Tramite Tipo I- Retiro temporal

Generalidades

El Retiro temporal es un tramite administrativo tipo I , es totalmente gratuito, puede ser realizado por el coordinador de la sede correspondiente o el agente de soporte de la sede, es un tramite rapido de realizar su tiempo de duracion para su entrega despues de solicitarlo es de 5 a 7 dias

• El retiro temporal comienza al realizar el ticket de soporte.
• Se debe elaborar dos informes (interno) académico y administrativo donde se reconocerá ambos avances en un futuro reingreso.
• Dicho documento es una constancia ,que al final será adjuntada en el expediente digital del estudiante.

Procedimiento académico

• El alumno deberá realizar un ticket de soporte indicando fecha y motivo por el cual desea realizar el retiro temporal.
• El coordinador o espejo responsable deberán realizar un informe con información académica detallada de el estado actual del estudiante.

Informe Académico

• El primer informe deberá tener información académica:
• Se debe usar el formato 5100 R1 INFORME ACADEMICO RETIRO TEMPORAL ubicados en (Servidor/0.1-4 Documentos Genericos o Drive/0.1/4 Documentos Genericos )
  • Materias cerradas con su debida ponderación.
  • Prácticas realizadas con su debida ponderación.
  • Materias o prácticas pendientes por cursar.
• Anexar en el expediente digital del alumno el formato 485(escaneado) actualizado y firmado por instructores y jefe de instrucción.
  
• Importante:
  • Las materias que estén en curso deberán verse desde el principio a la hora del reingreso.
  • En caso de haber culminado unas materias y haberlas aplazado deberá pagar el trámite de repitencia.
• El informe académico deberá enviarse al estudiante firmado por el coordinador, el estudiante deberá firmarlo y enviarlo nuevamente sea por WhatsApp, correo o ticket de soporte, para proceder a anexarlo en su expediente fisico y digital.
  • Luego se deberá realizar el envió del documento por el grupo de WhatsApp de la sede correspondiente para que el planificador espejo este al tanto y lo envie al departamento de administracion para finiquitar el retiro.
  • Realizar la encuesta, para así proceder a guardar las pruebas del caso del usuario, creando una carpeta para que posteriormente se anexe a su expediente 3.0 .

Casos

Estudiante sin Avance académico

Solicitud de retiro antes de cerrar alguna materia

• Este caso se presenta cuando el alumno no ha concretado su avance académico y solicita el retiro temporal antes del cierre de alguna materia, se procede a realizar su retiro a través del 275.1 (registro de trámites tipo I-II-III) obteniendo su constancia de retiro temporal (275.0-R3- Generador de Informe para trámites) la cual debe llevar como observación resaltando que el alumno no cuenta con avance académico, debe ser firmada por el planificador, enviar el documento al alumno y luego de estar firmado, enviar al grupo de la sede perteneciente.

Solicitud de retiro luego de cerrar materias sin asistencia

• Este caso se aplica cuando el alumno no asisto al curso, y solicita el retiro temporal luego de que el grupo ya a cerrado mínimo una materia, se procede a realizar el informe de su avance académico reasaltando , que aplazo las materias por inasistencias , lo que implica que al momento de reingresar , debe gestionar el trámite administrativo tipo III Repitencia, por cada materia aplazada, se debe utilizar el 5100 R1 INFORME ACADEMICO RETIRO TEMPORAL

Procedimiento administrativo

Verificar el estatus administrativo del cliente, en caso de tener activo un plan de pago se debe pausar durante 6 meses (tiempo máximo aceptado para el retiro temporal), esto se realiza modificando a 6 meses adelante la fecha de cuota mas próxima a pagar, igualmente se deben modificar las fechas siguientes de sus cuotas restantes, esto para que no se generen correos de cobro al cliente.

1. Se debe dejar una nota el su ultimo pedido generado a la fecha del retiro temporal indicado que posee un ticket tipo I de retiro temporal e indicar el numero de ticket donde fue realizado.
2. Cambiar el estatus de su ultima cuota a «En espera».
3. Modificar la fecha de su siguiente cuota (aun sin generar) sumando 6 meses desde el retiro temporal.
4. Agregar al 342. Hoja de gestión de pedido del cliente la nota «en retiro temporal desde el día:»
5. Actualizar manualmente en el archivo 15000. Colocar en estado de retiro temporal, la cuota en que realizo su ticket de retiro temporal, el estatus de plan de pago y colocar la fecha en que se realizo el retiro temporal
6. Hacer captura de los pasos 1, 2, y 5 para poder cerrar ticket de soporte.
7. Notificar al alumno via whatsapp sobre su retiro temporal
8. Cerrar ticket de soporte: Instructivo: enlace

NOTA: si el alumno tiene cuotas pendientes, se deben generar dias de mora desde su primera cuota pendiente, hasta el dia que realizo su ticket de soporte

Informe Administrativo

• El segundo informe deberá tener información administrativa como:
  • Fecha exacta en el que se congelara su plan de pago.
  • Cuotas faltantes.
  • En caso de tener alguna mora pendiente deberá indicarse monto exacto de la misma y a la hora de que el alumno quiera re-ingresar deberá estar solvente administrativamente.

Mensaje predeterminado para responder ticket de soporte

Confirmando el retiro temporal por parte del departamento de administración.

Asunto: Confirmación de Procesamiento Exitoso – Retiro Temporal

Estimado [Nombre del Usuario],
Es un placer informarte que hemos recibido exitosamente tu solicitud de retiro temporal, la cual fue procesada con éxito. Queremos confirmarte que tu ticket de soporte ha sido recibido y atendido de manera efectiva.
De acuerdo con nuestros procedimientos, el tiempo de aceptación por parte de la institución para este estatus es de seis (06) meses a partir de la emisión del ticket de soporte. Nos complace informarte que tu solicitud ha sido procesada y su retiro temporal ha sido confirmado.
Queremos agradecerte por tu paciencia y colaboración durante este proceso. Si tienes alguna pregunta adicional o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estamos aquí para ayudarte en todo lo que necesites.
Apreciamos tu confianza en nuestra institución y esperamos seguir brindándote un servicio de calidad.
Saludos cordiales, SC Instituto de Especialidades Aeronauticas IDEA.

Whatsapp: +1 (614) 660-5643
Telefono 0212-771-9011

IMPORTANTE: Tramite de re-ingreso solo aplica si se solicita en el tiempo estipulado (06 meses después del retiro temporal)

• En caso de solicitarlo después del tiempo establecido debe realizar el curso nuevamente.
• El tiempo de plazo para el retiro temporal no podrá ser prolongado bajo ninguna excepción.