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Gestión de documentos ➡ Archivadores y carpetas de CCO/Oficina Central (102)

Tabla de Contenidos
  1. Áreas de trabajo y expedientes R2
  2. Áreas de trabajo y expedientes R1
  3. Generalidades de archivadores

Generalidades de archivadores

  1. Normas generales de expedientes y archivadores.
  2. Disposicion documental
  3. Ver estandar de etiquetado
  4. Se usa el 1111 Etiquetas de infraestuctura y muebleria de IDEA para crear e imprimir etiquetas
  5. Habra un archivador o la cantidad necesaria para los servicios activados
  6. Habra un archivador o la cantidad necesaria para los servicios Desactivados y tendrán una duración de dos años, de acuerdo con procedimiento de archivo historico
  7. Las etiquetas frontales en archivador indicarán los grupos

Áreas de trabajo y expedientes R2

La siguiente información se localiza En el sistema 0.91-10.0

Áreas de trabajo y expedientes R1

Planificación

  •  Ver Gestión de Expediente ➡ Gestión de expedientes y archivadores – Códigos
  • Tendrá un archivador identificado con: Departamento de planificación de CIA
  • Habrá 1 carpeta expediente de gestión documental por cada avión 
  • Habrá 1 carpeta de gestión general de cada avión
    • Expedientes INAC de sedes
      • 100-10-610. Expediente INAC de sede – CIA Caracas
      • 100-10-611. Expediente INAC de sede – CIA Margarita
      • 100-10-612. Expediente INAC de sede – CIA Maracaibo
      • 100-10-613. Expediente INAC de sede – CIA San Cristóbal
      • 100-10-614. Expediente INAC de sede – CIA Barquisimeto
      • 100-10-615. Expediente INAC de sede – CIA Cumana
      • 100-10-616. Expediente INAC de sede – Valencia
  • 1015.12 Expediente de coordinación de sede.
  • Expediente de grupos
  • Deberán tener versión física y versión digital en DRIVE
  • Dividido en 8 carpetas
    • Instructores
    • Grupos Activos
    • Grupos Inactivos
    • Horarios y materias
    • Control de uniformes – pedidos y entrega
    • Listado maestro de estudiantes
    • Listado maestro de Instructores
    • Listado de 273 (Registro de retirados, retiro temporal y abandono)
  • 100-01-Listados Generales
  • 1-7-1. Expediente operacional de instructores
  • CCO-100-10-603. Certificados de graduación
  • CCO-100-10-620- Planificación de sede
  • CCO-100-10-621- Procesos de Bienvenida
  • CCO-100-10-621-Planificación y estructura de practicas
  • CCO-100-10-622- TYC de estudiantes
  • CCO-100-10-628 – Procesos de  Graduaciones
  • CCO-100-10-629-Procesos de  Doc. Egreso
  • CCO-100-10-609. Manuales – Acceso directo
  • 3.015Estructura del departamento de planificación
  • 1015.12 Expedientes de coordinación de sede
  • CCO-100-10-002-Gestión de Servicios (pedidos)
  • Cursos regulares
    • Cursos a empresas especialización de TMA
    • Cursos personalizados de TMA
    • Cursos personalizados de TDC
    • Otros cursos especiales
    • Cursos de RPAS

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Gestión de vuelo

Lista de Instrumentos de Categoría GV (Expedientes-Manuales-etc)

Etiqueta: Gestión de vuelo

ListadoResponsableCategoría de archivadorTipo de Instrumento
1015.222 Expediente del departamento de Gestión de Vuelo y SMS María Alvarado
Archivador № 2 – General		Expediente
220.3A – Manual de Operaciones Estándar SMSAllan Alencar Archivador № 1 – SMSManual
898.220 – Propiedad de avión (Administración)Allan AlencarArchivador № 3 – Aviones Expediente
434.55 – Gestión de reportes de SMS (CCO-OMA)Javier / María AlvaradoArchivador № 1 – SMSExpediente
1919.220 – Garantía de calidad (Versión Gestión de vuelo)María Alvarado Archivador № 2 – GeneralExpediente
620.220 – Gestión de aeropuertosAllan Alencar Archivador № 3 – Aviones Expediente
433.55 – Expediente Maestro de SMS (Piso-SMS-ERP)María Alvarado / JavierArchivador № 1 – SMSExpediente
907.220 – Control de combustibleJavierArchivador № 2 – GeneralExpediente
678.220 – Manual de logísticaMaría AlvaradoArchivador № 2 – GeneralExpediente
679.220 – Aeronavegabilidad Allan AlencarArchivador № 3 – Aviones / Maleta del avión Expediente
2125.220 – Libro de vuelo (Avión)María AlvaradoDrive de Planificación de vuelo / Maleta del avión Expediente
478.I.220 – Bitácora de mantenimiento de Avión AllanArchivador № 3 – Aviones / Maleta del avión Expediente
478.II.220 – Bitácora de mantenimiento de motorAllan Archivador № 3 – Aviones / Maleta del aviónExpediente
478.III.220 – Bitácora de mantenimiento de HéliceAllanArchivador № 3 – Aviones / Maleta del aviónExpediente
2225.220 – Bitácora maestra de vuelo María AlvaradoArchivador № 2 – GeneralExpediente
2226.220 – Bitácora maestra de simulador Javier Archivador № 2 – GeneralExpediente
630.220 – Gestión general de aviones – CCOAllan OMAExpediente
2000.1.220 – Linea de vueloJavier TorrealbaArchivador № 2 – GeneralExpediente
2000.2.220 – Linea de cursos especiales soloJavierArchivador № 2 – GeneralExpediente
2000.3.220 – Linea de servicios combinadosJavier TorrealbaArchivador № 2 – GeneralExpediente
342.220. I – Maestro de pedidos (Cerrados)María Alvarado Archivador № 2 – GeneralExpediente
342.220.I – Maestro de gestión de pedidos (Abiertos)María Archivador № 2 – GeneralExpediente
 383.220 – InventarioArchivador № 2 – GeneralExpediente
333.220 – Expedientes de usuarioJavier – MaríaArchivador № 4 – expedientes 333 y 336 \ Sala de operacionesExpediente
336.220 -Expediente Empleado de CIAAllan – MaríaArchivador № 4 – expedientes 333 y 336 \ Sala de operacionesExpediente

1015.222 Expediente del departamento de Gestión de Vuelo y SMS

  1. Estructura del Departamento
  2. Horario del Personal y Agenda
  3. Ficha de Puesto de Trabajo
  4. Objetivos
  5. Control de Asistencia
  6. Evaluación del Personal
  7. Notas de Entrega
  8. Formación y Entrenamientos
  9. Registro de Proveedores
  10. Tareas, Reportes e Informes
  11. Reportes de Daños
  12. Convenios con el personal
  13. Faltas y Sanciones
  14. Bitácora
  15. Bitácora de SMS
  16. Comunicados Públicos
  17. Comunicados Privados

Manual de Operaciones Estándar SMS (220.3)

Ubicación: CCO/OMA/Sala de pilotos/Aviones

  1. QR de reportes
  2. Aplicabilidad
  3. Antecedentes de accidentes
  4. Estándar de procedimientos operacionales
  5. Anexo de procedimientos de Mtto
  6. Anexo de inspecciones en 360
  7. Procedimientos de instructores
  8. Aceptación de cumplimiento
  9. Generalidades

434.55-Gestión de reportes de SMS

Ubicación: OMA/CCO

  • Estructura
    • Listado de personal involucrado
  • Reportes de SMS
  • Reportes de SMS de OMA (No CIA)
  • Paquete de plan de acciones correctivas (PPAC)
    • Plan en base a análisis causa raíz
    • Informes (Inicio-Reporte de avance-Cierre de procesos)
    • Minutas
  • Minutas e Informes no asociadas al PPAC
  • Anexos de Operaciones de mantenimiento
  • Normas de operación y mantenimiento
  • Lista de compras

Garantía de calidad – Gestón de vuelo

  1. Descripción de personal involucrado
    • Listado de personal
    • Entrenamientos
  2. Calendarios
    • De auditorias
    • De entrenamiento
  3. Reportes de hallazgos
  4. Minutas/Informes- (no asociadas a PPAC)
  5. Auditorias internas/externas – (no asociadas a PPAC)
  6. Paquete de Plan de acciones correctivas (PPAC)
    • Minutas
    • Plan en base a analisis causa raiz
    • Informes
    • Auditorias asociadas
  7. Ordenes de trabajo
  8. Formularios genericos
  9. Listas de chequeo
    • 835-Lista de chequeo de archivamiento de examenes
    • 843-Lista de chequeo de clases diarias

620.220 – Gestión de aeropuertos

Por cada aeropuerto:

  • Solicitudes y permisos emitidos por la autoridad aeronáutica
    • Carta dirigida al presidente de BAER solicitando autorizacion para la apertura de las operaciones aereas de la escuela
    • Carta dirigida a la direccion de Baer solicitando espacio adecuado para el uso de nuestras aeronaves dentro del aeropuerto
    • Permisos correspondientes otorgados por el cuerpo de bomberos, avsec, funcionarios públicos designados, etc.
  • Certificados STC
  • Solicitudes de permiso de ingreso de combustible
    • Registro de cantidad de combustible aprobado
    • Contrato con la estación de servicio que nos surtirá el combustible
    • Documentos de los vehiculos que seran usados para el ingreso del combustible al aeropuerto
    • Lista de choferes designados para el traslado del combustible
  • Documentación de concesión del hangar
    • Negociacion con Baer.
    • Documentos extras.
    • Registros fotográficos del hangar antes de hacer contratos. y después de hacer arreglos esto en tal caso de que se requiera.
  • Registro de comunicaciones con la OMA y BAER

    433.55 – Expediente Maestro de SMS (Piso-SMS-ERP)

    1. Piso
    2. MSMS
    3. ERP (Copia en maletín de avión)
    4. Procedimiento de gestión de combustible – OMA
    5. Procedimiento de gestión de combustible – CIA
    6. Procedimiento de extinción de incendios

    Control de combustible

    1. Cartas de ingreso de combustible
    2. Notificaciones
    3. Reportes de consumo
    4. Permisologia
    5. Tramites
    6. Reportes de ingreso
    7. Cronograma de ingreso
    8. Convenios
    9. Itinerario del aeropuerto

    Aeronavegabilidad

    1. índice
      • Listado de separadores.
    2. Licencia de estación de radio
      • Permiso legal que autoriza el uso y operación del equipo de radio de comunicaciones a bordo de la aeronave.
    3. Póliza de seguro
      • Documento que certifica la cobertura de responsabilidad civil y daños, obligatoria para la operación de la aeronave.
    4. Control de Componentes.
      • Registro detallado de la vida útil, horas de vuelo y ciclos de los componentes principales sujetos a limitación (ej. motor, tren de aterrizaje).
    5. Control de aviónica
      • Documentación que registra las instalaciones, modificaciones y el mantenimiento (incluidas las inspecciones periódicas) de los equipos electrónicos y de navegación.
    6. Pitot estático
      • Registros de las inspecciones y pruebas periódicas del sistema de presión estática y pitot, vital para instrumentos como el velocímetro y altímetro.
    7. Control Directivas de Aeronavegabilidad.
      • Listado y evidencia de cumplimiento de todas las Directivas de Aeronavegabilidad aplicables a la aeronave, sus motores y componentes.
    8. Mantenimiento programado
      • Plan o programa que detalla las inspecciones y tareas de mantenimiento que se deben realizar en intervalos definidos (horas, ciclos, calendario).
    9. Mapa de daños
      • Documento gráfico o textual que registra la ubicación y magnitud de daños menores y reparaciones estructurales permanentes en la aeronave.
    10. Reporte de peso y balance. 
      • Cálculos actualizados que determinan el peso vacío y el centro de gravedad de la aeronave, esenciales para la seguridad en la carga y el vuelo.
    11. Datos del certificado tipo.
      • Hoja de datos que describe las características aprobadas, límites de operación y configuración original de diseño de la aeronave (emitida por la autoridad aeronáutica).
    12. Certificado de homologación acústica
      • Documento que verifica que el nivel de ruido de la aeronave cumple con las regulaciones medioambientales aplicables.
    13. Certificados tipo suplementarios.
      • Aprobaciones que permiten una modificación de diseño mayor o la instalación de un equipo no incluido en el Certificado Tipo original.
    14. Certificado de matricula
      • Documento legal que identifica la nacionalidad y el registro de la aeronave (matrícula o «cola») y prueba su propiedad.
    15. Certificado de aeronavegabilidad
      • Documento oficial que certifica que la aeronave está en condiciones aptas para volar y cumple con el diseño aprobado.
    16. Certificación de pruebas del ATC Transponder.
      • Evidencia de las inspecciones periódicas y pruebas de funcionamiento del equipo transpondedor y de vigilancia del control de tráfico aéreo.
    17. Certificación de la compensación de brújula. 
      • Documento que registra la precisión de la brújula magnética después de haber sido ajustada para contrarrestar las interferencias magnéticas de la aeronave.
    18. Certificación de ELT
      • Certificación de un Transmisor Localizador de Emergencia (ELT) y a la obligación de registrarlo para poder volar.
    19. Tarjeta de aprobación de aeronavegabilidad de hélice
      • Documentación que verifica que la hélice cumple con las normas de diseño y es segura para la operación (si aplica).
    20. Reparaciones mayores y/o alteraciones.
      • Registro detallado de las modificaciones estructurales significativas realizadas en la aeronave.
    21. Certificación de las pruebas e inspecciones del sistema altimétrico.
      • Evidencia de calibraciones periódicas de los altímetros y el sistema estático asociado.
    22. Derogado/Histórico.
      • Sección para guardar documentos que han sido reemplazados.

    2125.20 Libro de vuelo

    1. Ubicación: Original en avión – en maleta de avión
    2. Copia mensual en servidor/Drive
    3. Formato 474

    Bitácora de mantenimiento de Avió Responsable Brain Camacho

    1. Aplicabilidad: a bitácoras de avión
    2. Ubicación: Original en avión – en maleta de avión
    3. Copia mensual en servidor/Drive

    Bitácora de mantenimiento de Motor

    1. Aplicabilidad: a bitácoras de motor
    2. Ubicación: Original en avión – en maleta de avión
    3. Copia mensual en servidor/Drive

    Bitácora de mantenimiento de Hélice

    1. Aplicabilidad: a bitácoras de hélice
    2. Ubicación: Original en avión – en maleta de avión
    3. Copia mensual en servidor/Drive

      Expediente de linea de vuelo

      • Listado de alumnos activos
      • Listado de alumnos inactivos
      • Listado de alumnos finalizados
      • Listado de instructores de linea de vuelo
        • Lista de chequeo de requerimientos básicos de instructores

        Maestro de gestión de pedidos (Abiertos)

        Lado Izquierdo

        • Hoja de datos personales – Expediente 3.0: Que cumple con los siguientes requisitos.
          • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
          • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
          • (1.2) Copia del Título de Bachiller o equivalente apostillada del país de origen y traducida al español en caso de ser necesario.
          • (2)Copia de la licencia y certificado médico.
        • Listado de Alumnos con pedidos Abiertos.
        • Soporte de Convenio y Gestiones de Pedidos por alumno.
        • Soporte de Reportes y Bitácoras.

          Maestro de pedidos (Cerrados)

          Cada alumno tendrá una carpeta amarilla, identificada con su nombre, apellido y cédula, donde se adjuntara lo siguiente:

          • Lado Izquierdo
            • Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos.
              • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
              • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
              • (1.2) Copia del Título de Bachiller o equivalente apostillada del país de origen y traducida al español en caso de ser necesario.
              • (2)Copia de la licencia y certificado médico.
          • Lado Derecho
            • Pedido
            • Convenio
            • Certificaciones
            • Encuesta de calidad
            • Soportes de reportes y bitácora

          630.220 – Gestión general de aviones

          Responsable: Brian Camacho

          Generalidades: Expediente destinado a la gestión general de aviones, habrá información relacionada a tramites legales en proceso, mejoras continuas, stock, eventos relacionados a aviones, se relaciona mucho con expediente de gestión de SMS, pero es más simple, más operativa y directa. Esta muy relacionada al mantenimiento, su personal relacionado.

          • Estructura
          • Horario
          • Objetivos
          • Tareas-Coordinaciones
          • Lista de compras
          • Notas de entrega
          • Reportes (Al igual que estará en expediente de SMS)
          • Bitácora de gestión de aviones
          • Bitácora general de mantenimiento
          • Tramites legales.
          • Información estándar privada
          • Próximos Servicios.

          Nota: La fuente de los reportes será el expediente de gestión de SMS, a diario se debe verificar y cotejas con el del presente expediente.

          Propiedad de avión

          Operaciones Múltiples

          • Expediente operacional de operadores
          • Expediente operacional de vehiculos
          • Inventario

          Diseño

          • Tendrá un archivador identificado con: Departamento de diseño y/o Departamento de Publicidad
          ListadoResponsableCategoría de archivadorTipo de Instrumento
          Expediente del departamento de PublicidadAshley
          Archivador № 2 – Publicidad          		Expediente
          Expediente del departamento de DiseñoOglayisArchivador № 1 – DiseñoExpediente
          737. Expediente Diseño de Cursos Especiales Archivador № 1 – DiseñoExpediente
          Expediente Diseño de Crecimiento Profesional (NEURO)AndreaArchivador № 1 – DiseñoExpediente
          Expediente Diseño de Piloto Comercial de Avion y Habilitacion en Vuelo instrumental VictorArchivador № 2 – GeneralExpediente
          Expediente Diseño de TDCWhitneyArchivador № 3 – Aviones Expediente
          Expediente Diseño de DDVArchivador № 1 – SMSExpediente
          Expediente Diseño de TMAOglayisArchivador № 2 – GeneralExpediente
          Expediente Diseño de Habilitacion Avionica OglayisArchivador № 2 – GeneralExpediente
          Expediente de Recurrentes TMA 2026OglayisArchivador № 3 – Expediente
          Expediente de Recurrentes TDC 2026Carlos FExpediente
          Expediente Publicidad Paga FernandoArchivador № 2 – PublicidadExpediente
          Archivador № 3 – Expediente

          Gestión de documentos  Archivadores Cursos Especiales

          Expediente Diseño de Cursos Especiales Archivador.

          Expediente Publicidad Paga

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