333-Gestión de documentos ➡ Expedientes de usuario

Descripción General

• Requisitos de RAV 141 – 147
• Progreso academico online – Panel de reporte Académico
• Deben tener examenes y formatos correctamente llenados (Con sus firmas)
• Deben cumplir cabalmente con la regulación
• Se deben armar la primera semana de clases y se explicará a los estudiantes durante la bienvenida
• Las etiquetas le llegan al alumno automaticamente junto con su expediente.
• Se aprueban desde el sitema 5000 de airtable

Información relacionada

1. Gestión de Expediente ➡ Normas generales de expedientes y archivologia (Códigos)(N100)
2.  Gestión de documentos ➡ Archivadores y carpetas de sede CIA (N101)
3. Gestión de Expediente ➡ FAQ: Que debe tener un expediente de entrenamiento
4. Gestión de expediente ➡ Garantia de calidad de CIA (1919)
5. Expediente de servicio activado (2000)
6. Gestión de documentos  Expediente de gestión de materia (5500)
7. Expedientes de instructores de CIA

Versiones

• 333 ➡️ Físico – Expediente de usuario.
• 333-Pedido➡️Físico – CCO – Expediente de gestión de pedidos; Se archivaran en expediente (2000)
• 333- Sitemas ➡️ Servidor CCO – Drive – 0.91 (INAC/Pedidos)

Descripción de las versiones

• La versión INAC en sede es el expediente que debe cumplir con los requerimientos de las RAVS 141 y 147 para estudiantes
• La versión Pedidos en CCO, es la versión que contiene toda la informacíon de determinado pedido. Y se almacenan dentro de los expedientes de servicio activado.
• Las versiones digital de planificación sirve para tener información digitalizada de sus expedientes INAC y de pedidos cuando se presenta en esta forma.
• La versión digital de versión de vuelo consiste en los scansa de los documentos que se usan en cada vuelo de instrucción y que se suben a través de un formulario digital.
• La versión de gestión de vuelo se encuenta en las salas de operaciones, donde se encuentran los requisitos INAC y las últimas actualizaciones del expediente digital de vuelo. Ya que esos scans se subiran desde las sedes de operaciones de vuelo, y se imprimiran en el CCO.

Expediente 333 ➡️ Físico – Sede – Expediente de usuario curso regular

Generalidades

1. Debe llevar orden y resguardo de la misma, en un archivador bajo llave.
2. Colocar los expedientes por grupo ordenándolos alfabéticamente por el apellido.
3. Tiene que actualizar el listado maestro de estudiantes.
4. Actualizar el sistema 0.91 para asignar el archivador y los grupos que estaran dentro del mismo, tomando en cuenta las categorias de archivadores. Click aqui
5. Se deben armar la primera semana de clases y se explicará a los estudiantes durante el proceso de bienvenida.
6. Estos expedientes seran organizados en el archivado de abajo hacia arriba, siendo abajo la promoción mas antigua y arriba la mas reciente.
7. Se debe tener en cuenta que los expedientes no pueden moverse de ubicación una vez se les haya asignado su espacio. Una vez el archivador este lleno y todos los grupos esten inactivos se debe resguardar el archivador completo en una ubicación segura y reemplazar por uno nuevo. – Ver instructivo de normas de archivos

Ubicación

• En archivador de servicios activados – Combo 333-2000 – Asiganado a ese curso

División

• Activo:
  • Los expedientes deben ser reguardados en sede en archivador vertical, por grupo ordenado alfabeticamente.
• Inactivos:
  • Los expedientes de grupos inactivos (Curso terminado)

Contenido del expediente

Resumen

• Auditoria de expediente en expediente
• Hoja de datos del estudiante
• Progresivo
• Evaluaciones (actividad practica – de teoria)
• Del lado izquierdo estará toda la información personal
• Del lado derecho estarán toda la información académica

Lado izquierdo – información personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. Hoja de datos personales – Formulario 261: Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (1.2) Copia del Título de Bachiller o equivalente apostillada del país de origen y traducida al español en caso de ser necesario.
   • (2)Copia de la licencia y certificado médico (si aplica). Certificado de Aptitud Medica previa,
   • (De la RAV 141.32) La hoja deja evidencia de que se cumplio con lo siguiente🚨🚨🚨:
     • (1) Copia de Contrato firmado por el alumno y el CIA.
     • (2) Constancia de inscripción.
     • (3) Una copia del plan de estudios del curso.
     • (4) Para alumnos pilotos, una copia de los procedimientos y prácticas de seguridad.
     • (5)Requisitos de experiencia y la duración del curso realizado.
     • (6) Duración del curso realizado.
   • Constancia de inscripcion .
   • Certificado de culminacion del curso.
   • Notas certificadas.
   • Constancia de culminacion del curso.

Lado derecho – información academica

1. Progreso académico:
   • Progresivo: Formulario 485-Registro de progreso academico (curso que aplica)
   • Los progresos academicos hacen cumplir las siguientes requerimientos de regulaciones
     • (5)Rendimiento en cada materia y el nombre y firma del instructor.
     • (6)Un registro actualizado de su progreso, reflejando los proyectos prácticos reflejando el resultado de las mismas.
     • (7)La fecha y resultado de cada prueba de conocimiento, prueba práctica final de cada curso y el nombre y firma del instructor que la efectuó.
     • (8)El número de horas adicionales de instrucción utilizadas por cada prueba práctica, cuyos resultados fueron insatisfactorios.
     • (9)En caso de estudiantes provenientes de otro CIA, documentación certificada por el CIA emisor que acredite la porción concluida del curso.
     • (11) Fecha de graduación, fecha de conclusión de la instrucción o transferencia a otro CIA, resumen de notas certificadas.
2. Exámenes :
   • Evaluación teórica – Formulario 228
   • Evaluación practica – Formulario 218
3. Fase de Simulador (solo para alumnos pilotos)
   • 341- Progresivo de simulador.
   • Carta de aprobación de simulador.

Expediente-333-GV➡️ Físico – Salas Operaciones

Un expediente de entrenamiento de vuelo es el archivo académico y técnico de cada alumno piloto dentro de un Centro de Instrucción Aeronáutica. En él se recopila y conserva toda la información necesaria para demostrar, ante la autoridad aeronáutica y el propio centro, el historial de formación, progreso y evaluaciones del estudiante.

• Garantizar la trazabilidad del proceso de formación de cada alumno.
• Servir como evidencia ante auditorías del INAC.
• Facilitar el seguimiento académico y operativo por parte de instructores, coordinadores y gestión de calidad. Asegurar que el alumno cumple con los requisitos para avanzar a cada fase del entrenamiento.

Norma sobre el uso exclusivo de archivador de expedientes de línea de vuelo

Contenido del expediente según la RAV 141.33, RAV 141.34 y RAV 141.37

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (1.2) Copia del Título de Bachiller o equivalente apostillada del país de origen y traducida al español en caso de ser necesario.
   • (2)Copia de la licencia y certificado médico .
   • La hoja de evidencia de que se cumplió con lo siguiente:
     • (1) Copia de Contrato firmado por el alumno y el CIA.
     • (2) Constancia de inscripción.
     • (3) Una copia del plan de estudios del curso.
     • (4) Para alumnos pilotos, una copia de los procedimientos y prácticas de seguridad.
     • (5)Requisitos de experiencia y la duración del curso realizado.
   • Constancia de inscripción .
   • Certificado de vuelo solo satisfactorio
   • Certificado de culminación del curso y Notas certificadas. O constancia de culminación de 4 materias requeridas para iniciar fase de vuelo.
   • Certificación de horas de vuelo o constancia de la porción del entrenamiento de vuelo concluida y copia de la bitácora de vuelo.

Lado derecho – Información Académica

1. Progreso académico:
   • Progreso de vuelo de avión: Formulario 485- Registro de progreso de vuelo 
   • Los progresos academicos hacen cumplir las siguientes requerimientos de regulaciones
     • Rendimiento en cada materia y el nombre y firma del instructor.
       • La fecha y resultado de cada prueba de conocimiento, prueba práctica final de cada curso y el nombre y firma del instructor que la efectuó.
   • Formulario 485 – Planilla de evaluación de lección de vuelo.
   • Copias de los planes de vuelo del alumno.

El lado derecho del expediente se debe organizar de la siguiente forma:

En una funda transparente deben anexar:

• (1) Formulario 485 – Progresivo de vuelo del alumno
• (2) Hoja de evaluación (Formulario 485) y plan de vuelo – Las mismas deben estar organizadas de la fecha mas reciente siendo la mas antigua la ultima a encontrarse dentro del expediente.
• (3) Autorización del vuelo solo, junto con el plan de vuelo y planilla de evaluación que corresponda a ese día.

Los documentos se organizarán cronológicamente (más reciente arriba), cada plan de vuelo con su evaluación deben colocarse en una funda transparente

Una vez finalizada las horas de vuelo, el departamento de gestión de vuelo, deberá escanear, imprimir y anexar al expediente físico los siguientes documentos:

• Certificación de Horas de Vuelo completadas
• Copia certificada de Bitácora de Vuelo

Luego, hacer entrega de los papeles originales al alumno.

Casos de vuelos eventuales (mantenimiento de la licencia – habilitación de equipo)

Contenido del expediente

Lado izquierdo – Información Personal

1. 171- Auditoria de expediente de estudiante en cada expediente
2. 1032. Evidencia de auditoria
3. Hoja de datos personales – Expediente 3.0 : Que cumple con los siguientes requisitos
   • (1) Ficha de Inscripción del estudiante.
   • (1.1) Copia del Pasaporte o Identificación.
   • (2) Copia de la licencia de piloto privado o comercial y certificado médico .

Lado derecho – Información Académica

• Formulario 485 – Planilla de evaluación de lección de vuelo.
• Copias de los planes de vuelo del alumno.

Ubicación

• Ubicación durante entrenamiento: Sala de Pilotos – Archivador 1 – Sección 1
• Ubicación post-graduación: Sala de Pilotos – Archivador 1 – Sección 2

Copia del expediente:

• Ubicación: CCO – Zona 2 – Archivador Línea de Vuelo – Sección 1
• Control de acceso: Solo personal de Gestión de Vuelo

Controles adicionales:

• Inventario semanal de expedientes activos
• Revisión mensual de estado de documentación
• Auditoría trimestral de sistema de archivado

Responsabilidades:

• Instructor: Completar evaluaciones y progresivos
• Estudiante: Entregar documentación requerida, firmar evaluación de vuelo, progresivos
• Auditor: Verificación de cumplimiento de estándares

Expediente-333-GVS➡️ Físico Transitorio Simulador

Ubicación

• Barquisimeto: Sala de operaciones Archivador 2 / sección 3
• Caracas-Margarita-Maracaibo: Archivador Maestro ubicado en coordinación

Proceso uniforme para el uso, custodia y cierre de los expedientes transitorios de los alumnos durante su fase de entrenamiento en simulador.

1. La persona encargada, ubicada en la de pilotos, tendrá a su disposición la carpeta maestra «Expediente Transitorio de Simulador» con todas las fundas de los alumnos activos, la misma se mantendrá en un lugar de acceso restringido.
2. Por cada alumno que inicie el curso, se asignará una funda plástica individual. Cada funda será claramente identificada con una etiqueta que lleve el nombre completo del alumno.
3. El instructor será responsable de entregar la planilla al encargado, quien la guardara en la funda correspondiente.
   En el caso de Caracas, Margarita y Maracaibo, el instructor debe solicitar la carpeta «Expediente Transitorio de Simulador» y depositar la planilla en la funda correspondiente
4. Cuando un alumno complete las 16 horas de simulador, el instructor de simulador verificará que la funda correspondiente contenga las planillas de evaluación completas.
5. El instructor entregará físicamente la funda completa (con sus planillas en su interior) a la encargada de los expedientes de CIA.
6. La persona encargada de los expedientes CIA revisará que el expediente de simulador esté completo y lo trasladará al expediente principal del alumno.
7. El instructor, al realizar la entrega de la funda, deberá completar una Nota de Entrega. Este documento será firmado por el instructor y por la persona designada que recibe la funda, esto sirve como respaldo oficial de que la transacción se realizó de manera correcta y conforme. (El instructor se queda con la nota de entrega)

Procedimiento para el manejo de documentación de alumnos provenientes de otras sedes

Cuando un alumno se traslada temporal o permanentemente desde otra sede, se deberá seguir el siguiente proceso:

• La planilla 485 y las planillas de evaluación correspondientes se archivarán físicamente en el expediente del alumno que se custodia en CCO.
• Dicha documentación que alberga en el expediente de CCO será escaneada y enviada de forma digital a la sede de origen del alumno.
• La sede receptora tendrá la responsabilidad de adjuntar esta documentación al expediente físico principal del alumno, asegurando así que su historial académico se mantenga completo y actualizado en su sede de origen.

Expediente-333.1-Alumnos activos➡️(Prácticas TMA)

Cada expediente individual DEBE contener los siguientes documentos:

Lado izquierdo de la carpeta

1. Ficha de Inscripción
Documento base que acredita la incorporación del alumno al programa

Parte delantera (Lado derecho)

2. Progresivo académico
Documento resumen que detalla el avance del alumno en cada módulo práctico

• El instructor deben entregar el formulario 485 de Prácticas completamente lleno y firmado.
• El documento físico original se archiva de forma definitiva en el AULA TALLER. La sede NO se queda con el original.
• La persona responsable en la sede debe:
  • Escanear el 485 de Prácticas completo y enviarlo al coordinador.
  • El coordinador de la sede es responsable de actualizar la carpeta física del alumno (333).
  •  Imprimir una copia de este progresivo de prácticas.
  • Anexar esta copia impresa al expediente físico del alumno (333) que se guarda en la sede.
  • El expediente físico del alumno (333) que se encuentra en la sede NO contiene ningún documento relacionado con su práctica en curso. Su «Progresivo de Prácticas» está en blanco, es inexistente o no ha sido actualizado. 
  • Una vez el alumno ha culminado y aprobado su práctica, su expediente físico DEBE ser actualizado para incluir esta información.

Importante

• El original NUNCA va a la sede. Queda de forma permanente en AULA TALLER.
• La sede siempre recibe una COPIA IMPRESA del progresivo actualizado.
• El expediente en sede solo se actualiza con la práctica AL FINALIZAR el proceso, no durante.
• El «Progresivo de Teoría» del alumno NO se encuentra en esta carpeta. El expediente en AULA TALLER es exclusivo para la documentación de prácticas.

3. Planillas de Evaluación
Se organizarán en orden cronológico, detrás del progresivo académico

4. Planilla de Confirmación de Asistencia

• Confirmar la participación del alumno en cada jornada de práctica y verificar sus datos personales.
• Contenido: Nombre completo, cédula, contacto, firma del alumno confirmando su asistencia y compromiso.

5. Planilla 218 – Evaluación Practica TMA

• Evaluar de forma detallada y objetiva las habilidades, competencias y cumplimiento de procedimientos técnicos del estudiante durante las prácticas.
• Base Legal: Esta práctica se realiza conforme a la RAV 147, Apéndice C, Párrafo D.
• Contenido: Registro de calificaciones por destreza, observaciones del instructor y firma de aval

6. Guía de verificación de tareas practicas

Es un herramienta estandarizada que sirve para evaluar, paso a paso, la correcta ejecución de las actividades prácticas realizadas por los estudiantes, su objetivo es garantizar que cada tarea se realice bajo los estándares técnicos, de seguridad y calidad establecidos por la normativa aeronáutica.

Cada alumno debe contar con su propia guía de verificación, donde se registran sus aciertos, errores y observaciones específicas durante la tarea.

7. Constancia de Participación de Practicas TMA

•  Certificar oficialmente la participación y experiencia práctica adquirida por el alumno.
• Contenido Mínimo Obligatorio:
  • Nombre completo del participante.
  • Descripción de actividades realizadas.
  • Duración total de la práctica.
  • Fechas y lugar de realización (Ej: Aula Taller de Barquisimeto).
  • Firma y sello de la autoridad institucional competente.

Ubicación Original

Se lleva una versión física en el aula taller

PENDIENTE POR DEFINIR

Expediente 333-Pedido➡️Físico – CCO

Generalidades

Ubicación

En el separador de usuarios del expediente de servicio activado (ver instructivo)

Archivadores

Repisas de zonas de trabajo asociadas, en concordancia con procedimiento de gestión del pedido, esta son;

• Planificación (Cursos regulares)
• Gestión de vuelo (Horas de vuelo y simulador)
• Diseño (RPA-Recurrentes-Cursos especiales-Nautica)

Contenido

• Bitacora de gestión de pedido 3420
• Hoja de gestión de pedidos de estudiantes (320.1) con sus anotaciones y bitacora de la gestión del pedido
• Tickes de soporte
• Sanciones
• Tramites asociados al grupo
• Constancias médicas
• Progresivos
• Documentos de egreso

Resumen de trazabilidad del expediente y responsable

• Creacion del expediente: Diseño
• Anexar gestiones de pedido: Ventas
• Desarrollo del expediente: Planificación
• Cierre del expediente: Planificación
• Auditoria del expediente: Gestión de calidad

Expediente 333-digital planificación ➡️ Drive/servidor/0.91

Generalidades

• 333-Digital planificación ➡️ Servidor CCO-Drive de Planificación-Sistema 0.91 (INAC/Pedidos)
• Este expediente debe ser una copia exacta del expediente fisico CCO

Expediente 333-digital GV➡️ Drive

Generalidades

• Uso: scans se subiran desde las sedes de operaciones de vuelo, y se imprimiran en el CCO.
• Información INAC y de gestión de su Pedido

Ubicación

• Ubicación detallada: Archivador de gestion de vuelo, que esta asignado segun las areas de trabajo – Verificar instructivo
• 333-Digital/Sistemas ➡️ Servidor CCO-Drive de Planificación-Sistema 0.91 (INAC/Pedidos)

Archivo histórico y depuración de expedientes

• El archivo histórico tendrá una duración de 2 años según la RAV 141 y 3 años según la RAV 147
• Se crearan registros que respalden lo esencial de los archivos históricos
• El control de la depuración de expedientes y los archivos historicos serán gestionados desde el CCO

Instructivos Relacionados a expediente digital