- 0. Para qué sirve este documento
- 1. Principio rector
- 2. Modelo de datos (campos y etiquetas)
- 3. Norma de estados (cierres y pérdidas)
- 4. Norma de nomenclatura
- 5. Divisiones y sus pipelines
- 6. P1 · Pipeline estándar de venta (el esqueleto)
- 7. Otros pipelines específicos
- 8. Capa de agentes (bots de venta)
- 9. Capa de automatizaciones (workflows)
- 10. Análisis de causa raíz
- 11. Estándar de campos y etiquetas
- 12. Gobernanza
- 13. Cabos sueltos por confirmar
- 14. Nota sobre el ERP (Antigravity)
0. Para qué sirve este documento
Define cómo se estructuran los pipelines, las etapas, los datos, las automatizaciones y los agentes del CRM, de forma que el negocio pueda crecer (más cursos, más servicios, más divisiones) sin que la estructura se vuelva inmanejable. No es solo para GoHighLevel: es la especificación que el módulo de ERP podrá leer y conectar más adelante.
ℹ️ Versión
v4.1 — Cuenta: IDEA Aviation — Location ID 0BjprY04XsBsrxQJeVYH
Alcance: GoHighLevel / TellBid hoy; base para el futuro módulo de ERP (Antigravity)
Novedad v4.1: Bistró y Aerotienda separados en pipelines independientes (P7 y P8). Náutica pasa a P9. Total: 9 pipelines + 1 especial.
1. Principio rector
🎯 El proceso es el pipeline. El producto es un dato.
(Y, en la capa de bots: un agente por proceso, no por producto.)
Antes de crear cualquier pipeline o agente nuevo se aplica una sola prueba:
¿El camino hacia el cierre es distinto, o es el mismo camino vendiendo otra cosa?
- Si el camino (las etapas, los pasos) es genuinamente distinto → proceso propio (pipeline + agente).
- Si el camino es el mismo y lo único que cambia es qué se vende → es un dato (campo o etiqueta) dentro de un proceso existente.
Consecuencia clave: el catálogo de 100+ servicios vive en un campo desplegable, no en la estructura. Así puedes añadir servicios sin tocar el CRM, mantener una sola automatización (y un solo agente) para todos, y ver el negocio completo de un vistazo. El número de pipelines y de agentes lo define la cantidad de procesos distintos (pocos y estables: ~9), nunca la cantidad de productos (muchos y crecientes).
2. Modelo de datos (campos y etiquetas)
Todo el detalle granular del negocio vive aquí, no en pipelines ni en agentes:
| Campo | Para qué | Ejemplos de valores |
|---|---|---|
| Servicio / Curso | El catálogo completo | TDC, TMA, Despachador, Inglés, Piloto, Drones… (100+) |
| Variante | Tipo dentro del servicio | Inicial, recurrente, simulador, tierra, habilitación |
| Modalidad | Cómo se vende | Individual, empresa/grupo |
| Paquete | Lo que se contrata | Paquete de horas, paquete de simulador, VIP |
| País | Origen del lead | ES, CO, EC… |
| Tipo de grupo | Para empresas y turismo | Religioso, clases, empresa, vecinos |
Estados nativos de la oportunidad: open, won, lost, abandoned, siempre con un motivo de pérdida cuando se pierde.
3. Norma de estados (cierres y pérdidas)
- Ganar una oportunidad = cambiar el estado a
won. - Perder una oportunidad = cambiar el estado a
lost/abandonedcon motivo.
🔴 NUNCA usar etapas como motivo de pérdida
Etapas tipo «sin respuesta», «abandono», «spam», «contacto no útil» ensucian el embudo y rompen el reporte. Eso es un estado, no una posición en el proceso.
4. Norma de nomenclatura
- Un solo esquema de numeración / prefijo para todos los pipelines (no convivir tres sistemas a la vez).
- Los pipelines del mismo tipo deben tener etapas idénticas: mismo nombre, mismo orden.
- Sin errores de tipeo en nombres de etapa (las automatizaciones que dependen del nombre se rompen con un typo).
- Estilo de texto consistente (sentence case).
5. Divisiones y sus pipelines
El negocio tiene tres divisiones. Cada una agrupa sus propios procesos.
División 1 — Academia de aviación
- P1 · Venta individual (cursos preplanificados, calendario fijo) — el embudo estándar
- P2 · Venta a empresas (B2B)
- P3 · Recurrentes (coordinación individual con instructor)
- P4 · Instrucción de pilotos (logística de pre-venta)
- P5 · Soporte
- P6 · Casos especiales (con regla de limpieza)
División 2 — Comercial
- P7 · Aerobar & Bistró (delivery local en Barquisimeto, suscripciones de almuerzo, pedidos rápidos)
- P8 · Aerotienda (merchandise, libros, productos aeronáuticos, envíos)
💡 ¿Por qué separados?
Aunque ambos son «ventas comerciales», la mecánica es distinta: el Bistró es delivery instantáneo local (zona Barquisimeto, suscripción de comida, pedido rápido → entrega el mismo día). La Aerotienda es e-commerce de productos (catálogo, carrito, envío nacional). Caminos distintos = procesos propios.
División 3 — Turismo (Base náutica)
- P9 · Reservas náutica (posadas + yate + tours)
6. P1 · Pipeline estándar de venta (el esqueleto)
Sirve para los 100+ cursos preplanificados. El curso es un dato; la estructura es siempre esta.
6.1 Las 8 etapas
| # | Etapa | Entra cuando… | Sale cuando… |
|---|---|---|---|
| 01 | Nuevo lead | Llega un contacto interesado | Empieza a recibir info del curso |
| 02 | Especificaciones técnicas | Pide / recibe detalles del curso | Resueltas las dudas, quiere precio |
| 03 | Ofertas y costos | Pide precio | Conoce la oferta, evalúa términos |
| 04 | Términos y condiciones | Revisa condiciones | Acepta y va a registrarse |
| 05 | Registro y pedido | Se formaliza la inscripción | Pedido generado |
| 06 | Gestión de pedido | Se procesa internamente | Listo para pago |
| 07 | Espera de pago | Pendiente de pago | Pago confirmado |
| 08 | Cerrado ganado | Pago recibido | (terminal → estado won) |
Las pérdidas en cualquier etapa NO se mueven a una etapa: se marcan con estado lost + motivo.
6.2 Política de precio y secuencias automáticas
🔴 POLÍTICA: El precio NUNCA se retiene
El 99% de los leads pide el precio de entrada. No se les niega ni se les obliga a escuchar primero. Retener el precio irrita al prospecto y mata conversiones. La estrategia es otra: ofrecer valor ALREDEDOR del precio, no como barrera.
Flujo cuando el lead pide precio
- El lead pide precio.
- El agente/bot responde: «¡Claro! Ya te lo doy. Pero antes, ¿te puedo explicar unas cositas de altísima importancia que te van a servir mucho?»
- Si acepta → Se le dan los toques de valor (nutrición) y al final el precio con todo el contexto.
- Si dice «no, dame el precio ya» → Se le da el precio inmediatamente. Y después se lanzan los toques de valor como seguimiento natural (no como condición).
💡 El truco
El lead no sabe que va a recibir los toques de valor después. No se le anuncia «ahora te voy a enviar 5 mensajes de valor». Simplemente los recibe como seguimiento natural: un caso de éxito hoy, un testimonio mañana, una oportunidad laboral pasado mañana. El precio ya lo tiene; ahora se enamora del valor.
6.3 Secuencia de Especificaciones — informa (datos fríos)
Se entrega junto con el precio o inmediatamente después. Dividida en toques para no saturar:
Toques de especificaciones
- Requisitos de ingreso (edad, estudios, certificado médico, visa si aplica)
- Duración y modalidad (presencial / online / horas de vuelo) y dónde se imparte
- Qué incluye y qué no + certificación / licencia que obtiene
- Cronograma y fechas de inicio disponibles
6.4 Secuencia de Nutrición — enamora (valor y experiencia)
Se lanza después de dar el precio, como seguimiento natural. Cinco toques persuasivos, cada uno con valor genuino, espaciados para no saturar:
Toques de nutrición
- La visión: por qué esta carrera vale la pena y por qué somos la opción correcta
- Ventajas concretas: qué incluye, lo tangible
- Retorno de inversión: cuánto se ahorra, cuánto puede llegar a ganar
- Empleabilidad: salidas laborales reales, convenios, casos de egresados
- Diferenciación: por qué nosotros + invitación suave al siguiente paso
Cadencia: coordinar ambas secuencias para no saturar. No mandar 10 mensajes en una semana; espaciar y alternar informar/enamorar. Si el lead responde o avanza en el embudo, las secuencias se detienen automáticamente.
6.5 Kit de contenido por producto
El contenido de los toques cambia según el campo Curso; la estructura no. Para cada servicio se arma su paquete: casos de éxito, testimonios y reseñas, oportunidades de trabajo, y la vivencia: vuelos, hospedaje, supervivencias, bautizos, graduaciones — mucha foto y video.
7. Otros pipelines específicos
P4 · Instrucción de pilotos
Proceso propio porque incluye logística de pre-venta que ningún curso estándar tiene: hospedaje, certificado médico, gestión de horas de vuelo, trámites/visado y coordinación con instructor.
P3 · Recurrentes
Camino distinto al preplanificado: las fechas son individuales y personalizadas, se coordinan caso por caso con el instructor (no hay calendario fijo). El recurrente ya nos conoce, así que no pasa por nutrición ni especificaciones. Camino tentativo: solicitud → coordinar fecha → fecha confirmada → pago → completado.
P2 · Empresas (B2B)
Proceso distinto por su mecánica: cotización formal, contrato, facturación y varios contactos de la misma compañía.
P7 · Aerobar & Bistró
Delivery local en Barquisimeto. Orientado a pedidos rápidos y suscripciones de almuerzo. Camino tentativo: consulta por WhatsApp / redes → ver menú del día → pedido rápido → pago (transferencia / PdV móvil) → preparación → entrega. Posibilidad de suscripción mensual (almuerzo recurrente).
P8 · Aerotienda
E-commerce de productos aeronáuticos, merchandise y libros. Camino tentativo: consulta desde redes → mostrar catálogo → cotización / carrito → pedido confirmado → pago → envío → entrega.
P9 · Reservas náutica
División aparte (turismo). Incluye posadas, alquiler de yate y tours grupales. Camino tentativo: consulta → disponibilidad y cotización → reserva con depósito → pago del saldo → servicio prestado → reseña.
P6 · Casos especiales
Bandeja válida para lo que no encaja en ningún proceso definido. Toda oportunidad aquí se revisa periódicamente para reclasificarla o cerrarla. Nada se queda indefinidamente.
8. Capa de agentes (bots de venta)
Los agentes se montan sobre los procesos, no sobre los productos. El agente de la academia vende los 100+ cursos sacando el detalle de cada uno del kit de contenido; no existe un bot por curso.
8.1 Concepto: empresa ≠ canal
Cada empresa/división (CIA, Bistró, Aerotienda, Náutica) tiene sus propias cuentas en cada canal de comunicación. No se comparten cuentas entre empresas.
ℹ️ Canales vs. Empresas
Canal = la plataforma de comunicación (WhatsApp, Instagram, Facebook, chat web, email).
Empresa = la unidad de negocio (CIA/Academia, Bistró, Aerotienda, Náutica).
Cada empresa tiene su propio número de WhatsApp, su propio Instagram, su propio Facebook. El canal ya pre-clasifica por empresa.
8.2 Mapa de cuentas por empresa
| Empresa | Procesos que atiende | |||
|---|---|---|---|---|
| CIA / Academia | Número CIA | @idea_cia | IDEA Aviation | Cursos individuales, pilotos, B2B, recurrentes, soporte académico |
| Aerobar & Bistró | Número Bistró | @idea_bistro | Aerobar Bistró | Delivery local, suscripciones de almuerzo |
| Aerotienda | Número Aerotienda | @idea_aerotienda | Aerotienda | Productos, merch, libros, envíos |
| Base Náutica | Número Náutica | @idea_nautica | Base Náutica | Posadas, yate, tours |
Implicación para los agentes (bots): como cada empresa tiene cuentas separadas, el mensaje entrante ya viene pre-clasificado. Un mensaje al WhatsApp de Bistró va directo al agente de Bistró, sin necesidad de un router central. Solo la Academia necesita un router interno (porque ahí conviven ventas, pilotos, B2B y recurrentes en las mismas cuentas).
8.3 Mapa de agentes
| Agente | Pipeline | Empresa | Canales que escucha | Alcance | Entrega al humano |
|---|---|---|---|---|---|
| Router Academia | — | CIA | Todos los de CIA (WA + IG + FB + web) | Identifica intención y enruta al especialista | No cierra nada |
| Ventas Academia | P1 | CIA | Recibe del Router | Capta, da especificaciones, nutre, califica | En Registro / pago |
| Pilotos | P4 | CIA | Recibe del Router | Capta y pre-califica | Al iniciar coordinación logística |
| Empresas B2B | P2 | CIA | Recibe del Router | Capta y califica | En cotización / contrato |
| Bistró | P7 | Bistró | WA Bistró + IG Bistró + FB Bistró | Recibe pedido, muestra menú, toma orden | En preparación / entrega |
| Aerotienda | P8 | Aerotienda | WA Aerotienda + IG Aerotienda + FB Aerotienda | Muestra catálogo, cotiza, toma pedido | En pago / envío |
| Náutica | P9 | Náutica | WA Náutica + IG Náutica + FB Náutica | Consulta, disponibilidad, cotiza | En reserva con depósito |
| Soporte | P5 | (pendiente) | (pendiente: ¿cuentas propias o dentro de cada empresa?) | Atiende y clasifica solicitudes | Escala según caso |
8.4 Reglas de diseño de los agentes
Estado actual (Fase 1):
- Parte alta del embudo = bots; parte baja = personas. Los agentes captan, informan, nutren, califican y enrutan. La parte delicada (cierre de venta, procesamiento de pedido, confirmación de pago) la entrega un humano.
- Cada agente declara explícitamente su punto de entrega al humano.
- El conocimiento de producto sale del kit de contenido, no se programa curso por curso.
- Cada agente se define como un brief: alcance, proceso que atiende, tono, conocimiento que usa y punto de entrega.
🚀 Visión a futuro (Fases 2–3): Automatización completa
El módulo de CRM se está diseñando para que, progresivamente, los mismos agentes (bots) vayan bajando su línea de entrega hasta que puedan ejecutar el proceso completo:
- Cerrar la venta — confirmar inscripción, generar pedido, enviar términos y condiciones
- Procesar pedidos — gestionar pagos, coordinar entregas, actualizar estados
- Gestionar el soporte — resolver tickets, escalar solo lo que realmente necesite un humano
Esto no es de una vez. Es un proceso gradual donde cada agente va ganando capacidades conforme se validan los flujos. La línea de entrega al humano se va moviendo hacia abajo hasta que, idealmente, el humano solo interviene en casos excepcionales.
9. Capa de automatizaciones (workflows)
Fuente: barrido de Antigravity (junio 2026). Estado actual: 191 workflows (161 activos, 30 borradores). Óptimo estimado: ~72 → reducción posible de ~62%.
9.1 Los tres problemas a corregir
- Consolidar asignación (37 → 1-2). Reemplazar los 37 flujos «etiqueta X → asignar a Y» por 1-2 flujos maestros con router/switch interno.
- Consolidar pipeline (107 → ~1 por proceso). Reemplazar el «un flujo por etapa por producto» por un flujo por proceso con disparador Pipeline Stage Changed.
- Limpiar nomenclatura. Borrar los 4 «New Workflow»; corregir 18 nombres con dobles espacios, 15 con números sueltos al final.
10. Análisis de causa raíz
10.1 Las tres causas raíz
| Causa | Descripción | Efecto |
|---|---|---|
| A | Se confundió proceso con dato | Multiplicó pipelines (22), workflows de pipeline (107) y de asignación (37) |
| B | Falta de gobernanza y estándares | Nombres caóticos, duplicados, basura, borradores eternos, sin catálogo de etiquetas |
| C | Subuso de funciones nativas de la plataforma | Se simula con etapas lo que el estado o el campo ya resuelven |
10.2 Mapa: problema → causa → solución
| Problema observado | Causa | Solución estandarizada |
|---|---|---|
| 22 pipelines, muchos = mismo proceso | A | 1 pipeline por proceso; el producto es un dato |
| 107 workflows de pipeline | A | 1 workflow por proceso con disparador Stage Changed |
| 37 workflows de asignación + duplicados | A + B | 1-2 flujos maestros con router |
| Etapas como país / motivo de pérdida | C | Estados nativos + campos/etiquetas |
| Nombres caóticos, «New Workflow» | B | Convención de nomenclatura + dueño |
| 0 catálogo de etiquetas | B | Catálogo con convención familia:valor |
11. Estándar de campos y etiquetas
Regla campo vs. etiqueta
- Campo personalizado = atributo estructurado de un solo valor. Ej.:
Curso,Variante,Paquete,Modalidad,País,Sede. - Etiqueta (tag) = marca operativa que puede haber varias en un contacto. Ej.: recurrente, origen del canal, agente asignado.
Convención de nombres de etiqueta
Formato: familia:valor, en minúsculas, sin espacios ni acentos, con guion para separar palabras.
| Familia | Para qué | Ejemplos de valor |
|---|---|---|
division: | Empresa / división | academia, comercial, nautica |
sede: | Ciudad / sede | barquisimeto, caracas, valencia, maracaibo, margarita, san-cristobal |
agente: | Vendedor asignado | adrian-parra, ariadna, … |
origen: | Canal de entrada | whatsapp-academia, whatsapp-comercial, instagram, facebook, formulario |
estado: | Marca operativa | recurrente, vip, no-util, spam |
⚠️ Norma
No se crea ninguna etiqueta fuera de una familia definida. El detalle de producto (curso, variante, paquete) va en campos, no en etiquetas.
12. Gobernanza
- Un dueño del CRM, responsable de la taxonomía completa: pipelines, etapas, campos, etiquetas y workflows.
- Nadie crea pipelines, workflows o etiquetas fuera del estándar sin pasar por el dueño.
- Revisión periódica (mensual): borrar borradores muertos, duplicados y basura; revisar «casos especiales»; depurar etiquetas huérfanas.
- La convención de nomenclatura aplica a todo: pipelines, etapas, workflows, campos y etiquetas.
13. Cabos sueltos por confirmar
Bistró vs. aerotienda— ✅ RESUELTO: procesos separados (P7 Bistró, P8 Aerotienda).- Náutica — ¿posadas / yate / tours comparten mecánica?
- Pilotos — detallar etapas exactas con el dueño del producto.
- Empresas — detallar etapas (cotización/contrato/factura).
- Casos especiales — definir el intervalo de revisión.
- Soporte — ¿número/canal propio o dentro de cada división?
- Etiquetas — confirmar valores del catálogo con el equipo.
- Consolidación de workflows — plan de reducción 191 → ~72.
- Dueño del CRM — designar al responsable de la gobernanza.
14. Nota sobre el ERP (Antigravity)
Este modelo es la especificación que el futuro módulo de ERP podrá leer: procesos = pipelines = agentes = workflows, catálogo = datos. Mantener la estructura limpia aquí evita arrastrar el desorden al ERP. La auditoría de Antigravity ya hace de puente: lo que detecta (191 → 72) es exactamente lo que este documento norma.
Documento diseñado y dirigido por Pedro Rodríguez · Asistido por Claude (IA) · Publicado por Antigravity · Junio 2026 · v4
