Generalidades
Consiste en dejar evidencia de cada chequeo de expedientes, avances, y procedimientos que se aplican, esto es parte del sistema de garantía de calidad que exige el INAC, y es de gran importancia para poder aprobar las inspecciones.
Su objetivo es verificar el cumplimiento de normas, procedimientos o estándares y fomentar la mejora continua. El proceso detallado de auditorías es el conjunto de etapas organizadas y secuenciales que se siguen para planificar, ejecutar, evaluar y dar seguimiento a una auditoría interna.
Se realiza la auditoria de los expedientes verificando cada uno de los requerimientos de la autoridad aeronáutica aplicado a cada tipo de expediente (verificar procedimientos relacionados).
Utilizando los formularios que corresponda.
Se debe tener listado del personal involucrado en procesos de garantía de calidad, este personal no necesariamente tiene que tener un curso de auditor de fondo-norma, o curso de ISO 9001. Porque hacen labores muy puntuales, como una primera auditoria de los recaudos en un expediente de estudiante, que puede dominar cabalmente con un entrenamiento corto y acompañamiento del personal habilitado en garantía de calidad, llámese jefe o algún delegado.
- Responsable de garantía de calidad: Supervisa a operadores, conoce procesos y manual.
- Operador de garantía de calidad: Ejecutor de listas de chequeo, y auditorias simple. Puede ser un coordinador o agente de producción
Se realizan las auditorias con el ritmo establecido en la estructura del departamento (Ver instructivo), el cual determina una frecuencia aproximada de 8 Horas hombre a la semana.
Procedimientos relacionados
- Gestión de Expediente ➡ FAQ: Que debe tener un expediente de entrenamiento
- Procedimiento de auditoria
- Expedientes de instructores de CIA
- Expediente de estudiantes
- Gestión general expedientes de CIA
- Gestión de expediente de garantía de calidad (1919)
- 601. Procedimentar el arreglo de fallas y analisis de causa raiz
Esquema
Indica el plan de auditorias (la frecuencia con la que se deberán realizar)
Es de suma importancia conocer y realizar los pasos establecidos en el presente procedimiento, para poder exponerlos en las inspecciones INAC.
Es exageradamente importante poder dejar evidencia de cada paso de acciones correctivas, incluso si no se han terminado las auditorias, ya que esto puede llevar meses.
Listado de auditorias – INAC
- 838- Auditoria de avance académico de grupo
- 836-Auditorias de expedientes de estudiantes
- 842-R3-Auditoria de expedientes de instructores
- 841-Auditoria de progreso académico de estudiantes por materia
- 390-Auditorias de equipos de instrucción
- 391-Auditoria de instalaciones
Procedimiento detallado de auditoria
- Gestión de expediente de Garantía de calidad 1919: En fisico se encuentra en el archivador maestro.
- Reunión: de determinación de objetivos y distribución de trabajo (Listados de grupos y usuarios a auditar con responsables)
- Minuta: Se deja minuta de información del paso anterior
- Apertura de informe: Se usa el formulario 103-R1-informe.
Documento que se mantiene abierto durante todo el proceso, y se llena con la siguiente información:- Hallazgos, irregularidades que surgieron durante la auditoria
- Notificaciones de consignación de documentos (ya sea a alumnos o instructores)
- Supervisión de la auditoria: El gerente de gestión de calidad de la sede o núcleo debe verificar las auditorias en conjunto con los informes cada 6 meses, una vez verificado debe realizar un informe final general donde indique los hallazgos mas relevantes evidenciados en el proceso, dicho informe es el que será mostrado a la autoridad aeronáutica.
- Aplicación de acciones correctiva y cierre: En base a esto se debe realizar un PAC, una vez subsanado se cierra el proceso de dicha auditoria.
Fallas Frecuentes
- Instructores sin nombramiento o sin firmas
- Instructores con cursos vencidos
- Los documentos 288 están incompletos, no se llenan las segundas paginas (registro de materia dictada)
- Los documentos 288 no estan firmados por estudiantes (no se hace cierre de materia)
- Expedientes sin normas generales de presentación y etiquetado (normas de etiquetas, separadores,, diferentes tipos de carpetas, carpetas deterioradas, lo cual es especialmente imprudente con expedientes de instructores)
- Certificado de graduación sin firma o inexistentes
- Expedientes de TMA no tienen evidencias de sus practicas de taller. Se requiere el progresivo de practicas.
- Las carpetas de materias no tienen silabo
- Las carpetas de materias no tienen registro de materia dictara, o llenado de manera exageradamente ineficiente. Con lo cual si un instructor por alguna razon desiste de una materia, la institución no sabria que impartio, ni cuando.
- Examenes extraviados
- Desastre y desorganización general de expedientes y su contenido.
- Progresivos de estudiantes sin firmas de instructor y jefe de instrucción, con tachaduras.
- Exámenes mal llenados, sin nombres, o firmas.
Plan de acciones correctivas
Las acciones correctivas es el conjunto de medidas implementadas para eliminar la causa raíz de una no conformidad, desviación o problema detectado, con el objetivo de prevenir su recurrencia. No se trata solo de corregir el efecto visible del problema, sino de identificar por qué ocurrió y asegurar que no vuelva a suceder.
Esto implica un proceso estructurado que incluye:
- Identificación del problema o no conformidad.
- Análisis de causa raíz (por qué ocurrió) Formulario 2121 – Ver instructivo
- Definición de acciones para eliminar esa causa.
- Implementación y verificación de la eficacia de la acción tomada.
Las acciones correctivas mas comunes son las siguientes:
- En el caso de que falte un examen que se realizo y se tiene la calificación pero se le devolvió al estudiante o se extravió: Se puede colocar una declaración jurada
- Contactar a estudiantes para que consignen los recaudos correspondientes
- Hacer cartas explicativas para casos especiales
- Contactar a instructores para que consignen recaudos faltantes
- Ubicar o por ultima opción rehacer un documento extraviado
- Fe de errata; Para explicar documentos con tachaduras y enmiendas.
Lugar de Archivo
- Se debe seguir las normas de archivología Gestión de Expediente ➡️ Normas generales de expedientes y archivologia (Códigos)(N100) y Gestión de documentos ➡️ Archivadores y carpetas de sede CIA (N101)
- Se archiva en expediente (fisico) de Gestión de expediente Garantia de calidad de CIA (1919)
- Se archiva en expediente de sede INAC (Digital): en desarrollo
