Generalidades
- HDI: Horas de instruccion.
- Departamento resposable
- Planificacion / Gestión de Calidad
- Administracion
- Se usara interfaz de la base 5000-Sistema de Gestión Académica.
- Se usara la base 5000-Sistema de gestion academica, tabla solitudes de pago de horas de instruccion.
Procedimiento
- Verificar
- Solicitudes no duplicadas.
- Para solicitudes de pago de Inicio de materias (Obligatorio):
- 1.Planilla de inicio de materia debidamente llenada y firmada (346).
- Para solicitudes de pago de cierre de materias (Obligatorio):
Nos ubicaremos en la pestaña de registro general (Airtable), especificamente en la tabla 1.0- Solicitudes de pagos HDI utlizando la vista de Planificación (Vista Planificación), en donde usaremos el filtro de la sede que deseamos hacer la auditoria, por defecto ya estarán las solicitudes recibidas en la parte central agrupadas. En esta parte usaremos el ID de reporte de cada solicitud para hacer la auditoria desde la interface de esta misma base.
Además, se visualizan las etiquetas que utiliza el departamento de gestión de calidad para indicar el estatus de cada solicitud que es auditada, son en total 5 etiquetas, las cuales significan:
- Auditado y autorizado🟩: Indica que la solicitud es sastifactoria para ser aprobada.
- Aprobado por Corrregir🟪: Indica que la solicitud es aprobada, pero requiere ajustes que son responsabilidad del coordinador. Para las solicitudes que tengan esta etiqueta, los coordinadores deben tener en cuenta que tendran no más de 3 semanas para la correción de la misma, si el coordinador no cumple se le aplicara una sanción de 5$ (A todos los coordinadores de sedes) por planilla que no corrija. Por ejemplo: El mal llenado de las planillas 346.
- Duplicado🟧: Indica que ya se encuentra una solicitud similar en el sistema.
- Por auditar🟨: Indica que la solicitud está en espera de auditoría.
- Rechazado🟥: Indica que la solicitud ha sido rechazada debido a errores.
El campo Observaciones de GC permite ver los detalles sobre las razones de rechazo y/o las correciones necesarias que se deden realizar para que la solicitud sea aprobada.
Nos vamos a la interface, ubicamos la misma sede a la cual estaremos realizados la auditoria, en el buscador escribiremos el ID de reporte de la solicitud de pago, el resultado será ese registro, luego, copiaremos el nombre del grupo y lo colocamos en el mismo buscado, esto nos dará como resultado todas las solicitudes de pago por ese grupo, luego ubicamos nuevamente el ID de reporte del las horas de instrucción a las cuales solicitaron el pago.
En este punto verificaremos que esta solicitud no esté realizado y autorizado más de 2 veces, las horas de instrucción de las materias se realizan en un 50% al inicio de la materia y 50% al cierre de la materia, siguiendo las políticas de pago de instructores.
En caso de que no se ha realizado ni autorizado más de una vez el inicio o cierre de materia, procedemos a realizar la auditoria de la solicitud, en las planillas 346 y 288 según aplique.
Al hacer clic en el registro, se abrira una ventana, en ella se verá la información de la solicitud, se deberá verificar que los datos, correspondan a las planillas, si alguno de estos no es igual, la solicitud será rechazada. Las planillas 346 y 288 deben estar correctamente llenas por el planificador, instructor y alumnos, la información debe coincidir con la solicitud.
Campos a tener en cuenta para la auditoria
- H.A.P: Horas a pagar, corresponden a las horas totales de la materia segun la base de datos el base 5000-Sistema de gestion academica.
- Monto a pagar H.A.P: este monto corresponde al 50% del pago (inicio o cierre).
- Check de pago
- Check: el monto solicitado corresponde al monto autorizado por materia.
- Check out: el monto solicitado no corresponde al monto autorizado por la materia. (se debe verificar porque no).
- Monto de pago solicitado: monto de solicitado para el pago del instructor.
