El objetivo principal del siguiente instructivo es el de dar conocimiento a la gestión adecuada de los documentos registrados por parte de los instructores de vuelo. Dichos documentos son de suma importancia para el correcto control de los elementos que deben agregarse y permanecer en los expedientes de los alumnos que realizan lecciones de vuelo.
Como parte del trabajo de realizar procedimientos e instructivos para el personal de Gestión de Vuelo, así como también estandarizar procesos para el optimo manejo y resguardo de información, se ha creado un formulario de Google para el registro de documentos de vuelo, entre los cuales se encuentran:
– Plan de Vuelo realizado.
– Progresivo de vuelo del alumno piloto.
– Hoja de evaluación de la lección realizada al alumno piloto. (Anverso y Reverso)
Cabe destacar que la carga de los documentos antes mencionados debe realizarse diariamente e individualmente de cada vuelo, ya que la documentación es única de cada lección y alumno o piloto que la realiza.
El formulario empleado por el instructor de vuelo para la carga de documentos de vuelo es propiedad del correo electrónico corporativo de Planificación de Vuelo planificaciondevuelo@aeroidea.net. Por lo cual el personal encargado de auditar y archivar los documentos debe tener total acceso a dicho correo.
Procedimiento para evaluación y auditoria de los documentos enviados por el instructor de vuelo.
- Dentro de dicha carpeta se encuentra un archivo Excel, el cual contiene la información suministrada a través del formulario.
- Una vez dentro del archivo podrá visualizar la información necesaria que luego será auditada.
NOTA 1: Es importante tener en cuenta que la información que forma parte del Registro de Documentos esta comprendido desde la columna «J» hasta la «Q»
NOTA 2: Debe navegar a través del archivo con precaución, esto debido a que se tiene acceso a la edición del mismo y esto puede incurrir en la modificación de la información.
- Se deben verificar los datos suministrados, entre ellos el nombre tanto del instructor como del Alumno. Así como también los documentos adjuntados, al mismo tiempo comprobar que la fecha de la lección realizada concuerde con la plasmada en el plan de vuelo, progresivo y la hoja de evaluación cargada por el instructor de vuelo.
Procedimiento para archivado de documentos.
- Luego de haber realizado una auditoria y verificación de los documentos antes mencionados en este instructivo, se le debe dar resguardo. Para ello se deben imprimir cada uno de los archivos cargados en el formulario para posteriormente agregarlos al expediente del alumno o piloto que corresponda.
NOTA: Es de suma importancia que este procedimiento sea aplicado de manera diaria luego de haber transcurrido la jornada de lecciones de vuelo que hayan estado planificadas en el día correspondiente.
