     • Días festivos nacionales
     • Días festivos por región o sede
       

1. Objetivo del Calendario
   Este calendario tiene como propósito organizar, visualizar y gestionar todos los eventos (open days, diplomados, sesiones de defensa, misas, visitas, etc.) desarrollados durante el año académico.
   
2. Estructura del Calendario
   • El calendario se presenta en modo mensual, donde se visualizan los eventos agendados para cada día.
     
3. Fuente de Datos
   Los eventos se extraen desde la tabla «Lista de servicios activados», que contiene múltiples columnas y campos condicionales. Cada fila representa un servicio distinto con su respectiva configuración.
   • Nomenclatura Código de identificación del servicio.
   • Inicio / Fin de evento Fecha de duración del evento.
   • Calendario de trimestre Relación del evento con el periodo académico.
   • Título del evento Nombre visible en el calendario.
   • Campos E1 a E10 Clasificación de tipo de servicio (open day, defensa, visitas, etc.).
     

1. Objetivo del Calendario
   Este calendario permite visualizar la planificación del inicio de servicios académicos por grupo, sede y modalidad. Cada entrada corresponde al arranque de un curso, diplomado, asignatura u otra actividad organizada por grupo.
   
2. Estructura del Calendario
   • Muestra la distribución cronológica de los inicios de servicio.
   • Cada tarjeta en el calendario representa la nomenclatura del grupo, codificada según sede, modalidad y contenido académico.
     

1. Finalidad
   Este calendario permite:
   • Visualizar las fechas de inicio y fin de las prácticas de TMA.
   • Identificar el estatus detallado del grupo (si están en clases o prácticas).
   • Reconocer los días específicos asignados a prácticas.
   • Filtrar por sede, grupo, periodo o estatus.
     
2. Estructura de la Tabla
   • Horarios Código del grupo, incluye modalidad, sede y tipo de actividad.
   • Período de Inicio Trimestre de referencia.
   • Sede Ubicación de ejecución (ej. CIA Barquisimeto, CIA Caracas).
   • Fecha de Inicio Día en que comienzan las prácticas.
   • Fecha de Fin Día de finalización del período de prácticas.
   • Días de Práctica Días de la semana asignados a las actividades prácticas.
   • Estatus Detallado Define si el grupo está en clase teórica o práctica.
   • Estatus de Práctica Indica si las prácticas están activas, finalizadas o sin iniciar.
     
3. Código de Colores (Etiquetas)
   • 🔴 Rojo “En clases” (estatus detallado).
   • 🟡 Amarillo “En Prácticas” (estatus de prácticas).
   • 🟢 Verde “Prácticas Finalizadas”
   • 🟦 Azul Período I, II, III, etc.
     

Objetivo
Automatizar el cálculo de fechas dinámicas (como el Carnaval) que varían según el año, y que se visualicen adecuadamente en un calendario. Además, optimizar la visualización y manipulación de días festivos, como los días feriados en San Cristóbal.

1. Cálculo de Fechas Dinámicas
   Las fechas como el «Carnaval», que se celebran en días específicos del mes de mayo (el lunes y martes de la semana de Carnaval), requieren una fórmula dinámica para ser calculadas correctamente cada año. Para ello, se utilizó la siguiente aproximación:
   • Paso 1: Crear Fórmula para Calcular el Carnaval
     La fecha del carnaval depende de cuándo cae el lunes y martes en el mes de mayo. Utilizamos una fórmula para calcular esas fechas dependiendo del año.
     
     En este caso, la fórmula calcula el primer lunes de mayo y luego determina el martes siguiente. Para otros días feriados, se pueden ajustar de manera similar.
     
   • Paso 2: Visualización de Fechas
     Las fechas deben reflejarse en un calendario visual, con la capacidad de actualizarse automáticamente en función del año. Para esto, el proceso de automatización toma en cuenta la fecha dinámica.
     
     • Automatización:
       • Uso de DATE_FORMAT: Se utilizó la función DATE_FORMAT para asegurar que las fechas se muestren en el formato adecuado. Sin embargo, esta función tiene limitaciones al no permitir realizar cálculos adicionales.
         
   • Paso 3: Actualización Automática
     Se implementó un script que actualiza las fechas en el calendario dependiendo del año seleccionado. Este script realiza el cálculo dinámico y ajusta las fechas del Carnaval, así como otras fechas relevantes de manera automatizada.
     
2. Consolidación de Fechas en el Calendario
   A veces, las fechas de eventos abarcan más de un día, como ocurre con algunos feriados o festividades. Es importante consolidar estas fechas en una sola fila para una mejor visualización.
   
   Automatización para consolidar las fechas:
   Consolidación de Fechas en el Calendario
   A veces, las fechas de eventos abarcan más de un día, como ocurre con algunos feriados o festividades. Es importante consolidar estas fechas en una sola fila para una mejor visualización.
   
   Automatización para consolidar las fechas:
   El script también ajusta las fechas de eventos que duran más de un día (por ejemplo, un feriado que se extiende durante varios días). Estas fechas se combinan en una sola celda de fila para mejorar la presentación visual en el calendario.
   
3. Etiquetas de Feriados Administrativos
   Además de los cálculos de fechas dinámicas, se añadió la capacidad de agregar etiquetas a los días festivos de San Cristóbal para indicar si son feriados administrativos.
   • Paso 1: Identificación de Feriados
     En este caso, se identifican las fechas que son feriados y se añaden etiquetas específicas que marcan si el feriado es administrativo.
     
   • Paso 2: Incorporación en el Calendario
     Estas etiquetas se muestran en las celdas del calendario correspondiente, permitiendo identificar rápidamente qué feriados son administrativos.
     

Tabla de producción

Es la versión raíz

Pizarra de calendario de grupos

Se debe mantener en el area de ventas

Tiene las siguienes columnoas

• Grupos
• Inscritos
• Capacidad instalada de la sala de clase

Cada vez que se realice una venta se debe actualizar manualmente

Servidor

Es la misma versión de producción, pero se descarga con cada actualización

Físico

Es la misma versión de producción, pero se imprime con cada actualización