1. Objetivo
Estandarizar el proceso de recepción, registro, gestión y retroalimentación de los reportes de seguridad operacional. El fin es asegurar una identificación proactiva de peligros y fomentar una cultura de reporte confiable, justa y libre de represalias para estudiantes y personal.
2. Alcance
Este documento aplica a todos los reportes generados por:
- Reportes Obligatorios: Incidentes y accidentes confirmados.
- Reportes Voluntarios: Identificación de peligros, condiciones inseguras o cuasi-accidentes.
- Reportes Confidenciales: Información sensible donde el informante solicita anonimato.
3. Principio de Confidencialidad Absoluta
Al no recolectar datos personales, el sistema se basa en la confianza del canal. Se garantiza que no existen mecanismos ocultos (rastreo de IP o cámaras sobre buzones) que busquen identificar al reportante.
4. Gestión de Canales de Reporte
El encargado debe asegurar que los medios no soliciten ni registren datos de contacto:
- Buzones físicos: Ubicados en zonas discretas (sin cámaras directas) para proteger la privacidad del acto de reportar.
- Formularios Web/QR: Configurados para no recolectar correos electrónicos ni nombres.
5. Procedimiento de Gestión y Respuesta
Paso 1: Recolección y Digitalización
- Frecuencia: Los buzones físicos se revisarán semanalmente. Los digitales se revisan diariamente.
Paso 2: Análisis y Acción Correctiva
El equipo de seguridad analiza el reporte anónimo:
- Verificación: ¿El peligro reportado es real? (Se realiza inspección en sitio).
- Gestión: Se ejecutan las correcciones necesarias (reparaciones, cambios de procedimiento, capacitaciones).
Paso 3: Retroalimentación «Pública»
Dado que no se puede responder a la persona, se debe responder a la comunidad. Esto cierra el ciclo y valida el esfuerzo del informante anónimo.
- Mecanismo: Utilizar los canales de «Gestión de Información»
Paso 4: Monitoreo de Tendencias
Al no poder interrogar al informante para más detalles, el análisis de datos es vital. Si se reciben múltiples reportes anónimos sobre el mismo tema, se debe iniciar una investigación profunda o una auditoría en esa área específica.
