Lógica de Estructura Estándar de los Manuales y modulos de IDEA

Código: 10-2 | Nivel: N5 — Gerencia | Revisión: Rev. 3 — Junio 2026

Aplica en: Producción, Soporte, Instructores | Aprobado por: COO

Generalidades

Este documento es el Instructivo Maestro que define la estructura obligatoria de todos los manuales y módulos de IDEA Aeronáutica. Establece la arquitectura de capítulos estándar, los requerimientos mínimos de cada artículo, el sistema de enumeración por capítulo, el control de revisiones y las normas ISO de referencia. Todo coordinador, diseñador o administrador de la base de conocimientos debe conocer y aplicar este instructivo antes de crear o modificar cualquier manual o módulo.

Esta estructura aplica tanto a manuales de departamento como a módulos del ERP y Sistema de Producción. Cuando se crea un módulo nuevo (ej. Módulo de RRHH, Módulo de Inventario, Módulo de Cobros), debe heredar esta misma arquitectura de capítulos. La coherencia estructural entre manuales y módulos garantiza que cualquier colaborador pueda navegar intuitivamente cualquier documento del ecosistema IDEA.

Vínculo con el Trabajo Estándar y los Expedientes 1015. Esta estructura no existe de forma aislada: está íntimamente ligada a los procesos de trabajo estándar de cada área y a los Expedientes de Área de Trabajo (Nomenclatura 1015), que comparten una arquitectura análoga. Juntos, manuales, módulos, trabajo estándar y expedientes 1015 forman una cultura organizacional documentada: un sistema vivo donde cada proceso tiene su lugar, su responsable y su trazabilidad.

Conceptos clave de este instructivo

Estructura de Manuales, Módulos y Expedientes

Cada manual de IDEA está compuesto por capítulos estándar. Cada capítulo tiene artículos obligatorios mínimos. A continuación se detalla qué debe contener cada uno. Todos los manuales de los departamentos de IDEA deben heredar y mantener esta estructura en este orden exacto.

Capítulo 1 — Descripción del Manual o Módulo

Responde a: ¿Qué es este manual o módulo, para qué sirve y a quién aplica?

• Introducción / Resumen del capítulo — Propósito del capítulo, qué encontrará el lector aquí.
  📋 Aplica a manuales y módulos. En un manual de departamento, el Cap. 1 es la carta de presentación del área. En un módulo del ERP, describe qué hace el módulo, a qué procesos de trabajo estándar sirve y cuáles roles lo usan. Es el punto de entrada obligatorio para cualquier colaborador nuevo.
• Aplicabilidad (Regla de Oro) — El primer artículo obligatorio. Responde: «¿A quién le aplica este manual?» Debe indicar cargos, sedes y excepciones.
• Objetivos Trimestrales del Departamento — Metas generales del área para el trimestre en curso. No están asignadas a personas: son compromisos del departamento como unidad. Se actualizan cada trimestre.
• Calendario de Responsabilidades — Listado de todas las tareas recurrentes del departamento con su frecuencia (diaria, semanal, mensual, trimestral). Ejemplo: «Administración — pago de nómina los días 15 y último de cada mes». No indica quién lo hace, solo qué hace el departamento y cuándo.
• Lista de Tareas Frecuentes — Catálogo de las actividades operativas habituales del departamento. Sirve como referencia general de qué hace el área. La asignación específica a personas y responsables se detalla en las Fichas de Trabajo (Capítulo 3).
• Políticas Internas del Departamento — Reglas, directrices y políticas propias del área. Normas de conducta, uso de herramientas, restricciones y lineamientos que rigen el funcionamiento interno del departamento.
• Bitácora General del Manual / Módulo — Registro cronológico de todos los eventos relevantes del manual o departamento: cambios estructurales, revisiones, actualizaciones de política, eventos críticos y cualquier metadata de historial. Es el repositorio de memoria institucional del área. Cada capítulo puede tener su propio historial temático (ver nota al final de esta sección).

Capítulo 2 — Gestión Documental y Archivo

Responde a: ¿Cómo se documenta el trabajo de este departamento?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Formatos y Planillas — Todos los formularios y fichas de trabajo del departamento.
• Expedientes — Tipos de expedientes, cómo se crean, dónde se guardan y por cuánto tiempo.
• Notas de Entrega y Registros — Documentos de trazabilidad (actas, notas, registros de entrega).
• Nomenclatura de Archivos — Cómo se nombran los documentos siguiendo la nomenclatura IDEA.
• Control de Versiones — Cómo se gestionan las versiones de documentos: cuándo se incrementa una versión, quién aprueba los cambios y cómo se retiran versiones obsoletas.
• Acceso y Permisos Documentales — Niveles de acceso a los documentos del departamento según los perfiles N1–N6. Quién puede ver, editar o publicar cada tipo de documento.
• Retención y Archivo Muerto — Por cuánto tiempo se conservan los documentos, cuándo pasan a archivo inactivo y cómo se disponen o destruyen los que ya no aplican.
📋 Aplica a manuales y módulos. En los módulos del ERP, este capítulo gobierna los archivos digitales generados por el módulo: versiones de formularios, plantillas, reportes y expedientes. La nomenclatura IDEA aplica igual en papel que en digital.

Capítulo 3 — Recursos Humanos y Entrenamiento

Responde a: ¿Cómo se integra y forma el personal de este departamento?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Inducción del Nuevo Ingreso — Guía paso a paso para que un nuevo colaborador se integre.
• Normas de Convivencia Internas — Reglas del equipo, conducta esperada, uso de uniformes, lenguaje institucional.
• Plan de Formación Continua — Cursos obligatorios, certificaciones requeridas, recursos de estudio.
• Evaluaciones y Seguimiento — Cómo se mide el desempeño del personal.
• Estructura del Departamento — Organigrama, roles principales y sus responsabilidades, cadena de mando.
• Fichas de Trabajo por Cargo — Una ficha por cada rol: qué hace, con qué herramientas, a quién reporta, qué permisos tiene.
  📁 Estructura de categorías requerida: cada manual de departamento debe tener una subcategoría llamada «Ficha de Trabajo — [Nombre del Departamento]» dentro de su Capítulo 3, donde se alojan todas las fichas de trabajo de ese departamento. Ejemplo: «Ficha de Trabajo — Gestión de Vuelo», «Ficha de Trabajo — RRHH», etc.
• Sedes y Horarios — Locaciones físicas donde opera el departamento, horarios de cada sede si aplica.
• Ficha de Trabajo — [Nombre del Departamento] — Subcategoría obligatoria dentro del Capítulo 3 de cada manual de departamento. Concentra todas las fichas individuales del personal: cargo, funciones, herramientas, accesos y a quién reporta. Ejemplo de nombre: «Ficha de Trabajo — Gestión de Vuelo».
  📋 Aplica a manuales y módulos. En módulos del ERP con gestión de personal (RRHH, Coordinación), las fichas de trabajo se vinculan directamente a los perfiles de usuario del sistema. La inducción y el entrenamiento se documentan aquí aunque los procesos de ejecución vivan en el Cap. 7.

Capítulo 4 — Administración, Compras y Finanzas

Responde a: ¿Cómo maneja este departamento su presupuesto y recursos?

Nota: En manuales de departamentos sin manejo de presupuesto propio, este capítulo puede simplificarse o contener solo un artículo de referencia al Manual de Administración Central.

• Introducción / Resumen del capítulo
• Control de Gastos y Viáticos — Procesos de solicitud, aprobación y rendición de gastos.
• Órdenes de Compra — Cómo se solicitan compras, quién aprueba, cuánto tiempo tarda.
• Presupuesto del Departamento — Referencia al presupuesto asignado y cómo se monitorea.
• Pagos a Proveedores o Instructores — Si aplica, el proceso de pago a terceros.
• Ingresos y Cobros — Subcategoría obligatoria para los departamentos que generan ingresos directos (Aerotienda, Bistro, Náutica, Centro de Instrucción, Academia, etc.). Incluye los procedimientos de cobro, recepción de dinero, registro de pagos, manejo de caja, facturación y conciliación de ingresos.
• Inventarios — Subcategoría para el control de bienes, insumos, materiales y activos del departamento. Incluye entradas, salidas, conteos periódicos y responsable de custodio. Aplica especialmente a departamentos con manejo físico de productos o equipos.
  📋 Capítulo 4 como eje administrativo universal.
  Todo lo que tenga naturaleza administrativa — viáticos, solicitudes de egreso, almuerzos de trabajo, órdenes de compra, pagos a proveedores, control de inventarios — debe documentarse en el Capítulo 4 del manual o módulo correspondiente. Si pertenece a Aerotienda, va en el Cap. 4 del Manual de Aerotienda. Si es del área de vuelo, en el Cap. 4 del Manual de Gestión de Vuelo. Esta regla no tiene excepciones.

Capítulo 5 — Sistemas, TIC e Inteligencia Artificial

Responde a: ¿Qué herramientas digitales usa este departamento y cómo se usan?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Software Principal del Departamento — Manual de uso de la plataforma principal (Tellbid, ERP, Académico, etc.). Incluye el módulo del ERP o Sistema de Producción que aplique al departamento, otros sitios web vinculados, formularios digitales y cualquier herramienta digital operativa utilizada por el equipo.
• Herramientas de Comunicación — Zadarma, correo, WhatsApp institucional.
• Inteligencia Artificial y Agentes — Claude, chatbots, automatizaciones que usa el departamento.
• Accesos y Contraseñas — Referencia a cómo se gestionan los accesos del personal.
• Equipos y Dispositivos Asignados — Inventario de equipos bajo responsabilidad del departamento: computadoras, tablets, impresoras, cámaras, etc. Proceso de asignación y devolución.
• Seguridad Digital y Respaldo — Protocolos de ciberseguridad del departamento: manejo de información confidencial, copias de respaldo, qué hacer ante un incidente digital.
• Automatizaciones y Flujos Digitales — Procesos automatizados que usa el departamento: integraciones entre plataformas, flujos de aprobación digital, notificaciones automáticas.
📋 Aplica especialmente a módulos del ERP. Cada módulo tiene su propio ecosistema de herramientas. El Cap. 5 del módulo documenta cómo se usa el módulo mismo, sus integraciones con otros módulos (ej. Cobros → Contabilidad) y los agentes de IA que lo asisten. Es el manual de usuario del módulo.

Capítulo 6 — Gestión de Calidad (Auditoría y Políticas)

Responde a: ¿Cómo garantiza calidad este departamento y bajo qué políticas opera?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Indicadores de Calidad (KPIs) — Métricas, umbrales y frecuencia de medición.
• Auditorías Internas — Checklists, rondas de inspección, formularios de auditoría.
• Gestión de No Conformidades — Qué hacer cuando algo no se cumple.
• Encuestas de Satisfacción al Cliente — Instrumentos para medir la percepción del servicio por parte de los usuarios o clientes del departamento. Incluye el diseño, la frecuencia de aplicación y el análisis de resultados.
• Análisis de Causa Raíz — Metodología para investigar fallas, errores o incidentes recurrentes e identificar su origen estructural. El objetivo es corregir de raíz y evitar que el problema vuelva a ocurrir.
  📋 Aplica a manuales y módulos. En módulos del ERP, el Cap. 6 incluye los estándares de calidad del output del módulo: ¿qué constituye un resultado bien hecho? Las auditorías internas verifican que el módulo funcione según lo documentado. Las no conformidades se registran y corrigen aquí.

Capítulo 7 — Gestión de Trabajo (Procesos Estándares)

Responde a: ¿Cuáles son los procesos operativos diarios de este departamento?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Procesos Operativos Diarios — Step by step del trabajo rutinario.
• Procesos Especiales o Excepcionales — Situaciones no rutinarias, emergencias, contingencias.
• Comunicación y Coordinación — Cómo se comunica el equipo entre sí y con otros departamentos.
• Reportes y Entregas — Qué informes se generan, con qué frecuencia, a quién se entregan.
• Planificación de Trabajo — Cómo el departamento organiza su trabajo: metodología, herramientas de planificación y ciclos de planificación (semanal, mensual, trimestral).
• Calendario Operativo — Calendario compartido del departamento con fechas clave, entregas, reuniones y compromisos recurrentes.
• Objetivos y Tareas Asignadas — Sistema de asignación de tareas individuales derivadas de los objetivos del departamento. Incluye cómo se asignan, cómo se hace seguimiento y cómo se cierran.
• Reporte de Gestión (Informe de Tareas) — Documento periódico que resume el avance de tareas, logros, pendientes y bloqueos. Las tareas completadas se convierten en insumo directo de este informe.
• Analítica y Métricas Operativas — Indicadores de productividad y desempeño operativo del equipo. Dashboards, tablas de seguimiento y análisis de tendencias que alimentan la toma de decisiones del área.
• Uso de Inteligencia Artificial como Apalancamiento — Protocolos y buenas prácticas para usar herramientas de IA (Claude, chatbots, agentes) como multiplicador de productividad: redacción de cartas, correos, análisis de datos, generación de reportes, automatizaciones y analítica avanzada. El objetivo es que cada colaborador sea al menos 10 veces más productivo con el apoyo de IA.
  📋 El corazón del Trabajo Estándar. El Cap. 7 es donde el manual se convierte en cultura operativa. En módulos del ERP, define los flujos de trabajo que el módulo soporta: cómo entran las tareas, cómo se procesan y cómo salen como resultados medibles. Está íntimamente vinculado al Expediente 1015 y a los objetivos del Cap. 1.

Capítulo 8 — Registros Operativos, Bitácoras e Históricos

Responde a: ¿Dónde viven los registros del día a día de este departamento o módulo?

• Introducción / Resumen del capítulo
• Bitácora Operativa — Registro cronológico de eventos relevantes del área: incidentes, decisiones, novedades, cambios de turno. En módulos puede ser una tabla o base de datos en vivo.
• Expedientes del Área (Nomenclatura 1015) — Expediente de Área de Trabajo estructurado bajo la Nomenclatura 1015. Contiene toda la información del departamento o módulo de forma organizada y trazable.
• Histórico de Operaciones — Archivo de registros cerrados: informes de gestión, ciclos de inventario, auditorías concluidas. En manuales: referencia a dónde se almacenan. En módulos: pueden residir directamente aquí.
• Registros de Transacciones — (Solo módulos con ingresos o inventario) Historial de cobros, movimientos de caja, entradas y salidas de inventario.

Series 20 a 100 — Instructivos Operativos del Departamento

Capítulos adicionales que agrupan los instructivos específicos de operación de cada manual o módulo.

Los capítulos del 01 al 07 son estructurales y aplican a todos los manuales. A partir de la Serie 20, cada departamento incorpora sus propios capítulos operativos, numerados en múltiplos de 10. Cada serie equivale a una familia de procesos o procedimientos propios del departamento (ej. Serie 30 = Cobros, Serie 40 = Inventario). Estas series coinciden con la tabla de numeración de capítulos adicionales descrita más abajo.

📐 Numeración de capítulos adicionales

Los capítulos del 01 al 07 son estándar y obligatorios. Si un manual requiere capítulos adicionales, estos deben numerarse en múltiplos de 10, comenzando desde el 10:

💡 Los múltiplos de 10 garantizan espacio para intercalar capítulos futuros sin renumerar los existentes. El capítulo 11. Indeterminado siempre va de último y es temporal.

Capítulos adicionales del Manual de ERP-Producción

• 10. Instructivos Maestros — Documentos transversales que aplican a toda la institución.

🏛️ Normas de referencia (ISO y buenas prácticas)

La estructura de manuales de IDEA cumple con las siguientes normas internacionales:

• ISO 9001:2015 — Sistema de Gestión de Calidad. Cláusula 7.5: Información documentada.
• ISO 10013:2021 — Directrices para la documentación de SGC. Jerarquía: manual → procedimientos → instructivos → registros.
• ISO 21500:2021 — Gestión de proyectos. Control de procesos y trazabilidad documental.
• OACI (Anexo 6 / Doc 9859 SMM) — Norma aeronáutica para manuales de operaciones de vuelo y SMS.

Principios ISO aplicados en IDEA

• Trazabilidad: Todo documento debe poder rastrearse: quién lo creó, cuándo, quién lo aprobó y qué versión es vigente.
• Acceso controlado: Documentos distribuidos según nivel de acceso (N1-N6).
• Revisión periódica: Ningún documento permanece vigente indefinidamente. La Política R50 establece los ciclos.
• No duplicación: Cada pieza de información existe en un solo lugar (Principio de Fuente Única).
• Obsolescencia controlada: Los documentos retirados se marcan con ❌ y se archivan, nunca se eliminan sin registro.

📄 Aplicabilidad de las páginas de manuales

Los manuales de IDEA se publican en diferentes plataformas según su audiencia. Cada manual debe indicar en su portada o introducción en cuáles páginas está disponible:

Un mismo artículo puede existir en más de una página. En ese caso, se usa el principio de Fuente Única: se publica en una sola página y se referencia desde las demás.

📝 Requerimientos mínimos de todo artículo

Todo artículo publicado en cualquier manual de IDEA debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos. Un artículo que no los cumpla se considera incompleto y no debe estar en estado «Publicado».

⚠️ Verificación previa a la creación

Antes de crear un artículo nuevo, el autor debe verificar que:

• No exista ya un artículo con el mismo contenido en otro capítulo o manual. Este es un error muy frecuente. Buscar antes de crear.
• No exista un artículo mal ubicado que contenga lo que se busca documentar. Si existe, moverlo al lugar correcto en vez de crear uno nuevo.
• El contenido no pertenezca a un Instructivo Maestro. Si aplica a más de un departamento, debe ir en el Capítulo 10 y no duplicarse.

⛔ Prohibido: Crear un artículo nuevo sin antes hacer una búsqueda en la base de conocimientos. La duplicación de información es la causa #1 de inconsistencias.

🔢 Enumeración de páginas por capítulo

Para facilitar la referencia cruzada entre artículos, cada página o sección se enumera siguiendo la convención Capítulo-Página:

Esta numeración permite citar artículos de forma precisa. Ejemplo: «Ver procedimiento 7-3 del Manual de Vuelo» indica el tercer artículo del Capítulo 7 del Manual de Gestión de Vuelo.

📋 Control de revisiones

Todo manual debe mantener un registro de revisiones que permita rastrear los cambios. Basado en ISO 9001:2015 (Cláusula 7.5 — Información documentada) e ISO 10013 (Directrices para documentación de SGC).

🗺️ Mapa Completo de Manuales de IDEA *

La base de conocimientos de IDEA está organizada en los siguientes manuales activos. Cada uno sigue la arquitectura estándar de capítulos. Esta lista puede crecer a medida que se creen nuevos departamentos.

* Esta lista no es cerrada. Cada vez que se cree un nuevo departamento, debe crearse su manual siguiendo esta Estructura de Capítulos de los Manuales. La lista oficial está registrada en el Sistema 091 — Gestión de Calidad de Airtable.

🔗 Información relacionada

• ⭐ Instructivo Maestro de Gestión de Instructores — Aplicación de esta estructura al sistema de instructores (módulos espejo y módulos operativos por tipo de instructor).
• Instructivo Maestro: Nomenclatura Universal — Define los códigos numéricos universales de IDEA.
• Niveles de Instructivos — Acceso por Perfil de Usuario — Los 6 niveles de acceso (N1-N6).
• Política de Revisiones Estructurales (R50) — Ciclos obligatorios de revisión de artículos.
• Instructivo Maestro: Módulos del Ecosistema ERP — Arquitectura del ERP que soporta estos manuales.

Capítulo 10 — Instructivos Maestros | Manual de ERP-Producción IDEA | Rev. 3 — Junio 2026